Software MIPG – Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Un software diseñado para hacer seguimiento al desarrollo de la gestión en las entidades públicas a través de cuadros de mando, planes, indicadores, riesgos y otros elementos puntuales que permitan tomar medidas y acciones de planeación para el mejoramiento continuo.
Gestión de riesgos
Modelo Integrado de Gestión Pública (MIPG), integración de todos los istemas de gestión:
Garantice la aplicación de este modelo desarrollado por el Gobierno Colombiano para optimizar y mejorar el desempeño de los servidores públicos en sus procesos de gestión institucional. Además, articúlelo de forma óptima con el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano (MECI). Vincule la gestión y el control para obtener mejores resultados, mantener claras las responsabilidades de cada persona, crear un lenguaje que promueva el logro de objetivos y realizar un seguimiento de todo el Plan Estratégico Institucional desde un mismo lugar que llevarán a alcanzar las metas institucionales.
¿Cuándo se requiere un software para hacer seguimiento a la Planeación Estratégica en la Administración Pública?
Las entidades públicas usualmente quieren mejorar la ejecución de la estrategia por algunas de estas causas:
- Toma demasiado tiempo consolidar la información para rendición de cuentas o para la toma de decisiones.
- Las personas registran los análisis en hojas de cálculo y resulta difícil hacer seguimiento.
- Cada líder tiene responsabilidades pero no es visible cómo impacta a la entidad.
- La información para tomar decisiones está en muchas manos y es difícil mantenerla actualizada. Lo que ocasiona que no se realicen las acciones que llevarán a alcanzar las metas institucionales.
Lo que ocasiona que no se realicen las acciones que llevarán a alcanzar las metas institucionales.
Necesitas un software MIPG para hacer seguimiento a la implementación de las dimensiones y políticas cuando:
- Consolidar la información para la rendición de cuentas o para la toma de decisiones toma demasiado tiempo.
- Las personas registran los análisis en hojas de cálculo y es difícil hacer seguimiento y generar una memoria institucional.
- Cada líder tiene claras sus responsabilidades, pero no es visible cómo el desarrollo de estas impactan a la entidad y por ende a sus grupos de valor.
- La información crucial para tomar decisiones no se puede actualizar con facilidad por estar en manos de muchas personas.
Y todas estas situaciones ocasionan que las acciones que permitirán alcanzar las metas institucionales no se lleven a cabo.
¿Cómo funciona nuestro software MIPG?
El software MIPG de Pensemos busca garantizar el éxito en la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG a través de la automatización que permite llevar el control y la medición de todos los elementos que se integran dentro de la Gestión Institucional.
De acuerdo a lo anterior, Pensemos lo ayudará a generar.
1. Análisis y validación del Plan:
Estratégico Institucional o del Plan de Desarrollo Territorial: un asesor acompaña el proceso para asegurar y garantizar que la planeación y puesta en marcha del modelo se integra plenamente con el software.
2. Capacitación:
Capacitamos en el manejo del sistema a los responsables del seguimiento del Plan Estratégico Institucional o el Plan de Desarrollo Territorial.
3. Configuración:
Preparamos los indicadores, planes y el sistema de Gestión de Calidad para que la herramienta apoye el proceso de seguimiento y control.
4. Evaluación y seguimiento:
El sistema apoya la toma de decisiones oportunas con base en la información cargada y a través de alertas y tableros de mando específicos.
Todas las entidades de naturaleza pública o que manejan y ejecutan los recursos públicos que permiten que el Estado opere deben cumplir con procesos y leyes que tienen un alto nivel de especificidad y rigurosidad. A partir del artículo 133 de la Ley 1753 de 2015, se reunieron todos estos parámetros de calidad en un solo Sistema de Gestión. Hoy por hoy todas las entidades del sector público deben entonces partir del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG para desarrollar su Plan Estratégico Institucional.
El Modelo Integrado de Planeación y Gestión debe ser adoptado por:
- Organismos y entidades de los órdenes nacional y territorial de la Rama Ejecutiva del Poder Público.
- Entidades descentralizadas con capital público en que el Estado posea más del 90% de capital social.
Las entidades que no pertenezcan a la Rama Ejecutiva, pero estén dentro del ámbito de aplicación de la Ley 87 de 1993 deben aplicar la dimensión de control interno y actualizar el MECI.
El Modelo Integrado de Planeación y Gestión, es el marco de referencia para dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión de las entidades públicas con el fin de generar resultados que atiendan a los planes de desarrollo y que resuelvan las necesidades y problemas de los ciudadanos con integridad y calidad en los servicios.
