POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

1. Introducción

La Presente Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales de PENSEMOS S.A. busca el desarrollo y protección del derecho constitucional que tienen todas las personas al habeas data en cumplimiento con lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012, Ley 1266 de 2008, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y las demás disposiciones complementarias que hacen parte del marco general de la protección de los datos personales en Colombia. En esos términos, la presente política regula el tratamiento de los datos personales, financieros, crediticios, comerciales, de clientes, contratistas, contratantes, trabajadores y proveedores de PENSEMOS S.A. persona jurídica identificada con NIT 804002893-6, constituida de conformidad con las leyes de la República de Colombia y domiciliada en Bucaramanga.
PENSEMOS S.A. está comprometida con la protección de la privacidad y toda la información que pueda asociarse o relacionarse con personas naturales o jurídicas determinadas, (en adelante y para efectos del presente documento se denomina los Datos Personales) a los cuales PENSEMOS S.A. tenga acceso en el desarrollo de actividades mercantiles. En esos términos, cualquier información a la que tenga acceso PENSEMOS S.A. de forma gratuita u onerosa, a través de cualquier transferencia o transmisión, se regulará por medio de las presentes disposiciones reglamentarias.
PENSEMOS S.A podrá obtener la información que se detalla en el presente documento por medios digitales o físicos de forma directa por parte de los titulares o a través del uso de sus servicios pertenecientes a la sociedad, previa autorización expresa por parte del titular. Cualquier interacción que tengan este con PENSEMOS S.A en donde se solicite información privada, semiprivada o sensible, el titular expresa y otorga su consentimiento al uso de dichos datos conforme se describe en esta Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales. Las finalidades para las cuales será recolectada la información se encuentran descritas en el presente documento relacionado con las políticas de protección y tratamiento de datos personales. El manejo, recolección, almacenamiento y tratamiento de los datos personales recolectados se efectuará de conformidad con las disposiciones relativas a la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 886 de 2014, con la presente política de protección y tratamiento de datos personales, el aviso de privacidad y los manuales internos del tratamiento de datos personales que estarán desarrollados conforme el presente documento.

2. Información sobre PENSEMOS S.A.

PENSEMOS S.A. es una sociedad comercial, domiciliada en la ciudad de Bucaramanga, identificada con Nit 804002893-6 dedicada al desarrollo de soluciones de software orientadas a la gestión estratégica y productividad de organizaciones, tanto en el sector privado como en el público, mediante la automatización de procesos de gestión, ayudando a las empresas a alinear sus actividades con su visión y objetivos estratégicos.

3. Definición de la presente política de protección y tratamiento de datos personales

• Autorización: Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular de la Información para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales, otorgado a la empresa que inicie dicho proceso.
• Aviso de Privacidad: Es un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, generado por el responsable del Tratamiento, que tiene a su disposición el Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales. Este documento comunica a los Titulares la existencia de las políticas de tratamiento de información que aplica el responsable, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de Datos: Agrupación organizada de datos personales objeto de Tratamiento.
• Clientes: Se refiere a las personas naturales o jurídicas que adquieren los servicios de PENSEMOS S.A.
• Dato personal: Cualquier información que vincule o tenga conexión alguna con un sujeto determinado o determinable.
• Dato privado: Es información que por su carácter de intima y/o reservada solo es importante para su titular.
• Dato público: Son datos que pueden obtenerse y ofrecerse sin importar si aluden a información general, privada o personal por no tener reserva alguna. Se refieren al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.
• Dato semiprivado: Información cuya naturaleza no es íntima, reservada, ni pública. Su conocimiento o difusión puede resultar de interés tanto para su titular, como para cierto grupo de personas o a la política en general, como es el caso del dato financiero y crediticio de actividad comercial.
• Dato sensible: Es información que puede afectar eventualmente la intimidad del Titular de la misma. El uso indebido de estos datos puede derivar en actos de discriminación por revelar, por ejemplo, el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político, entre otros.
• Encargado del Tratamiento: Es una persona natural o jurídica, pública o privada, que lleve a cabo el tratamiento de datos personales por sí misma o en asocio con otros, por cuenta del responsable del Tratamiento. Para el efecto, el Encargado del Tratamiento de la Información será PENSEMOS S.A.
• Responsable del Tratamiento: Es una persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la base de datos y/o su tratamiento bien sea por sí misma o en asocio con otros. Para el efecto, el responsable del Tratamiento de la Información será PENSEMOS S.A.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Transmisión: Implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.
• Tratamiento de Datos Personales: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

