GOVI Cumplimiento
Gestión inteligente de casos, obligaciones y compromisos institucionales
En Modalidad Nube – SaaS corresponde a los siguientes códigos:
SCN-SVE-93 Diamante
SCN-SVE-92 Platino
SCN-SVE-91 Oro
SCN-SVE-90 Plata
En muchas entidades, los casos críticos se gestionan entre correos, documentos dispersos, hojas de cálculo y seguimientos manuales. Esto dificulta saber qué debe hacerse, quién es responsable, cuándo vence y si el caso puede cerrarse de forma segura. El resultado: riesgos de incumplimiento, equipos sin claridad y dificultades para rendir cuentas.
GOVI Cumplimiento resuelve esa dispersión. Convierte obligaciones, solicitudes, decisiones y compromisos en casos gestionables con responsables, vencimientos, evidencias y cierre trazable. Con el apoyo de PIA, nuestra inteligencia artificial, su entidad además acelera el análisis documental, identifica obligaciones clave y fortalece el seguimiento operativo, la capacidad de respuesta y la rendición de cuentas.
¿Para qué sirve GOVI Cumplimiento?
- Centralizar la gestión de casos institucionales.
- Asignar responsables y dependencias.
- Controlar vencimientos y alertas automáticas.
- Hacer seguimiento a actuaciones y compromisos.
Gestionar documentos y evidencias con trazabilidad.
- Mantener el historial de cada decisión y actuación.
- Generar reportes operativos y ejecutivos para toma de decisiones.
- Apoyarse en PIA para acelerar análisis, clasificación y seguimiento.
Casos que puede gestionar
Sentencias, autos y órdenes judiciales
Seguimiento al cumplimiento de decisiones de altas cortes, tribunales y despachos judiciales con control de plazos y evidencias.
Órdenes defensoriales y constitucionales
Gestión de órdenes emitidas por la Defensoría del Pueblo y decisiones de carácter constitucional.
PQRSD y solicitudes ciudadanas
Casos complejos que requieren coordinación entre áreas, análisis documental y respuesta trazable.
Requerimientos de entes de control
Seguimiento a requerimientos de Contraloría, Procuraduría, Personería y demás organismos.
Compromisos institucionales
Control de compromisos adquiridos en mesas de trabajo, actas de reunión o instancias directivas.
Obligaciones regulatorias
Seguimiento a obligaciones normativas con vencimientos, soportes y cierre trazable.
Casos con trazabilidad formal
Cualquier proceso que requiera responsables, evidencias, actuaciones y cierre documentado.
¿Cómo se ve GOVI Cumplimiento cuando trabaja para su entidad?
Las siguientes vistas corresponden a un caso de sentencias estructurales. La plataforma se adapta al tipo de proceso que su entidad gestione.
TABLERO DE CONTROL — VISTA PERSONAL DEL USUARIO
Cada usuario accede a su propio tablero de control con métricas personales: compromisos activos, tasa de cumplimiento, próximos vencimientos y alertas prioritarias. La información presentada corresponde al rol y las responsabilidades de la persona autenticada.
REGISTRO Y GESTIÓN DE CASOS
Los casos se registran con información estructurada: tipo, entidad emisora, fecha, responsable, derechos involucrados y referencia documental. Desde el listado es posible acceder al detalle, navegar a las órdenes u obligaciones asociadas, y activar el análisis de PIA.
PIA: la inteligencia artificial de Pensemos
PIA es nuestra inteligencia artificial integrada a la Suite Visión Empresarial, diseñada para apoyar a los equipos en el análisis de información, la generación de recomendaciones, la automatización de tareas y la toma de decisiones dentro de los procesos gestionados en la plataforma.
En GOVI Cumplimiento, PIA puede ayudarle a:
- Leer y resumir documentos institucionales.
- Identificar obligaciones, plazos y elementos clave de fallos y decisiones.
- Clasificar casos según su naturaleza y urgencia.
- Sugerir rutas de gestión y responsables o dependencias.
- Generar borradores de comunicaciones y actuaciones.
- Detectar riesgos de vencimiento o incumplimiento.
- Preparar resúmenes ejecutivos para instancias directivas.
- Apoyar la validación y cierre de casos con trazabilidad.
Las actuaciones sugeridas por PIA pueden ser revisadas y aprobadas por los responsables definidos por su entidad, manteniendo control humano y trazabilidad sobre cada decisión.
PIA EN FUNCIONAMIENTO — INICIO DEL ANÁLISIS
Al activar PIA sobre un documento, el sistema inicia un proceso de análisis en tiempo real que usted puede seguir paso a paso: lectura del documento, extracción de estructura, identificación de obligaciones, entidades, plazos y alcance territorial.
