Módulo de Planes

Este módulo se instala y está listo para que sea usado.

Sin embargo existen varias opciones de configuración que permiten que las funcionalidades se ajusten a las particularidades de cada entidad.

A continuación se enumeran las opciones de configuración y personalización que posee este módulo:

• Funciones personalizadas para cálculo de indicadores de planes: Por medio de esta opción se puede seleccionar las funciones creadas para calcular diversos indicadores de los planes de acción. Estas funciones se pueden usar en las fórmulas que se insertan en presentaciones, y también se pueden incluir en los informes de avance del plan.
• Plantillas de notificaciones personalizadas a cada organización: La Suite VISIÓN EMPRESARIAL® ofrece un servicio de alertas de correo para suplir la necesidad de informar sobre las responsabilidades de cada funcionario sobre cualquier tipo de plan.
  Las plantillas de notificación permiten configurar las alertas de correo según las políticas establecidas en la entidad. Por ejemplo, se puede definir con qué anticipación a la fecha final programada para una tarea debe recordarle a su responsable que está pronta a vencerse, o si en caso de vencimiento debe escalar el aviso al responsable de la aprobación.
• Parámetros de configuración de todo el módulo: Como tal, cada parámetro permite establecer o evitar reglas generales que se usan en muchas de las funcionalidades de este módulo:

• Atributos personalizados: Los atributos personalizados son nuevos campos que pueden ser creados por la entidad, con el fin de recolectar y almacenar información requerida que no se captura por defecto en la Suite VISIÓN EMPRESARIAL®. Se muestran en los filtros de búsqueda y en los reportes. Esta funcionalidad está disponible para:

Crear un plan es muy fácil solo debes ingresar la siguiente información:

• Nombre
• Descripción
• Responsable
• Presupuesto

• Avanzado: En esta opción se seleccionan otros parámetros que van a influir en el desarrollo del plan, como lo es, por ejemplo, si se va administrar con avances parciales:

• Categorías: Son agrupaciones de tareas, útiles por ejemplo, para el Plan Anticorrupción y de Atención al ciudadano, se crean categorías para agrupar los componentes y subcomponentes del plan, y así poder generar estadísticas, no solo para todo el plan en total, sino ver el avance físico y financiero de cada componente o subcomponente.
• Tareas: Son las actividades que se deben ejecutar, contemplan los siguientes parámetros:
  • Nombre
  • Responsable
  • Estado: Una tarea puede tener uno de los siguientes 6 estados:

• • Cumplimiento
  • Puntos: Peso de la tarea dentro de la categoría o plan.
  • Presupuesto $
  • Tiempo planeado (Horas)
  • Fecha inicial planificada
  • Fecha final planificada
  • Información adicional: Acá se muestran todos los atributos personalizados que se hayan creado para capturar más información de la tarea.

Una vez esté creado el plan con sus tareas (las categorías no son obligatorias), la Suite VISIÓN EMPRESARIAL® envía las notificaciones por correo que se han establecido para la entidad.

Cada funcionario responsable, una vez llegada la fecha de ejecución, deberá registrar los avances que va realizando. Cada registro de avance se llama Acción y en cada acción debe registrar:

• El tiempo invertido en la tarea (fechas, avance físico)
• Los recursos invertidos (ya sean dinero o tiempo consultor, avance financiero)
• La descripción de lo que hizo. Puede incluir archivos adjuntos.

La Ejecución de un plan tiene accesos rápidos de las responsabilidades del usuario logueado desde la opción de Mis responsabilidades.

La opción «Mis Responsabilidades» permite observar el listado de todos los planes y tareas de las cuales es responsable cada funcionario, detallando para las tareas aquellas en las cuales es un recurso y aquellas en las cuales se requiere de su aprobación si es jefe o líder de proceso.

• • Mis Planes: Desde esta sección se podrá explorar el plan, ver el Gantt, el Informe de avance y realizar comentarios
  • Mis Tareas: desde aquí se va directamente a registrar una Nueva acción, explorar la tarea o ver el reporte de Acciones de cada tarea.
  • Tareas donde soy recurso: desde aquí se va directamente a registrar una Nueva acción, explorar la tarea o ver el reporte de Acciones de la tarea
  • Mis Tareas por aprobar: desde aquí se va directamente a registrar la aprobación, Explorar la tarea o ver el reporte de Acciones de la tarea
  • Mis tareas por revisar: desde aquí se va directamente a registrar la revisión, explorar la tarea o ver el reporte de Acciones de la tarea.

A medida que se van registrando acciones y se van aprobando las tareas, se podrá consultar estos indicadores en cada plan. También se podrá consultar el diagrama de Gantt y ver en detalle el estado de cada una de las categorías y tareas.

Por último se pueden construir reportes de planes y tareas que permiten compartir información sobre planes con otras personas de la entidad.

• Diagrama de Gantt

  El diagrama de Gantt permite visualizar fácilmente la planeación y avance de las tareas del plan a través de una organizada disposición de líneas de tiempo durante un periodo determinado.

  Al elegir la opción Diagrama de Gantt desde cualquiera de las opciones que la ofrecen, se muestra la siguiente pantalla:

• Informe de avance

  El informe de avance genera un resumen del estado del plan para un periodo determinado con base en las tareas ejecutadas y pendientes para el mismo, a través de diversos filtros:

• Reporte de Todas las Acciones:

  En este reporte se podrá visualizar el resumen de todas las acciones para cada tarea, los archivos adjuntos de soporte, la tabla consolidada de los recursos planeados y ejecutados por acción. Además se puede ver para cada tarea la tabla de entregables.

• Reportes personalizados:

  Cada usuario puede crear reportes donde elija a su criterio la información que quiere que contenga, ya sea de los planes en general, o de las tareas.

• Reporte resumen de cambios en planes:

  Este reporte permite conocer el número de cambios que han sufrido las tareas de un plan durante el período que la auditoría del sistema ha estado activa.

• Reporte de auditoría de tareas:

  Suite VISIÓN EMPRESARIAL® mostrará un buscador de auditoría de tareas, puedes utilizar los filtros para que la información que muestre el reporte sea más específica.

Esta sección agrupa un conjunto de funcionalidades que deben ser realizadas por el Administrador del módulo.

Con estas opciones se puede adecuar el módulo para que su funcionamiento se adapte a las condiciones, estándares o reglas que maneja cada entidad.

Las funcionalidades agrupadas en esta sección son:

• Funciones personalizadas que permiten configurar las fórmulas usadas para calcular diferentes indicadores de planeación y ejecución.
• Plantillas de notificaciones que permiten establecer los momentos en los cuales se envían notificaciones por correo y a cuáles personas deben llegar esas notificaciones.
• Parámetros del módulo que permiten definir ciertos comportamientos de las demás funcionalidades.