Software de Cuadro de Mando Integral

Con el software se pueden analizar de forma organizada y objetiva las métricas, los cálculos y los proyectos (fechas de inicio, de finalización, porcentaje de avance, etc.), entre otros y transformar toda esta información en acciones a las que pueden hacer seguimiento los miembros de la organización.

En conclusión, un Software de Cuadro de Mando Integral ofrece la posibilidad de examinar de mejor manera el comportamiento de cada uno de los objetivos estratégicos que buscan asegurar el éxito de su organización desde el nivel macro, descendiendo en cascada hasta el nivel micro. Es muy importante resaltar que un Software de Balanced Scorecard es una herramienta que ayuda a mejorar la ejecución de la estrategia, por lo que contar con uno no reemplaza una planeación estratégica bien fundamentada y con una hipótesis convincente.

Teniendo esto en mente, es esencial diagnosticar si lo que su empresa necesita es la Formulación de un Plan estratégico o un Software de Cuadro de Mando Integral, debido a que lo primero es una pre-condición de la implementación exitosa del software. Para dar el siguiente paso y elegir un sistema de automatización para la metodología Balanced Scorecard usted deberá preguntarse si la manera de gestionar su estrategia está teniendo alguna de las siguientes fallas.

• El tiempo y el esfuerzo requerido para preparar informes para la toma de decisiones y para las reuniones es demasiado alto. Este proceso se está haciendo manualmente por lo que es lento y deja muchas oportunidades para errores.
• Los líderes registran datos y análisis en hojas de cálculo, pero no se tienen soportes y cada quien tiene versiones diferentes de la información.
• Su Cuadro de Mando está excediendo rápidamente la capacidad de las hojas de cálculo con las que trabaja.
• Cada líder tiene responsabilidades pero no es visible y claro cómo impactan a la organización.
• No existe comunicación eficiente de las hojas de cálculo en que se trabaja porque cada una se hace desde distinto equipo y distintos individuos.
• El análisis no es eficiente porque las fuentes están almacenadas en distintas bases de datos y reunir toda la información suele ser difícil.
• Frecuentemente, sus líderes llegan sin preparación a las reuniones gerenciales y resulta imposible tomar decisiones.

Si su empresa está presentando alguno de los anteriores atascos, un software de Cuadro Mando Integral es la solución que le permitirá enfrentar los retos actuales de su organización. La puesta en funcionamiento de un software de Cuadro de Mando Integral facilita la administración de la metodología CMI, catalizando los beneficios que tiene la metodología por sí sola. Un software ayuda para que la estrategia sea el eje fundamental de cada acción, de modo que todos los esfuerzos estén direccionados hacia el cumplimiento de las metas en la empresa.

Así mismo, una de las características más importantes del software es que provee una representación visual de la estrategía de una organización por medio de los mapas estratégicos. Esto permite desplegar la herramienta desde el nivel estratégico hasta el nivel operativo.

Además de estos, otros beneficios que introduce la implementación de esta herramienta son:

• Vincula la gerencia con los procesos de la gestión estratégica: fomenta y facilita la visión global de la información promoviendo un mayor seguimiento al desempeño de la empresa y sus procesos.
• Mejora la gestión documental: centraliza la información a través de los repositorios de datos y controla las versiones y modificaciones a los mismos.
• Optimiza la distribución de tareas: da visibilidad a la gestión de tareas y al responsable asignado por lo que se reduce el riesgo de duplicar esfuerzos en torno a una misma labor.
• Fomenta una mejor comunicación interna: la transparencia de la información, el ver el avance del quehacer colectivo e individual genera una sinergia y colaboración para lograr la misión y visión de la empresa.
• Da claridad sobre la estrategia y sobre las relaciones causa-efecto: permite la navegación ordenada de la relación causa efecto, evidenciar errores en la relación entre iniciativas, indicadores y metas.
• Integra datos cualitativos y cuantitativos: toda métrica incluida en el software deberá responder a un ¿por qué? Esto con el fin de que la medición favorezca la obtención de valor para su organización.
• Favorece la revisión constante de la estrategia: favorece que su organización esté bien encaminada en tanto las acciones de mejora pueden ser implementadas al mismo ritmo con que se va ejecutando la estrategia.