4. Fuentes de información ¿Cómo obtenemos los datos personales?

PENSEMOS S.A. requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular de los datos personales para su tratamiento. En su condición de responsable y Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.
Para el tratamiento de datos, PENSEMOS S.A. adoptará mecanismos para la recolección de la autorización del Titular para el Tratamiento de los mismos. Estos mecanismos podrán ser implementados a través de medios técnicos que faciliten al Titular dar su autorización de forma automatizada. Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste de alguna de las siguientes maneras:

1. Por escrito
2. De forma oral
3. Mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir razonablemente que otorgó la autorización.

PENSEMOS S.A. podrá obtener la autorización para el tratamiento de datos personales mediante los siguientes mecanismos:

1. Cookies: Se entiende como la información que se almacena temporalmente en el computador al momento de ingresar al sitio web de PENSEMOS S.A o hacer uso de sus servicios, esta información facilita tazar los gustos o hábitos para así́ prestar un mejor servicio. Algunas funciones solo se habilitan en el computador a través de cookies, permiten tokenizar información y así́ facilitar el recordar contraseñas o datos proporcionados. No obstante, las cookies pueden ser eliminadas desde las herramientas que ofrecen los diferentes navegadores.
2. FUENTES: La autorización podrá ser obtenida a través de terceros, entendidos como personas, entidades u organizaciones que reciben o conocen datos personales de los titulares de la información en virtud de una relación comercial, de servicio o de cualquier otra índole. Estos terceros, debido a una autorización legal o del titular, suministran esos datos a PENSEMOS S.A. Las FUENTES pueden incluir cualquier tipo de transferencia o transmisión de datos, siempre y cuando se ajusten a las disposiciones reglamentarias vigentes y a las políticas internas de protección de datos de la empresa.
3. DIRECTAMENTE DEL TITULAR: La autorización también podrá ser obtenida de manera directa del titular de los datos. Esto puede realizarse por medios digitales, como formularios en línea, o medios físicos, como formularios impresos.

PENSEMOS S.A. garantiza que todos los mecanismos utilizados para la obtención de la autorización del titular cumplirán con los estándares legales y técnicos necesarios para proteger la privacidad y la integridad de los datos personales. Además, se asegurará de que el titular esté plenamente informado sobre el uso y tratamiento de sus datos, brindándole la opción de revocar su autorización en cualquier momento, de acuerdo con los procedimientos establecidos por la ley.

Los titulares declaran haber sido informados y otorgan su consentimiento a PENSEMOS S.A. en su calidad de Responsable del tratamiento de datos personales, para que gestione sus datos conforme a las finalidades descritas en el presente documento.

5. Vigencia de la Información

Los Datos Personales se conservan en las Bases de Datos de PENSEMOS S.A. conforme a los principios de necesidad y razonabilidad.

6. Datos recolectados

PENSEMOS S.A. podrá tener acceso a través de los diferentes canales de comunicación, físicos o digitales, en lo referente a su recolección, almacenamiento, administración, utilización, procesamiento, análisis, transferencia, transmisión, protección y supresión de los datos relevantes para la operación mercantil o que puedan ser considerados como públicos, privados, semiprivados o sensibles.