El MIPG es un mecanismo diseñado para garantizar la calidad, el seguimiento, el desempeño y el desarrollo y el desarrollo de la Estrategia Institucional desde todos los ámbitos que implican la prestación de servicios como entidades públicas conllevando aspecto ineludibles como la transparencia, el uso responsable de los recursos públicos, la lucha contra la corrupción, el mejor talento humano, la gestión del conocimiento la innovación así como todas las buenas prácticas administrativas.
Pero ¿cómo este modelo logra garantizar el éxito en todos estos frentes? Veámoslo a continuación
Para entender cómo se alcanza el funcionamiento del modelo es necesario conocer cuáles son los principios que sostienen este enfoque:
- Integridad, transparencia y confianza
- Orientación a resultados
- Excelencia y calidad
- Aprendizaje e innovación
- Toma de decisiones basada en evidencia
El MIPG se desarrolla a través de 7 dimensiones operativas que basan su gestión en el ciclo PHVA: Planear, Hacer, Verificar y Actuar, acompañados de algunos elementos transversales que promueven la mejora continua de la entidad. A su vez, permite la articulación entre la gestión y control de la entidad vinculando la Dimensión de Control Interno, como punto clave en el desarrollo y puesta en funcionamiento del Modelo Organizacional. A su vez, cada dimensión operativa contiene un conjunto de políticas de gestión y desempeño, que identifican las prácticas, elementos e instrumentos que permitan mejorar continuamente la prestación de los servicios a los diferentes grupos de interés de la entidad.
A continuación, se describen cada una de las dimensiones, con sus principales objetivos.
Talento humano:
Los trabajadores de una entidad pública son el activo más importante. En gran medida, sus conocimientos y capacidades son el agente clave para alcanzar objetivos y resultados. Según el MIPG, el talento humano debe:
- Estar vinculado mediante mérito propio, bajo la normatividad que regula los empleos públicos.
- Tener un perfil adecuado para atender las prioridades estratégicas y satisfacer las necesidades de los grupos de valor.
- Conocer las políticas institucionales, el direccionamiento estratégico y la planeación de los procesos de operación.
- Estar comprometido a llevar a cabo sus funciones bajo atributos de calidad en busca de la mejora y la excelencia.
- Estar comprometido con los valores del servicio público.
Direccionamiento estratégico:
Esta dimensión se asegura de que las entidades tengan claro su horizonte a corto, mediano y largo plazo. Es fundamental para que una entidad pública logre priorizar sus recursos, focalizar el talento humano y enfocar sus procesos a los resultados. El direccionamiento estratégico debe:
- Estar orientado hacia el propósito para el cual fue creada la entidad.
- Tener clara definición de roles y responsabilidades.
- Estar basado en principios de integridad y legalidad.
- Ser comunicado e interiorizado por todos los servidores y contratistas.
- Tener metas estratégicas coherentes con el propósito de la entidad y las necesidades de los ciudadanos.
- Permitir la articulación interinstitucional y alianzas estratégicas, así como la inclusión de mejores prácticas.
Gestión con valores para resultados:
El MIPG verifica que la gestión de las entidades esté orientada hacia el logro de resultados en el marco de la integridad. Por eso, pone en marcha cursos de acción o trayectorias de implementación definidas en la dimensión de direccionamiento estratégico y planeación. La gestión de una entidad se soporta en:
- El trabajo por procesos que debe tener en cuenta los requisitos legales, las necesidades de los ciudadanos, las políticas internas de la entidad y los cambios del entorno, para arrojar los mejores resultados.
- El uso de las TIC para facilitar la comunicación fluida con la ciudadanía.
- El compromiso con la preservación del medio ambiente.
- Trámites simples y eficientes que faciliten el acceso de los ciudadanos a sus derechos.
- La promoción de espacios de participación ciudadana para generar acciones de mejora.
- Los procesos judiciales en los que intervenga la entidad cumplen parámetros de pertinencia y oportunidad dentro del ámbito de la legalidad.
- La rendición de cuentas sobre su gestión de forma permanente que promueva la transparencia, la participación y la colaboración de los grupos de valor y grupos de interés.
- Mecanismos de fácil acceso y comprensibles para que los ciudadanos presenten sus PQRSD y respuesta oportuna a las mismas.
Evaluación de resultados:
Conocer de manera permanente y constante los avances de la gestión y los logros de las metas propuestas es indispensable para mejorar continuamente. La evaluación de los resultados debe:
- Tener claro qué se va a medir, cómo se va a medir y en qué momento.
- Hacer evaluaciones que permitan a la entidad saber si logró sus objetivos y metas en los tiempos previstos.