Cada organización es distinta en términos de tamaño, Tecnologías de la Información, estilo de comunicación, nivel de seguridad, presupuesto, diseño de estrategia, capacidades internas, entre otros. Por esta razón los criterios de selección a la hora de elegir un Software de Cuadro de Mando Integral son diversos. A continuación, le presentaremos una lista de los principales criterios a tener en cuenta durante la elección. Cada organización deberá entender las necesidades de su CMI y los requerimientos que deberá exigirle al proveedor de software que elija:

• Criterio de compañía y producto: En primer lugar, es necesario hacer un análisis de la compañía proveedora y del producto mismo. En este primer momento, será muy importante tener en cuenta los distintos precios existentes para el producto, pues los precios entre un proveedor y otro suelen ser muy variables. Además de preguntarse por el precio del software de CMI, será necesario indagar sobre otro tipo de gastos que serán necesarios una vez se adquiera el producto, tales como: tarifas de licencia, precios de mantenimiento de la herramienta, costos de capacitación de uso y de implementación, entre otros.
• Criterio de escalabilidad: A la hora de implementar cualquier herramienta tecnológica de gestión es necesario hacer un análisis de la escalabilidad que posea. La escalabilidad en términos de tecnología se refiere a la capacidad que tenga una herramienta para aumentar su capacidad o su tamaño sin afectar su funcionamiento y calidad. En este sentido, hay que tener en cuenta que el software de CMI podrá ser implementado, en un primer momento, en algún departamento o unidad, pero lo ideal sería que gestione el funcionamiento de toda la organización. La escalabilidad podrá definirse desde tres aspectos:
  1. La herramienta debe ser escalable en términos de programación. Debe tener la capacidad de agregar nuevos cuadros de mando.
  2. La herramienta debe ser escalable en términos de bases de datos. Debe tener la capacidad de acumular y soportar gran cantidad de datos.
  3. La herramienta debe ser escalable en términos de comunicación. Debe tener la capacidad de difundir la información. Un plus para esto sería que la herramienta estuviera disponible en distintos idiomas
• Criterio de flexibilidad y personalización: La flexibilidad que pueda tener el software de Cuadro de Mando Integral es un criterio muy importante. Es fundamental que la herramienta pueda integrarse con otras aplicaciones, asimismo el software debe tener flexibilidad en términos de enfoques de medición, lo que es muy importante al adaptarse a las necesidades de medición de cada organización. Debe ser flexible también en relación con la metodología CMI, pues la flexibilidad también deberá estar presente en términos de implementación de otras perspectivas y nuevos cuadros de mando.
• Criterio de características y funciones: Como hemos mencionado anteriormente, cada organización puede necesitar funcionalidades distintas según sus necesidades específicas.

Funciones como un gestor de tareas administrativas o la posibilidad de asignar propietarios de responsabilidades con el fin de contactarlos o enviarles automáticamente recordatorios, pueden ser relevantes según la organización.

También, algunas organizaciones pueden necesitar un sistema de correo y labores automatizadas o la capacidad de poder hacer seguimiento a una actividad o proyecto de modo que se pueda rastrear su impacto en los objetivos estratégicos. Asimismo, algunas organizaciones pueden necesitar un sistema de seguridad mucho más estricto que otras. En conclusión, las características del software de CMI estarán definidas por las necesidades identificadas por la organización.