A. Tratamiento de Datos Personales de Niños, Niñas y Adolescentes:

En PENSEMOS S.A, el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se rige por los más altos estándares de protección, en estricto cumplimiento con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y su normativa complementaria. En el contexto de la afiliación y beneficios laborales de sus padres, nos comprometemos a garantizar que todo tratamiento de datos cumpla con los siguientes principios fundamentales:

1. Interés Superior de los Niños, Niñas y Adolescentes: El tratamiento de datos personales de menores de edad en Pensemos S.A. responderá y respetará el interés superior del niño, asegurando que cada acción realizada tenga como fin último la protección y bienestar del menor. Ninguna actividad vulnerará este principio, y se tomarán todas las medidas necesarias para priorizar sus necesidades y desarrollo.
2. Respeto a los Derechos Fundamentales: El tratamiento de datos personales de menores de edad garantizará el respeto de sus derechos fundamentales, incluyendo su derecho a la privacidad y a la protección de sus datos personales. Todos los procedimientos asociados al manejo de estos datos se realizarán con la mayor transparencia y seguridad, asegurando que los derechos de los niños, niñas y adolescentes sean salvaguardados en todo momento.
3. Autorización y Derecho Para Escuchar: Antes de realizar cualquier tratamiento de datos personales de menores, el representante legal deberá otorgar la autorización correspondiente, previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado. Su opinión será valorada teniendo en cuenta su madurez, autonomía y capacidad para comprender el tratamiento de sus datos.
4. Voluntariedad en el suministro de datos sensibles: No se condicionarán los beneficios laborales o servicios ofrecidos a la entrega de datos sensibles de los menores de edad. Sin embargo, en ciertos casos, como la gestión de beneficios de salud, algunos datos podrán ser necesarios para su correcta implementación. Aun así, el tratamiento de estos datos se realizará de manera voluntaria y bajo las más estrictas medidas de confidencialidad.
5. Finalidad del tratamiento de datos sensibles: El tratamiento de datos de los Niños, Niñas y Adolescentes, se realizará con el único fin de gestionar los beneficios laborales derivados de la afiliación de los menores a los programas de sus padres en PENSEMOS S.A., siempre con la debida autorización y garantizando la protección de sus derechos fundamentales.

B. Datos recolectados

PENSEMOS S.A en desarrollo de sus actividades comerciales, que se encuentran descritos y almacenados en sus Términos y Condiciones, les solicita a sus clientes, usuarios, proveedores o terceros asociados, diferentes datos personales necesarios para efectos de poder realizar en forma adecuada y por medios electrónicos los flujos de verificación contratados.

Para el efecto, PENSEMOS S.A podrá solicitar y tratar los siguientes datos de acuerdo con la presente Política de Privacidad y Protección de Datos Personales, sin que la siguiente sea una lista taxativa:

1. Nombre completo.
2. Fecha y lugar de nacimiento.
3. Número de documento de identidad
4. Copia de documento de identidad
5. Número telefónico
6. Correo electrónico
7. Dirección de domicilio
8. Dirección de lugar de trabajo o prestación de servicios
9. Número de Identificación Tributaria
10. Registro Único Tributario
11. Certificado de cuentas bancarias de la persona natural o jurídica
12. Referencias comerciales, personales o académicas
13. Imágenes, fotografías u otros elementos gráficos
14. Información laboral
15. Estado civil
16. Bienes y propiedades
17. Historial de compras y servicios adquiridos.
18. Datos anonimizados para análisis de datos y creación de modelos estadísticos.
19. Información de su composición familiar y datos de su núcleo familiar.
20. Información de localización geográfica.

PENSEMOS S.A podrá solicitar, en general, cualquier información que sea necesaria para la realización de los servicios que han sido adquiridos, PENSEMOS S.A. no recolectará información que no sea necesaria para la prestación de sus servicios y será almacenada bajo estándares internacionales de seguridad informática. En todo caso PENSEMOS S.A. también podrá recolectar y almacenar información que sea suministrada por terceras personas y/o fuentes de información, siempre y cuando los titulares de esta información hayan aceptado de forma previa y expresa una Política de Protección y Tratamiento de Datos que cumpla con el lleno de los requisitos legales.

7. Aplicación, Tratamiento y Finalidades

Esta Política de Privacidad y Protección de Datos se refiere y se aplica con carácter general a los:

1. Clientes;
2. Proveedores;
3. Socios comerciales;
4. Comercios afiliados;
5. Empleados;
6. Colaboradores;
7. Contratantes;
8. Cualquier persona cuyos datos personales sean o vayan a ser tratados por la PENSEMOS S.A.

