(+57-1) 508 56 45 / (+57-7) 652 10 20 / Soporte Técnico: 01800 0180 421 Ext. 105 info@pensemos.com

El siguiente artículo es inspirado en una charla de productividad a la que tuvimos la oportunidad de atender hace algunos meses.

La persona que nos dio este consejo no es la persona que se podría pensar precisamente entregando un consejo como este de abandonar y dejar las cosas sin terminar. Además de su trabajo diario como consultor, miembro de juntas directivas, y co-fundador de dos empresas, escribe un blog, produce pod-cast, es activo usuario de Twitter, LinkedIn y además de atender conferencias regularmente, es con frecuencia el conferencista invitado.  En los últimos 6 años, ha sido co-autor de más de una docena de libros a la par que completó dos maestrías en forma simultánea. Es casado, habla dos idiomas, va al gimnasio a las 5am, practica boxeo 3 veces a la semana y siempre prepara su almuerzo cada vez que hay oportunidad y no está viajando (otra de sus pasiones, tanto por trabajo como por diversión).  En pocas palabras, es un individuo muy productivo.

Algunas personas le preguntan: Cómo hace todas estas cosas. Es más, ¿por qué las hace? ¿No se siente cansado?. La respuesta es  siempre –porque me gusta y creo que debo hacerlo, si no lo hago creo que no tiene sentido el día. Adicionalmente, agrega “entre menos hagas de algo, más puedes hacer de eso precisamente. Esta es una de las leyes del crecimiento”

CRECIMIENTO DE SU CAPACIDAD PERSONAL

1. Preste atención a las señales de peligro

Lograr mantenerse enfocado no siempre ha sido un reto, no siempre hemos tenido acceso a cientos de páginas de información a diario, bien sea en las noticias, revistas, twitter, Facebook, nuestros email personales, la radio, nuestros teléfonos, etc. Es como tener un flujo constante de información lista para interrumpirnos.

¿Recuerda cuando quería aprender a tocar piano o cocinar? Y todo se limitaba a un par de capítulos de un libro guía y ¿algunas lecturas adicionales?

Luego, apareció internet y de repente hexabytes de información han sido creados, de los cuales más de la mitad son tan solo basura. Gracias a esa basura, la tercera parte del día de muchas personas hoy día es desperdiciada en interrupciones.

Muchas personas se dicen a sí mismas que si tan solo trabajan o dedican unas horas en la noche a su trabajo o labor cualquiera que sea, podrán ponerse a día. – Espere!-  es hora que se detenga, pues esta es una señal clara de peligro!

Si se encuentra a sí mismo en esta situación, diciéndose que necesito trabajar hasta tarde para ponerme al día, entonces tiene un problema, -un gran problema-. El remedio, sin embargo, no es tan simple como quisiéramos, ni mágico como para que el listado de cosas por hacer empiece a desaparecer, ni mucho menos tener fe de que así sucederá.

Tener fe o esperanza no es un plan. Fe, en este caso, no es más que sentarse a esperar que la vida le pase por el frente.

Así, la pregunta simple es: ¿Qué hace usted cuando ve una señal de peligro?

En este artículo encontrará el antídoto para esta y otras señales de peligro, pero primero repasemos los conceptos de efectividad y eficiencia.

Efectividad y Eficiencia

Efectividad es una orientación a la meta. Es seleccionar algo por hacer. Es hacer las cosas bien hechas, seleccionar una meta y cumplirla. Eficiencia es lograr hacer las cosas en una forma económica y consumiendo los menores recursos posibles. De otro modo, efectividad es seleccionar una meta y eficiencia es dirigirse muy rápido a dicha meta.

En palabras cortas: Efectividad es hacer las cosas correctas, eficiencia es hacer las cosas correctamente”

Definición de Trabajo

Con el concepto de eficiencia en mente, entendamos ahora los tres tipos de trabajo:

  • Trabajo planeado: Trabajo que ha sido agendado con anterioridad.
  • Trabajo aparecido: Trabajo que interrumpe cada vez que aparece
  • Trabajo definido: Sentarse a pensar qué trabajo usted necesita realmente hacer.

Necesitamos irremediablemente, invertir más de nuestro tiempo en el último de la lista. Sin embargo, permítanos hacerle la siguiente pregunta: ¿Qué tan frecuente usted en su agenda separa una hora de tiempo con el propósito de sentarse a pensar acerca de cuál trabajo es necesario hacer?. Seguramente, la respuesta vendrá acompañada de un poco de temor. Por el contrario, la lista de cosas por hacer siempre está llena  sin un tiempo reservado para tal acción de sentarse a pensar en cuál de esas cosas se deben hacer y cuáles se deberían simplemente “abandonar”

2. Hágalo – Desista – Delegue – Difiera

Esta sencilla regla le permitirá lograr hacer las cosas correctamente, por ejemplo para procesar su agenda.

“Hágalo, solamente si le tomara un minuto y ha sido previamente agendado. De lo contrario, desista, delegue o  difiéralo, lo cual traduce – ¡no lo voy a hacer!-, alguien más lo va a hacer, lo haré después (en una nueva programación).