• Criterio de comunicación: Para hacer un análisis en términos de comunicación, cada organización debe plantearse una serie de preguntas que le ayudarán a tener una mejor comprensión de sus necesidades y, por lo tanto, de lo que debe esperar de un software de Cuadro de Mando Integral. Algunas de estas preguntas son:
  1. ¿Quiere que el software esté habilitado para la web?
  2. ¿Quiere que todos los miembros de la organización puedan comentar los elementos del CMI?
  3. ¿Quiere automatizar las respuestas o llamados de atención a sus empleados de forma automática?
  4. ¿Desea que su software de CMI tenga conexión con el servidor de correo electrónico?
• Criterio de especificaciones técnicas: Las necesidades en términos de especificaciones técnicas dependerán de la infraestructura que tenga cada organización. Esto quiere decir que a la hora de elegir un software de Cuadro de Mando Integral es importante que este tenga compatibilidad con el sistema operativo y la infraestructura de red ya implementada en la organización. Otro criterio relacionado con las especificaciones técnicas es el mecanismo de autenticación, por ejemplo algunas organizaciones requieren que se realice integración con el directorio activo LDAP.
• Criterio de interfaz de usuario y presentación de datos: Bajo este criterio, las organizaciones deben decidir de qué manera quieren que el software les presente los datos. Las herramientas suelen variar estos modos de presentación, algunas pueden basarse en gráficas, mientras otras presentan la información basándose en tablas y textos. En este criterio, es muy importante que el mapa estratégico se presente de forma eficiente para que sean entendibles las relaciones causa-efecto y el análisis de la organización sea óptimo.
• Criterio de funcionalidad de análisis: Las herramientas de automatización ofrecen capacidades de análisis de información que pueden ser simples o complejas. Este tipo de capacidades pueden incluir: análisis multidimensionales, funcionalidad estadística compleja, previsión o planificación de escenarios futuros. A la hora de tomar esta decisión será muy importante que los analistas de negocios estén presentes para estar seguros de las necesidades en relación con este criterio.
• Criterio de servicio: Para analizar al proveedor del software de CMI es necesario examinar qué niveles de servicio ofrece, por ejemplo, valdría la pena cuestionar si el soporte de implementación viene incluido o si el proveedor trabaja con empresas de consultoría externas para este fin. Al examinar sus necesidades, las organizaciones deben definir cuánto apoyo necesitan de su proveedor para la implementación de la herramienta.

Criterio de futuro: A la hora de elegir un Software de Cuadro de Mando Integral, las organizaciones deben comprender la visión a futuro que tenga la empresa proveedora en términos de frecuencia de lanzamiento de nuevas versiones del producto. De esta manera, se tendrá una noción de la evolución del mismo para asegurar compatibilidad futura.

También, algunas organizaciones pueden necesitar un sistema de correo y labores automatizadas o la capacidad de poder hacer seguimiento a una actividad o proyecto de modo que se pueda rastrear su impacto en los objetivos estratégicos. Asimismo, algunas organizaciones pueden necesitar un sistema de seguridad mucho más estricto que otras. En conclusión, las características del software de CMI estarán definidas por las necesidades identificadas por la organización.

Para la metodología de Cuadro de Mando Integral, y en general para cualquier proceso de planeación estratégica, tener claras las metas es la base del éxito de su implementación. Esto es porque ellas son el reflejo de aquello a lo que aspiramos y del lugar al que queremos llegar en el futuro. Por ello, cuando hablamos de objetivos estratégicos estamos hablando de un aspecto clave para la metodología de Cuadro de Mando Integral.

Los objetivos estratégicos son los fines planteados a nivel estratégico que la organización pretende lograr en un periodo determinado de tiempo. Se basan en la visión, la misión y los valores de la organización y son ellos los que determinan las acciones que se ejecutarán y los medios necesarios para cumplirlos. Los objetivos estratégicos deben ser: claros, coherentes, medibles y alcanzables.

Los objetivos estratégicos se pueden agrupar de acuerdo con las perspectivas planteadas por la metodología de Cuadro de Mando Integral, planteando objetivos estratégicos: financieros, del cliente, de procesos internos y de aprendizaje y crecimiento.

La metodología de Cuadro de Mando Integral establece que la definición de la estrategia de una organización debe realizarse teniendo en cuenta cuatro perspectivas. Dentro de cada perspectiva se pueden adicionar los objetivos estratégicos asociados de los cuales se dan ejemplos a continuación.

El universo de los modelos de planeación estratégica y gestión empresarial es realmente vasto. Sin embargo, existen algunos modelos que son similares y, si se quiere, adyacentes al modelo de Cuadro de Mando Integral con los que resulta relevante establecer un paralelo.