Nuestras políticas de protección a la privacidad y confidencialidad están basadas en los dispuesto en la legislación colombiana, en especial, a lo dispuesto por la Superintendencia de Industria y Comercio, la Superintendencia de Sociedades, la Ley 1266 de 2008 y cualesquiera otras normas conexas o complementarias y dan el tratamiento de la información que se describe a continuación junto a las finalidades para las cuales PENSEMOS S.A. recoge la misma:

A. Clientes:

1. Cumplimiento contractual: Los datos personales de los clientes se recopilan y tratan con el fin de cumplir con las obligaciones contractuales derivadas de la adquisición de nuestros servicios
2. Los datos se utilizan para establecer y mantener canales de comunicación que permitan atender inquietudes, solicitudes de soporte y reclamaciones, así como para optimizar el servicio brindado a los clientes.
3. Se utilizarán los datos para enviar información sobre novedades, actualizaciones de productos, nuevas funcionalidades, promociones o campañas que puedan ser de interés para los clientes. También se buscará su participación en encuestas de satisfacción.
4. Los datos serán usados para la emisión de facturas, gestión de pagos, control de cobros y la administración de cuentas.

B. Proveedores:

1. Cumplimiento contractual y evaluación: Los datos de los proveedores se utilizarán para verificar la idoneidad de estos en función de los productos y servicios ofrecidos, así como para garantizar que cumplen con los requisitos necesarios para las relaciones comerciales.
2. Control de calidad: Se tratarán los datos para hacer seguimiento a la calidad de los bienes y servicios suministrados, incluyendo auditorías y procesos de mejora.
3. Pagos y facturación: Los datos serán utilizados para la gestión administrativa, lo que incluye el procesamiento de órdenes de compra, pago de facturas, y cumplimiento de obligaciones tributarias.