3. Rechazar  a propósito

Decir –no- es difícil, pero la culpa asociada a decir –si- es de manera frecuente peor que la culpa asociada a decir no.  Así como, un proceso de selección de productos de alta calidad, rechaza la mayoría de productos que no cumplen las especificaciones, el decir “Si” generalmente requiere de una gran cantidad de “No”.

Es importante reconocer que los procesos de comunicación no requieren perfección en el medio o en el mensaje. Un ejemplo de ello puede ser una conversación vía Skype, en la cual muchas palabras se pierden, pero al final usted puede comprender el mensaje.

Para tener un marco de referencia acerca de qué abandonar les proponemos usar este esquema desarrollado por Stephen Covey en sus famosos cuadrantes.

Es fácil clasificar un evento como una fractura de un brazo que requiere atención y acción inmediata de su parte y tomar el viaje más rápido posible a la central de urgencias – ¡hágalo ya!-. Así mismo si algo no es ni importante ni urgente, por favor ni lo piense, no pierda su tiempo ni pensándolo. Ahora, la dificultad radica que la mayoría de nuestro tiempo diario se va en el cuadrante III, resolviendo cosas que consideremos urgentes pero carecen totalmente de importancia, gracias al sobrevalorado sentido de la Urgencia.

4. Use la regla del 3

El día solo tiene 24 horas, así que divídalo en 3 partes iguales. Ocho horas dedicadas a su salud (sueño, comida, ejercicio, bienestar), 8 horas dedicadas a su trabajo, 8 horas dedicadas a sus placeres personales (cualquiera que estos sean, incluso más trabajo si ese es su placer).

Utilizando esta misma regla, organice su agenda de la siguiente forma:

  1. ¿Cuáles son las 3 cosas que pretende lograr este año?
  2. ¿Cuáles son las 3 cosas que pretende lograr este mes?
  3. ¿Cuáles son las 3 cosas que pretende lograr esta semana?
  4. ¿Cuáles son las 3 cosas que pretende lograr hoy?
  5. ¿Cuáles son las 3 cosas que pretende lograr durante las siguientes 8 horas?

De esta manera cuando sus semanas/días avanzan, separe el viernes para evaluar las 3 cosas que pretendía lograr durante la semana. Tenga el espacio para reflexión de lo alcanzado vs. lo planeado.

El punto de esta regla es llegar al final del día, sin remordimientos o cargas físicas que al final le impedirán descansar, recuperarse y seguir pensando creativamente acerca de las actividades del siguiente día. Es probable que en algunas ocasiones usted mismo haya ido a la cama con el pensamiento de “no hicimos nada hoy” lo cual lo único que agrega a su sueño es una carga emocional innecesaria.

Estar ocupado es una forma de pereza

La creencia que la única pereza es la ausencia de actividad o acción está totalmente errada y alejada de la lógica. La creencia que la actividad es sinónimo de planeación, es por naturaleza contradictoria. La eficiencia, como ha sido indicado, radica en hacer las cosas correctamente, y la excesiva utilización de recursos como el tiempo, para nada concuerda con dicha definición.

Cuando la tentación de permanecer ocupado llame a sus sentidos, ahuyéntela como la más peligrosa de las plagas. Quémela, destrúyala y sáquela de su vida. Dedique el tiempo necesario a identificar las cosas que debe hacer, y hágalas bien (efectividad-eficiencia).

La creatividad requiere planeación y nada la ahuyenta más que el estar ocupado en cientos de oficios diferentes. Si no se toma el tiempo de seleccionar las cosas que queremos hacer en razón de nuestras metas, alguien más lo hará por usted. Lo hará cualquier empresa de tecnología con una nueva App para su celular, un nuevo servicio de streaming en Internet, un colega, jefe, cliente o un familiar.

Multitask no es ni una habilidad, ni mucho menos algo real

Pffffffff. Con el riesgo de cientos de opositores, les diremos que tal cosa como el multitasking no existe en la lógica de la eficiencia. Así como en cualquier sistema, el uso de los recursos enfocados en resolver una tarea es la mejor forma de resolver tareas, en los sistemas computacionales encontrará que número óptimo de hilos para una tarea es uno.

Permítanos un minuto para el siguiente ejemplo:

“Usted está concentrado en su trabajo y de repente suena el teléfono y es su mamá para preguntarle por sus planes para el fin de semana. Usted levanta el teléfono, pues considera que es urgente (es su mamá al fin de cuentas), así que interrumpe algo que estaba (o debía estar) en el cuadrante I. La llamada le toma un poco más de 10 minutos para deshacerse del interlocutor, quien lo considerará rudo de una forma u otra. Al volver a la tarea anterior, se sentirá incómodo y con parte de su concentración aún en esa llamada durante otros 10 minutos. Este cambio de contextos en medio de tareas sencillamente ¡no funciona!”

Unas pocas excepciones que compartimos podría ser consideradas multitask (o multitareas) podrían ser:

  • Caminar y comer chicle
  • Hacer ejercicio y escuchar música
  • Leer una revista mientras espera su cita con el Dr.
  • Revisar su email en su teléfono mientras hace fila

Ahora, compártanos su opinión. ¿Está preparado para abandonar, cuando la situación lo amerite?