OKR

Lo primero que debe saber es que el Cuadro de Mando Integral y los OKR comparten el mismo ADN, los dos están enfocados en los objetivos y en métricas (Resultados clave en OKR e indicadores de desempeño en BSC). La gran diferencia entre los dos es la cadencia o los plazos de tiempo. Al momento de crear Cuadros de Mando Integrales, la mayoría de las organizaciones establecen objetivos e indicadores de desempeño que están pensados para permanecer fijas por lo menos un año, o en algunas ocasiones más tiempo. Por otro lado, en los OKR, la mayoría de las organizaciones cambian sus objetivos y sus resultados clave cada trimestre, enfocándose en lo que puede ser relevante en los próximos 90 días.

Otra diferencia clave tiene que ver con los parámetros para la creación de cada uno. Mientras que para construir un Cuadro de Mando Integral se crean objetivos e indicadores de desempeño desde las cuatro perspectivas que ya mencionamos, los OKR no se basan en el uso de perspectivas sino en lo que es importante para el próximo trimestre.

Un tercer punto en que difieren el Cuadro de Mando Integral y los OKR es el mecanismo para definir los objetivos y las metas. OKR utiliza una aproximación de abajo hacia arriba y horizontal, así como de arriba hacia abajo para definir los objetivos y resultados clave. En su lugar el Cuadro de Mando Integral utiliza una aproximación de arriba hacia abajo para definir los objetivos, indicadores e iniciativas.

Finalmente, CMI y OKR se diferencian en su vinculación con el método de compensación y en qué tanto alientan a que las personas sean ambiciosas. Generalmente los OKR se separan de la compensación y no están atados a las bonificaciones, mientras que el Cuadro de Mando Integral frecuentemente lo está. Por otra parte, un componente esencial en la metodología de los OKR es que se debe estar dispuesto a fracasar, de esta manera cada persona puede establecer metas ambiciosas, de las que no está seguro si logrará cumplir.

Si su planeación estratégica persigue un modelo más cercano a los OKR que al CMI o bien una combinación de ambos, un software de Cuadro de Mando Integral sigue siendo una excelente opción para su gestión de la estrategia, siempre y cuando le ofrezca la posibilidad de personalizarlo o ajustarlo levemente de acuerdo con esta otra metodología.

Hoshin kanri

Esta metodología también comparte su código genético con las otras que ya hemos abordado, como grandes herramientas para la planificación estratégica. Sin embargo, en el caso de Hoshin Kanri no tenemos el eje que ofrecen las cuatro perspectivas del Cuadro de Mando Integral, los cual pone un mayor foco en la operatividad, pero puede degenerar en perder de vista los objetivos o, incluso, la misión, la visión y los valores. Debido a este enfoque, la proyección de la metodología Honshin Kanri se centra mucho más en el corto y el mediano plazo, mientras que el CMI establece una estrategia a mediano y largo plazo. Este último punto lo comparte con la metodología OKR.

Además, el Cuadro de Mando Integral se basa en la relación causa efecto, es decir, si aplico presión con esta iniciativa sobre este indicador para que suba, el objetivo al que hace referencia estará más cerca de conseguirse. Hoshin Kanri, en cambio, cuenta con una filosofía de observación de puntos de mejora, muy orientada al Kaizen.

Por último, una diferencia importante tiene que ver con que la comunicación en la metodología CMI suele ser más jerárquica, se comunica desde arriba hasta abajo, aunque se cuente con el aporte de los distintos niveles en sus respectivas áreas o aquellas con las que se relaciona. En cambio, Hoshin Kanri, cuenta con la metodología Catchball, la cual permite mantener un circuito de retroalimentación abierto entre todos los miembros de la organización de forma que pueda ser bidireccional.

Si nos fijamos, estas diferencias pueden hacer que las metodologías funcionen de manera complementaria. No es necesario decidirse por una o por otra, ambas metodologías pueden implementarse en distintas etapas de la planificación estratégica de la organización. Así, tal como ocurre con la metodología OKR un software que tiene en cuenta las particularidades de su planeación estratégica puede ser una excelente herramienta si decide optar por este método.