C. Empleados y sus familiares

1. Los datos personales de los empleados y, en algunos casos, de sus familiares, serán utilizados para cumplir con las obligaciones derivadas del contrato de trabajo, incluyendo la administración de nóminas, gestión de pagos, vacaciones, licencias, entre otros.
2. Los datos se tratarán con el fin de gestionar las afiliaciones y pagos relacionados con la seguridad social (salud, pensión, riesgos laborales, y cajas de compensación familiar).
3. Los datos serán usados para hacer partícipes a los empleados de los programas de beneficios y bienestar ofrecidos por PENSEMOS S.A, como actividades recreativas, planes de salud, seguros colectivos, incentivos, etc.
4. Los datos de los empleados serán tratados para dar cumplimiento a las normativas laborales, tributarias y de seguridad social vigentes, además de lo relacionado con la prevención de riesgos laborales y salud ocupacional.
5. Los datos serán utilizados para evaluar el rendimiento, realizar auditorías internas y externas, y garantizar el cumplimiento de las políticas internas y los reglamentos de trabajo.
6. Mantener una eficiente comunicación de la información: Facilitar el intercambio de información relevante entre PENSEMOS S.A. y los trabajadores, asegurando que estén informados sobre los vínculos contractuales en los que participan, así como sobre políticas internas y beneficios laborales disponibles.
7. Informar sobre las obligaciones laborales: Proporcionar información clara y detallada a los trabajadores sobre sus obligaciones contractuales en relación con el pago de salarios, prestaciones sociales, seguridad social, parafiscalidad y demás aspectos consagrados en el contrato de trabajo, garantizando así el cumplimiento de sus derechos y responsabilidades.
8. Realizar estudios internos sobre clima organizacional: Conducir encuestas y evaluaciones periódicas sobre el clima laboral, la valoración del riesgo psicosocial y otras investigaciones destinadas a identificar áreas de mejora, promoviendo el bienestar organizacional y la satisfacción de los trabajadores.
9. Descuentos de nómina: Procesar y realizar los descuentos de nómina que el trabajador autorice de forma expresa, asegurando la transparencia y el cumplimiento de las disposiciones legales aplicables.
10. Creación, administración y archivo de la hoja de vida laboral: Establecer y mantener un registro actualizado de la trayectoria laboral de cada empleado, incluyendo su formación, experiencia y desempeño, facilitando así la gestión de recursos humanos.
11. Transferencias de datos a entidades relacionadas: Transferir los datos necesarios, pertinentes y adecuados a entidades de seguridad social, riesgos laborales, parafiscalidad, nómina, operadores de información, intermediarios, prestadoras de servicios y entidades análogas, con el propósito de garantizar el cumplimiento de las obligaciones laborales y fiscales.
12. Transferencia de datos a entidades de seguridad social: Proporcionar información sobre los beneficiarios de los trabajadores a las entidades de seguridad social, asegurando que se respeten sus derechos y obligaciones en materia de bienestar social.
13. Comunicaciones oficiales y comerciales: Enviar comunicaciones oficiales, educativas, informativas y comerciales de PENSEMOS S.A., manteniendo a los trabajadores informados sobre novedades, eventos y oportunidades relevantes para su desarrollo profesional.
14. Realización de censos laborales y planes de acción: Llevar a cabo censos laborales y diseñar planes o acciones de formación, salud y seguridad en el trabajo, mercadeo y prevención de riesgos laborales, contribuyendo a la mejora continua del ambiente laboral.
15. Pago de derechos laborales: Procesar el pago de salarios, prestaciones y otros derechos sociales u obligaciones del empleador, así como la liquidación parcial o definitiva de las mismas, garantizando así el cumplimiento de las normativas laborales.
16. Transferencia a entidades administrativas o judiciales: Facilitar la transferencia de datos necesarios, pertinentes y adecuados a entidades administrativas o judiciales, cuando estas lo requieran, en cumplimiento de las obligaciones legales de PENSEMOS S.A..
17. Promoción de la salud y el bienestar: Implementar programas de bienestar laboral, utilizando datos personales para diseñar iniciativas que promuevan la salud física y mental de los trabajadores, contribuyendo así a su calidad de vida y rendimiento laboral.
18. Desarrollo de programas de capacitación y formación: Utilizar información personal para identificar necesidades formativas y diseñar programas de capacitación que respondan a los intereses y requerimientos de los trabajadores, contribuyendo a su desarrollo profesional y al fortalecimiento de competencias.
19. Investigaciones y análisis organizacionales: Realizar análisis estadísticos y estudios de mercado que utilicen datos personales de los trabajadores para identificar tendencias, necesidades y oportunidades de mejora en la organización

D. Niños, niñas y adolescentes (Familiares de empleados)

1. Los datos de los menores serán tratados para gestionar su afiliación a los beneficios laborales otorgados a sus padres, tales como cobertura en planes de salud, seguros médicos, actividades recreativas o educativas.
2. Se tratarán los datos personales de los menores para cumplir con las normativas legales relacionadas con la seguridad social y protección de datos de menores, asegurando el interés superior del niño y la protección de sus derechos fundamentales.

E. Visitantes o Usuarios de la Página Web

1. Mejora de la experiencia de usuario: Los datos de navegación y comportamiento en la página web se usarán para mejorar la experiencia del usuario, optimizando el diseño y funcionalidad de la plataforma.
2. Cookies y tecnologías similares: Se tratarán los datos derivados del uso de cookies para personalizar la experiencia en la página web, mostrar contenido relevante y analizar el tráfico y rendimiento del sitio.

¿Cómo titular de datos me puedo oponer al tratamiento de algunas finalidades?

En PENSEMOS, nos comprometemos a respetar tu derecho a decidir sobre el tratamiento de tus datos personales. Sin embargo, es importante que comprendas que algunos datos son fundamentales para cumplir con nuestras obligaciones legales y garantizar la prestación adecuada de nuestros servicios.

Como titular de datos, tienes el derecho de solicitar en cualquier momento la eliminación de tus datos personales a PENSEMOS S.A., bajo las siguientes circunstancias:

1. Cuando consideres que tus datos no están siendo tratados de acuerdo con los principios, deberes y obligaciones establecidos en la normativa vigente.
2. Cuando tus datos ya no sean necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recopilados.
3. Cuando haya transcurrido un período razonable desde la obtención de tus datos y se hayan cumplido los fines originales de su recolección.

