Módulo de Documentos

En licenciamiento Perpetuo corresponde a los siguientes códigos:
LIC-SVE-23 (un usuario adicional)

En Modalidad Nube – SaaS corresponde a los siguientes códigos:
SCN-SVE-23 (un usuario adicional)

Documentos es un módulo clave para toda entidad ya que permite administrar, publicar, asegurar y consultar los documentos de forma ordenada, segura y confiable.

Este módulo de documentos permite llevar un seguimiento detallado del proceso de aprobación de documentos, a través de flujos de aprobación, los cuales pueden ser personalizados bajo varios parámetros.

Los documentos pueden ser codificados de acuerdo a varios criterios permitiendo la trazabilidad y seguimiento.

Términos y Conceptos

Documento: Todo documento digital debe seguir un flujo de aprobación para llegar a estar publicado en la Suite VISIÓN EMPRESARIAL®.
Flujo de documento: Conjunto de pasos que se siguen para llegar a la aprobación y publicación de una nueva versión de un documento. Cada paso tiene un responsable y unas acciones permitidas sobre el documento.
Control de copias de un documento: Una de las principales preocupaciones de un sistema de gestión documental, es controlar que los cambios de los documentos se comuniquen oportunamente a todos aquellos interesados quienes poseen una copia controlada del documento o hacen uso frecuente del mismo. La Suite VISIÓN EMPRESARIAL® satisface esta necesidad por medio este atributo de la ficha de cada documento, donde se listan las personas a las cuales debe llegar un correo electrónico en cuanto una nueva versión del documento sea aprobada.
Registro: En la Suite VISIÓN EMPRESARIAL®, los registros son un subconjunto de documentos que se caracterizan por no requerir un flujo para ser aprobados y no se puede generar versiones del mismo.
Tabla de tiempo de retención: Este concepto es usado en la Suite VISIÓN EMPRESARIAL® como contenedor de registros que comparten las mismas características: formato origen, ubicación, proceso, responsable, almacenamiento de la etapa activa e inactiva de su ciclo de vida y su disposición final.
Listado Maestro de Documentos: Es un reporte que muestra todos los documentos que han sido marcados como parte del listado maestro de documentos dentro de la ficha del documento. Este listado es usualmente usado en las auditorías de los sistemas de gestión de calidad, como herramienta para que el auditor identifique los criterios de documentación a revisar.
Listado Maestro de Registros: Es un reporte que muestra todas las tablas de tiempo de retención que han sido definidas para la organización ofreciendo, adicionalmente, un acceso directo a los registros que contiene cada tabla.

Mis Responsabilidades

Los deberes del usuario sobre los diferentes pasos del flujo de nuevas versiones de los documentos, puedo visualizarlos en esta sección.

Campos para la gestión de documentos

Estado: Estado en el que se encuentra el documento (Activo Inactivo).
Nombre: Nombre asignado al documento.
Descripción: Explicación del documento.
Código: Identificador asignado al documento, manualmente por el usuario o generado automáticamente por la Suite VISIÓN EMPRESARIAL®.
Tipo Documento: Tipo asociado al documento (Manual, Procedimiento, Instructivo, Formato etc)
Flujo Documento: Nombre del flujo seleccionado para la aprobación de versiones de este documento.
Usuario Responsable: Nombre del usuario encargado del documento.
Proceso: Nombre del Proceso al cual pertenece.
Área Organizacional: Nombre del área organizacional a la cual pertenece.
Palabras Claves: Palabras representativas del documento a través de las cuales se puede buscar en la Suite VISIÓN EMPRESARIAL®.
Versión Actual: Número de la última versión liberada del documento.
Fecha Versión Actual: Fecha y hora de la liberación de la versión actual del documento.
Fecha próxima revisión: Fecha planificada para revisar el documento y decidir si se inicia el flujo y se crea una nueva versión.
Pertenece al Listado Maestro: Este campo precisa si el documento hace parte o no del listado maestro de documentos.
Pestaña Roles para Control de Copias: Listado con los nombres de los roles a cuyos usuarios, la Suite VISIÓN EMPRESARIAL® envía correo electrónico notificando la liberación de una nueva versión de este documento.
Pestaña Control de Cambios: Listado de todas las versiones del documento ordenadas de la actual a la más antigua con el Historial de cambios del documento.

Atributos personalizados de Documentos

Los atributos personalizados son campos diferentes a los predeterminados que puede ser creados por cada administrador para recolectar y almacenar información requerida adicional a la que trae por defecto la Suite VISIÓN EMPRESARIAL®. Tanto a los registros como a los documentos el administrador puede crearles atributos personalizados.

Reportes

Reporte personalizado de documentos: Permite crear reportes de documentos usando la información de los diferentes tipos de documentos gestionados, permite controlar quien los consulta y exportarlos para compartirlos. Personaliza reportes a tu gusto y consúltalos en cualquier momento con información siempre actual.

Reporte personalizado de Registros: Permite crear reportes de registros, permite controlar quien los consulta y exportarlos para compartirlos. Personaliza reportes a tu gusto y consúltalos en cualquier momento con información siempre actual.

Listado Maestro de Documentos: Se puede generar usando diversos filtros:

Listado Maestro de Registros: Se puede generar usando diversos filtros

Reporte de Documentos Vencidos: Se puede generar usando diversos filtros

Normograma: Se puede generar usando diversos filtros

Flujos Activos

A través de esta opción es posible consultar los documentos que se están en trámite de liberación de nuevas versiones.

Diseñar Plantilla

Esta funcionalidad se elige si se trata de un tipo de documento que usará plantilla, en esta opción se puede crear plantilla, la cual será usada para este tipo de documento.

Al marcar esta opción, se despliega una sección de encabezado del documento, contenido y pie de página del documento. Además, muestra una sección para el contenido del mismo la cual cuenta con un editor de textos. Se pueden agregar más secciones para organizar el contenido.

Estas secciones pueden cambiar de orden o ser eliminadas.

Alertas de Correos

La Suite VISIÓN EMPRESARIAL® ofrece una herramienta de alertas de correo como un plus a la necesidad de estar informado sobre:

La asignación de responsabilidades en la creación de nuevos documentos y versiones de los mismos.
La liberación de nuevas versiones de documentos
La cancelación de la creación de nuevas versiones de documentos

Configurador búsqueda de documentos

En el módulo de documentos, en la opción ajustes, está disponible esta opción que permite seleccionar y ordenar la información que se quiere ver en la tabla de resultados cuando se realiza una búsqueda.