PIA EN FUNCIONAMIENTO — RESULTADO DEL ANÁLISIS
Una vez completado el análisis, PIA presenta las obligaciones o componentes detectados con su texto exacto, tipo, plazo y porcentaje de confianza. Usted revisa, edita o elimina cada elemento antes de activarlos, manteniendo siempre el control sobre las decisiones finales.
Seguimiento de casos, actividades y compromisos
GOVI Cumplimiento estructura el seguimiento en niveles jerárquicos: cada caso contiene órdenes u obligaciones, cada obligación se ejecuta a través de actividades, y cada actividad se materializa en compromisos con responsables y fechas. El sistema verifica el cumplimiento en cascada.
DETALLE DE ÓRDENES Y SEGUIMIENTO DE ACTIVIDADES
La vista de órdenes permite visualizar el estado, avance y alertas de cada obligación. Desde ahí se accede a las actividades asociadas, se agregan nuevas, se gestionan los responsables y se controlan los bloqueos por compromisos incumplidos.
GESTIÓN DE ACTIVIDADES Y COMPROMISOS
Cada actividad contiene compromisos con responsable, periodicidad y fecha límite. El sistema registra el avance, evalúa el cumplimiento y señala claramente qué compromisos bloquean el cierre. Las secretarías territoriales y actores externos también pueden reportar directamente.
VISTA CONSOLIDADA DE COMPROMISOS
La vista de compromisos ofrece una tabla global con todos los compromisos activos, su periodicidad, responsable, fecha límite y estado. Desde aquí se registran avances, se evalúa el cumplimiento y se gestionan los incumplimientos que bloquean el cierre de órdenes.
Cierre trazable con lógica en cascada
Una de las capacidades distintivas de GOVI Cumplimiento es su lógica de cierre jerárquico. El sistema impide cerrar un nivel superior si los niveles inferiores no están completos, garantizando que el cierre refleje un cumplimiento real y documentado.
¿Cómo funciona el cierre en cascada?
Un compromiso se cierra al evaluarse como cumplido. Una actividad se cierra automáticamente cuando todos sus compromisos están cumplidos. Una obligación u orden se cierra cuando todas sus actividades están cerradas. El caso principal se cierra únicamente cuando todas las obligaciones están cerradas y se registra la autorización formal correspondiente (auto judicial, acto administrativo, etc.).
¿Qué pasa con un incumplimiento?
Si un compromiso se evalúa como incumplido, el sistema bloquea visualmente el cierre de su actividad y escala la alerta hacia la orden y el caso. El responsable puede reabrir el compromiso, crear uno nuevo que subsane el incumplimiento, o agregar nuevas actividades. Todo queda registrado en el historial con fecha, actor y motivo.
Reportes operativos y ejecutivos
GOVI Cumplimiento cuenta con dos tipos de vista analítica: el tablero personal, orientado a la gestión diaria de cada usuario, y el dashboard general del módulo, que ofrece una visión consolidada para seguimiento directivo.
DASHBOARD GENERAL DEL MÓDULO
El reporte del módulo consolida todas las métricas de la solución: sentencias o casos activos, obligaciones en ejecución, tasas de cumplimiento por responsable, avance por caso, distribución de compromisos y alertas globales de vencimiento.
¿Qué son los créditos GOVI?
La licencia de GOVI Cumplimiento incluye una bolsa anual de créditos GOVI que cubre la operación esperada de la entidad. Los créditos permiten dimensionar de forma simple el uso de la plataforma, considerando el volumen de casos, la complejidad documental, las acciones de PIA, las automatizaciones, las integraciones y los reprocesamientos requeridos.
El consumo exacto se calcula automáticamente por la plataforma según la naturaleza de cada operación.
¿Qué capacidades consumen créditos GOVI?
- Procesamiento documental con extracción de texto y estructura.
- Automatización de flujos de trabajo y notificaciones.
- Integraciones con sistemas institucionales.
- Análisis asistido por PIA (resúmenes, clasificación, extracción).
- Generación de resúmenes y borradores de comunicaciones.
- Alertas inteligentes y detección de riesgos de incumplimiento.
- Soporte al cierre de casos y validación de cumplimiento.
- Reprocesamientos o análisis adicionales.
Su entidad cumple. Con GOVI Cumplimiento, tiene cómo demostrarlo.
Saber qué debe gestionar, quién es responsable, cuándo vence y qué evidencia respalda cada decisión deja de ser un esfuerzo y se convierte en su mayor fortaleza frente a cualquier requerimiento, auditoría o revisión judicial.