En ese orden de ideas, la eliminación implica la supresión total o parcial de tus datos personales de nuestros registros, archivos, bases de datos o cualquier otro tratamiento realizado por PENSEMOS S.A., conforme a tu solicitud expresa.
Ahora bien, es importante destacar que el derecho de supresión no es absoluto debido a ciertas situaciones en las cuales PENSEMOS S.A. puede necesitar conservar tus datos, tales como:

1. Cumplimiento de obligaciones legales o contractuales que nos obliguen a mantener tus datos en nuestra base
2. Necesidad de los datos para la defensa de reclamaciones legales o para la ejecución de actuaciones judiciales o administrativas
3. Protección de nuestros intereses legítimos o de terceros, así como para el interés público o la seguridad nacional.

Sin embargo, como titular tienes el derecho de oponerte a recibir mensajes, llamadas o correos electrónicos con fines publicitarios, de marketing o de prospección comercial. En cualquier momento, puedes solicitar a PENSEMOS S.A. la eliminación de tu información personal con el fin de cesar inmediatamente el envío de dichas comunicaciones.

8. Deberes de Pensemos en Calidad de Responsable del Tratamiento

Serán deberes en el tratamiento de los datos personales, los siguientes:

1. Garantizar al Titular, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de los Titulares de los Datos Personales.
2. Solicitar y preservar copia de la autorización otorgada por el Titular en las condiciones previstas en la presente Política.
3. Cumplir con el deber de informar al Titular acerca de la finalidad de la recolección y los derechos de los que goza en virtud de la autorización otorgada.
4. Almacenar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para evitar su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información que se proporcione al Encargado del Tratamiento sea cierta, completa, clara, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, comunicando oportunamente al Encargado del Tratamiento, cualquier novedad respecto de los datos que previamente le haya proporcionado y adoptar las medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
7. Verificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
8. Suministrar al Encargado del Tratamiento únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado por el Titular de acuerdo con lo que disponen las Leyes Aplicables.
9. Requerir al Encargado del Tratamiento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular siempre.
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente Política
11. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular.
12. Cuando el Titular lo solicite, brindarle información sobre el uso dado a sus Datos Personales.
13. Cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares, el Responsable debe informar a la autoridad de protección de datos.
14. Dar cumplimiento a las instrucciones y requerimientos que dicte la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. Deberes de Pensemos en Calidad de Encargado del Tratamiento

Serán deberes en el tratamiento de los datos personales, los siguientes:

1. Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir del recibo de la comunicación.
2. Tramitar consultas y reclamos formulados por los Titulares de los Datos Personales.
   Registrar en la Base de Datos la inscripción de «reclamo en trámite» en la forma en que se regula en las
3. Leyes Aplicables.
4. Prescindir de divulgar la información que esté siendo objeto de controversia por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
5. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas para ese fin.
6. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando advierta cualquier violación a los códigos de seguridad y/o existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
7. Dar cumplimiento a las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

10. Derechos de los Usuarios

Los siguientes serán los derechos de los usuarios, proveedores, contratistas y cualesquiera otras personas que tengan un vínculo jurídico con que PENSEMOS S.A. y que han aceptado de forma previa y expresa el tratamiento de sus datos personales por parte de la entidad:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento;
• Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

11. Deberes de los usuarios

Los siguientes serán los deberes de los usuarios, proveedores, contratistas y cualesquiera otras personas que tengan un vínculo jurídico con PENSEMOS S.A. y que han aceptado de forma previa y expresa el tratamiento de sus datos personales por parte de la entidad:

1. Actualizar información de contacto: con el fin de garantizar que las notificaciones necesarias lleguen oportunamente, es de vital importancia que los usuarios actualicen su información de contacto.
2. Veracidad de la información: PENSEMOS S.A.; presume que la información suministrada por los usuarios es verdadera, esta puede ser objeto de verificación con fines de control y validación. PENSEMOS S.A.; podrá́ negar algunas solicitudes en caso de encontrar que la información suministrada no es verdadera, tiene alteraciones o inconsistencias.

