Software SGSST – Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
¿Cómo funciona la Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo?
Evaluación
Planes y programas
Indicadores
Verificación y mejora
¿Qué es un software SGSST?
Un software para el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST) es una herramienta que te permite gestionar la política, los roles, responsabilidades y autoridades, la planificación, la implementación, la evaluación, la auditoría y las acciones de mejora de un sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo con el objeto de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y salud en el trabajo.
Sabemos que en muchas ocasiones las herramientas tecnológicas estandarizadas resultan insuficientes a la hora de implementar un sistema de gestión tan importante y vasto como el SST. Ahora bien, revisemos algunas de las ventajas de automatizar este sistema de gestión con un software SGSST y, por lo tanto, descubramos algunas de sus funcionalidades primordiales:
- Concentra toda la información en un mismo lugar, por lo que combate el colapso que se genera por la gestión manual de un gran volumen de información.
- Tiene la capacidad de programar y registrar todas las actividades relacionadas con el Plan de Capacitación y Plan de Trabajo Anual que exige el sistema SST.
- Garantiza que todos los riesgos de la organización se registren en un mismo software y base de datos, de modo que hay más garantías de seguridad para conservar los documentos.
- Permite conocer el avance de implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo permitiendo desglosar todos los controles exigidos por el decreto.
- Permite organizar y administrar todos los documentos que se encuentren alojados en Excel o PowerPoint, manteniendo la seguridad de toda la información y teniendo un alto nivel de integración.
- Permite alinear el Sistema de Gestión SST con la planeación estratégica de la organización.
- Mantiene los datos históricos de la organización por años, y evita la pérdida de información por fallas de equipos informáticos.
- Permite integrar el área de recursos humanos con la gestión de riesgos del SST.
- Administra los documentos teniendo en cuenta su vigencia. Cuando se detecta una nueva versión de un documento, el anterior quedará inmediatamente obsoleto. Esto evita errores en la documentación.
- Establece un workflow permitiendo conocer quién es el encargado de cada actividad en la implementación del SST y registrando su avance, así rastrea con exactitud los tiempos necesarios para finalizar las tareas.
- Permite gestionar la matriz de riesgos necesaria para el SST.
- Permite personalizar los indicadores, teniendo en cuenta aquellos que exigen los Estándares Mínimos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo dictados por la resolución 0312 del 27 de marzo del 2019.
- Automatiza la gestión de indicadores de modo que estas métricas se alimentan de datos que almacenamos en el mismo software.
- Permite visualizar los indicadores de forma gráfica teniendo en cuenta las exigencias de la ARL y el Ministerio del Trabajo.
- Centraliza todos los datos de los contratistas y empleados para tener fácil acceso a exámenes ocupacionales, afiliaciones a seguridad social, afiliaciones a cajas de compensación, entre otros. Esto generará una buena imagen a la hora en que se hagan las auditorías.
- Optimiza la comunicación organizacional relacionada con la Seguridad y Salud en el Trabajo. Identifica a los integrantes de los comités de COPASST y Convivencia Laboral y hace posible divulgar información relevante e involucrar a todos los trabajadores de la organización.
¿Cómo un SGSST contribuye a la implementación de tu Sistema de Gestión de seguridad y salud en el trabajo?
En Colombia, el Ministerio del Trabajo se encarga de establecer el sistema de vigilancia, información y control sobre el modo en que las distintas organizaciones del país gestionan el ambiente laboral de sus trabajadores. Así es como podemos hablar del surgimiento del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo que probablemente ya conoces.
Formalmente, el Decreto 1072 de 2015, en su sexto capítulo afirma lo siguiente: “El SG-SST consiste en el desarrollo de un proceso lógico y por etapas, basado en la mejora continua; incluye la política, la organización, la planificación, la aplicación, la evaluación, la auditoría y las acciones de mejora, con el objeto de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y salud en el trabajo”.
Esto significa, necesariamente, que el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo implica un proceso cíclico que te permite la retroalimentación y la mejora continua. Este proceso se basa en el ciclo conocido como PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar) que, a través de un software, puede implementarse con eficiencia pues permite la configuración y el seguimiento de cada paso. Revisemos uno a uno:
Planear
Dentro del proceso de planeación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo se incluirá la evaluación del sistema actual, la elaboración de la matriz de riesgos, la definición de objetivos propios del sistema de cada organización, la capacitación, el establecimiento del Plan de Trabajo Anual, el establecimiento de indicadores de medición del sistema, entre otros.
Esta planeación es crucial para que la implementación del software sea exitosa. Es necesario definir con claridad los puntos de mejora, los objetivos e indicadores para el sistema, la capacitación necesaria para su implementación, etc. Es posible aterrizar cada punto en una herramienta que facilite el almacenamiento y la visualización de la información, el seguimiento de los compromisos, la evaluación y la mejora de los aspectos críticos.
Hacer
Verificar
Actuar
El actuar tiene que ver con los procesos de mejora continua que deben establecer todas las organizaciones. Aquí se deben poner en marcha las acciones preventivas, correctivas, o de mejora, con base en los resultados de la verificación y medición del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST.
Como ves, la implementación del Sistema de Gestión SST es un proceso por etapas que implica un esfuerzo continuo dentro de tu organización. Un software SGSST es una herramienta que te facilitará estas actividades y te permitirá garantizar que cada paso del ciclo se ejecute de forma eficiente, clara y rigurosa, lo que facilitará, a su vez, el proceso de certificación y el cumplimiento de la norma.
Beneficios de un software SGSST
- Planea tu política de salud y seguridad
- Maneja tus acciones correctivas, preventivas, de mejora y no rutinarias
- Verifica que todos los peligros y amenazas estén controlados
- Monitorea tus indicadores de resultado, proceso y estructura
- Gestiona la revisión proactiva y reactiva de tu empresa
- Vigila la salud epidemiológica y previene infecciones o riesgos de salud
- Controla la salud del medio ambiente de trabajo para prevenir accidentes
- Protege a tus trabajadores y a tu empresa mientras cumples con todos los requisitos del decreto 1072
- Maneja múltiples opciones de gráficas para el análisis estadístico
- Relaciona acciones de mejoramiento a partir del incumplimiento de indicadores, planes o tareas
- Facilita el registro de seguimiento y apoyo colaborativo, llevando todo este conocimiento de manera centralizada
Otros módulos de Suite Visión Empresarial que puede conocer:
Gestión Documental
Mejora Continua
Auditorias
Eventos y Decisiones
Reuniones
Gestión Pública (MIPG)
Planes de Acción