Módulo de Reuniones

El acta representa el registro o evidencia de la realización de una reunión. En ella queda consignada la descripción de la información básica de la reunión, (nombre de la reunión, fecha, lugar, proceso, datos de identificación del moderador y documentador de la sesión de reunión, etc.), así como la información de los participantes habituales e invitados a una sesión de reunión, los temas tratados durante la sesión de reunión, y la sección de pie de página diseñada para la firma de los asistentes a la reunión.

La Suite VISIÓN EMPRESARIAL® envia el acta, por correo electrónico, a todos los asistentes de la misma.

Una agenda es una lista de puntos a ser discutidos en una reunión.

La agenda se distribuye generalmente a los participantes de una reunión antes de la ejecución de la misma, de modo que éstos estén enterados de los temas que se discutirán y puedan prepararse consecuentemente para la reunión.

El documentador se refiere a un usuario activo del módulo de Reuniones de la Suite VISIÓN EMPRESARIAL® , que podrá agendar, iniciar, documentar, cerrar, participar en la aprobación del acta y terminar la sesión de reunión.

El documentador tendrá que ser designado por el moderador al editar la reunión, al agendarla o al iniciar la sesión de reunión, y éste será el único encargado de registrar la información de la sesión.

Por defecto, inicialmente el documentador solo podrá registrar los comentarios y conclusiones de la reunión, sin embargo, al crear, editar, o agendar la reunión, el moderador podrá asignarle otras opciones al chequear las casillas correspondientes a las acciones agendar, iniciar, documentar, terminar.

En la Suite VISIÓN EMPRESARIAL®, las reuniones cuentan con estados de actividad para describir su disponibilidad.

Los estados que puede adoptar una reunión son: Activa o Inactiva, una reunión en estado activo puede ser agenda y gestionada, mientras que una reunión inactiva no puede ser agendada.

Son usuarios configurados en la Suite VISIÓN EMPRESARIAL®, que no son participantes habituales de la reunión, o personal externo a la entidad como asesores, consultores, auditores, entre otros.

El moderador es un usuario responsable de la administración de la reunión para la cual fue designado.

Dentro de las responsabilidades del moderador se incluye la asignación del documentador de la reunión o de cada una de sus sesiones, la asignación de cada uno de los responsables, y de sus tiempos, en los puntos de la agenda de reunión.

Igualmente, el moderador de una reunión puede editar la información general de la misma, cambiar su estado para activarla o inactivarla, eliminarla, agendar sesiones ordinarias o extraordinarias, editar sesiones de reunión, iniciar las sesiones de reunión, documentarlas y terminarlas (siempre y cuando no se haya designado un documentador), y cancelar una sesión.

Son usuarios configurados en la Suite VISIÓN EMPRESARIAL® cuya presencia es usualmente requerida para el desarrollo de una reunión programada.

Es el marco espacio-temporal en el que se desarrolla una actividad concreta, en la cual se participa como moderador, documentador o invitado.

Esta opción permite al usuario crear lugares en los cuales se van a llevar a cabo las reuniones. Así mismo editar la configuración de estos, eliminarlos o cambiarles su estado de disponibilidad o adecuación para llevar a cabo una reunión.

Es el tiempo estipulado para revisar el acta una vez se termine la reunión.