12. Autorización de la Información

Para el Tratamiento de Datos Personales, PENSEMOS S.A.; requiere la autorización previa e informada del Titular, y debe quedar en un medio de prueba que pueda ser objeto de consulta posterior. Sin embargo, la ley contempla algunas excepciones y, por ende, autorización del titular no será́ necesaria cuando se trate de:

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

No obstante, dado el caso en que PENSEMOS S.A.: deba enfrentar a alguna de las excepciones expuestas, dejará constancia de ello y dará́ cumplimiento a las demás disposiciones contenidas en las Leyes Aplicables.

13. Confidencialidad de la Información

La información de carácter sensible y que pueda vulnerar la dignidad humana está protegida por las políticas de confidencialidad de PENSEMOS S.A.; cuando esta pueda ser divulgada de manera directa o indirecta por nosotros. PENSEMOS S.A.; solo dará́ el uso previamente anunciado al usuario sobre la información proporcionada por este, y adoptará los mecanismos de ley y buenas prácticas que promuevan estas prácticas.

14. Principios Rectores del Tratamiento de Datos Personales

Estos principios son desarrollados por las Leyes Aplicables:

1. Principio de legalidad: El Tratamiento de Datos desarrollado en esta Política es una actividad reglada que debe apegarse a lo establecido en la misma y a las diferentes disposiciones legales que la desarrollan.
2. Principio de finalidad: la finalidad que persigue el Tratamiento debe ser legitima y conforme a las Leyes Aplicables, además de ser informada y autorizada por el Titular.
3. Principio de libertad: El Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
4. Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
5. Principio de transparencia: en el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concierne.
6. Principio de necesidad y proporcionalidad: los Datos Personales registrados en una Base de Datos deben ser adecuados, pertinentes y acordes con las Finalidades del Tratamiento.

15. Eximente de Responsabilidad para Pensemos

En su calidad de responsable y, en ocasiones, encargado del tratamiento de datos personales, PENSEMOS S.A. se compromete a gestionar y tratar la información recolectada de manera responsable, adoptando medidas de seguridad y protocolos adecuados para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos. Esto incluye la implementación de tecnologías avanzadas, auditorías periódicas y políticas de acceso controlado, con el fin de minimizar cualquier riesgo de vulneración o acceso no autorizado a la información personal.
PENSEMOS S.A. se asegurará de que el tratamiento de datos personales sea realizado conforme a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, como lo exige la Ley 1581 de 2012 y su reglamentación en Colombia.

PENSEMOS S.A. adoptará todas las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para proteger la información de los titulares frente a pérdida, uso indebido, alteración, acceso no autorizado y otros riesgos que puedan comprometer los datos personales.
Sin embargo, PENSEMOS S.A. no se hará responsable por la veracidad, exactitud o integridad de los datos proporcionados directamente por los titulares. El manejo de esta información se realizará con base en los datos suministrados por los mismos titulares, y cualquier inexactitud en esta será de su exclusiva responsabilidad.

En situaciones en las que, PENSEMOS S.A. delegue el tratamiento de datos personales a un tercero encargado, se establecerán acuerdos contractuales claros que incluyan la obligación del tercero de cumplir con los estándares de seguridad y confidencialidad definidos por la empresa y la legislación vigente.

Antes de delegar cualquier tratamiento a un tercero, PENSEMOS S.A. evaluará rigurosamente las políticas de protección de datos del encargado, asegurándose de que cumplan con los requisitos mínimos legales y de seguridad.

A pesar de estas medidas, PENSEMOS S.A. no será responsable de las acciones, omisiones, incidentes o infracciones en las que incurra el tercero encargado durante el tratamiento de los datos personales. La responsabilidad por cualquier daño o perjuicio causado por dicho encargado recaerá exclusivamente sobre este, sin que la empresa asuma ninguna consecuencia legal derivada de acciones de terceros.