- Contar con un seguimiento y evaluación de cada proyecto, plan, programa o estrategia, realizado por los colaboradores que los tengan a cargo.
- Tener indicadores que permitan establecer el grado de avance o el logro de los resultados esperados.
- Medir y tener en cuenta la percepción de la ciudadanía.
- Tomar decisiones basadas en los resultados de los seguimientos y evaluaciones.
Información y comunicación:
Toda entidad pública debe estar vinculada con su entorno e internamente bien articulada. Tener una comunicación clara entre sus empleados y hacia los ciudadanos facilita la ejecución de sus operaciones a través de todo el ciclo de gestión. La información y la comunicación debe:
- Tener información clara para la gestión interna y para atender los requerimientos de los ciudadanos.
- Tener disponible información en lenguaje claro y sencillo para ofrecer a los ciudadanos con claras condiciones de tiempo, modo y lugar en las que podrán solucionar sus inquietudes y gestionar sus trámites.
- Tener la información necesaria para el análisis y gestión de los procesos de la entidad y la toma de decisiones basada en la evidencia.
- Tener información disponible, completa y confiable para el análisis, la identificación de causas, la generación de acciones de mejora y la toma de decisiones.
- Garantizar canales de comunicación apropiados para difundir información sobre las políticas, el direccionamiento estratégico, la planeación y los resultados de gestión de la entidad. Esto promueve la transparencia en la gestión y la integridad de los servidores públicos.
- Gestionar la información para asegurar la conservación de la memoria institucional y la evidencia en la defensa jurídica de la entidad.
Gestión del conocimiento:
La gestión del conocimiento y la innovación fortalece de forma transversal a las demás dimensiones, pues el conocimiento que se produce en una entidad es clave para su aprendizaje y su evolución. La dimensión de la gestión del conocimiento debe:
- Recopilar información de los productos generados por todo tipo de fuente.
- Recopilar la memoria institucional y hacerla disponible para consulta y análisis.
- Fomentar espacios de trabajo que promuevan el análisis de la información y la generación de nuevo conocimiento.
- Generar alianzas estratégicas o grupos de investigación donde se revisen sus experiencias y se compartan con otros, generando mejora en sus procesos y resultados.
Control interno:
El Control Interno es la clave para asegurar razonablemente que las demás dimensiones de MIPG cumplan su propósito. Este debe asegurarse de que:
- Se cumplan los estándares de conducta y de integridad que direccionan el quehacer institucional.
- Existan niveles de autoridad y responsabilidad que faciliten la consecución de los objetivos institucionales.
- Los servidores estén alineados con los objetivos de la entidad.
- Identificar riesgos y gestionarlos para asegurar el cumplimiento de los objetivos.
- La información se comunique al interior y exterior de la entidad.
- Haya una auditoría interna que garantice la calidad de la gestión.
En resumen, el Modelo Integrado de Planeación y Gestión busca controlar los aspectos más relevantes de la administración pública de manera consolidada y coherente, basados en la eficiencia de los recursos disponibles en las entidades y garantizando que se cumplan los derechos de los ciudadanos, los cuales son una parte integral de todo el modelo.
A su vez, gracias a su articulación, con sistemas como el de Control Interno, Gestión de Calidad, Gestión Ambiental, Seguridad y Salud en el Trabajo, Seguridad de la Información entre otros, se minimizan aspectos operativos que implican consolidación de información de diferentes fuentes y que son solicitados de manera recurrente a todas las entidades públicas.
Todos estos requisitos son cumplibles cuando se cuenta con un software MIPG que agilice y automatice cada punto y que permita una comprensión cabal de cómo las acciones del día a día dentro de una organización se relacionan con este desempeño cabal. Con un software adecuado para llevar el control y la medición de todos estos elementos, se podrán mitigar los riesgos asociados a los incumplimientos y por lo tanto día a día se consolidará una mejora continua que permita satisfacer las necesidades de los grupos de interés.
Para cumplir con sus propósitos y abarcar todas las dimensiones que acabamos de mencionar, el modelo MIPG cuenta con una estructura integrada por tres componentes:
Las entidades públicas deben acogerse al Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG con el fin de integrar su estrategia y enfocarla a generar resultados visibles y medibles para la ciudadanía. Es con esto en mente que en Pensemos hemos desarrollado un software MIPG que permite gestionar toda su estrategia organizacional desde un mismo lugar, teniendo claridad sobre todos los esfuerzos que emplea su entidad en cada una de las dimensiones que contempla el MIPG. Así, no dude en contactarnos ahora para solucionar todas sus dudas sobre las ventajas y la implementación de un software MIPG en su organización