16. Procedimiento para la Gestión de Derechos de los Titulares de Datos Personales en PENSEMOS S.A.

Con la finalidad regular los procedimientos dispuestos por PENSEMOS S.A. para que los titulares de datos personales puedan ejercer sus derechos, conforme a la Ley 1581 de 2012 y su normativa complementaria. Los derechos garantizados incluyen la consulta, actualización, rectificación, supresión de datos, y la revocatoria de la autorización de tratamiento, entre otros.

A. Procedimiento para Consulta

Los titulares o sus causahabientes pueden consultar la información personal que repose en cualquier base de datos administrada por PENSEMOS S.A.. Esta consulta puede realizarse a través de los medios habilitados por la empresa (líneas telefónicas, correos electrónicos, página web o redes sociales), siempre asegurando la trazabilidad de dicha solicitud.

1. Plazos para la atención de consultas: La consulta será respondida en un término máximo de diez (10) días hábiles a partir de la fecha de recibo de la solicitud. En caso de no poder atender la consulta dentro de dicho plazo, se informará al solicitante sobre los motivos del retraso y se establecerá una nueva fecha de respuesta, la cual no podrá exceder los cinco (5) días hábiles adicionales.

B. Procedimiento para Reclamos

Los titulares o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser corregida, actualizada o suprimida, o que adviertan el presunto incumplimiento de los deberes de PENSEMOS S.A., pueden presentar un reclamo, que será tramitado conforme a las siguientes reglas:

1. Reclamo formal: El reclamo deberá dirigirse a PENSEMOS S.A. e incluir la identificación del titular, la descripción detallada de los hechos que originan el reclamo, la dirección de contacto y los documentos que se consideren pertinentes.
2. Requisitos del reclamo: Si el reclamo está incompleto, PENSEMOS S.A. solicitará al reclamante que lo subsane dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes. Si el reclamante no completa la información requerida en un plazo de dos (2) meses, se entenderá que ha desistido del reclamo.
3. Traslado del reclamo: En caso de que el reclamo sea recibido por un área no competente para su resolución, este será remitido al área correspondiente dentro de los dos (2) días hábiles posteriores a la recepción del mismo, informando de esta situación al interesado.
4. Leyenda en la base de datos: Una vez recibido el reclamo completo, PENSEMOS S.A. incluirá en su base de datos una leyenda que indique «reclamo en trámite» y la razón del mismo, en un plazo no mayor a dos (2) días hábiles.
5. Plazo para la atención del reclamo: El reclamo será resuelto en un máximo de quince (15) días hábiles a partir del día siguiente a la fecha de su recepción. Si no es posible atender el reclamo en ese tiempo, PENSEMOS S.A. informará al titular sobre los motivos de la demora y la fecha estimada de respuesta, que no podrá exceder los ocho (8) días hábiles adicionales.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, los titulares pueden comunicarse con PENSEMOS S.A. a través de los siguientes canales:

• Líneas telefónicas: (7) 6521020 en Bucaramanga, (1) 4898250 en Bogotá, o celular 320 3823216.
• Correo electrónico: protecciondedatos@pensemos.com.
• Página web o redes sociales de PENSEMOS S.A.

C. Delegación del Tratamiento de Datos Personales

Cuando PENSEMOS S.A. delegue el tratamiento de datos personales a un tercero encargado, la PENSEMOS S.A. se asegurará de que dicho tercero cumpla con políticas y medidas de protección de datos adecuadas. Para ello, PENSEMOS S.A. evaluará previamente las políticas de tratamiento de datos del encargado

Es importante destacar que PENSEMOS S.A. no se hará responsable por los actos u omisiones del tercero encargado en relación con el tratamiento de los datos personales. La responsabilidad frente a cualquier incidente o incumplimiento recaerá exclusivamente en dicho encargado.

17. Vigencia

Esta Política de Privacidad y Protección de Datos Personales entra en vigor el día de su publicación. La información suministrada por los usuarios será almacenada por un periodo de diez (10) años contados a partir de la fecha de publicación de esta Política de Privacidad y Protección de Datos Personales. Lo anterior para atender la normatividad aplicable en temas administrativos, contables, fiscales y jurídicos del responsable y Encargado del tratamiento de la Información.