Software PPM

El software PPM es una herramienta de automatización que permite a las empresas organizar el portafolio de proyectos proveniente de diferentes sistemas de información y/o definidos mediante diferentes metodologías y proporciona informes para planear, medir y mejorar la ejecución del portafolio de proyectos y el impacto en los resultados de su organización pública o privada.

¿Cómo funciona el software PPM?

El software PPM de Pensemos es una herramienta que permite la visualización del alcance y la demanda de recursos de los proyectos en curso, así como de los proyectos por comenzar. Permite a los gerentes revisar los portafolios antes de tomar decisiones sobre los proyectos, incluidos los niveles de financiamiento, los objetivos específicos del proyecto y los riesgos. Así no hay despilfarro de recursos, los riesgos potenciales están claros desde el inicio, con lo que se pueden tomar acciones preventivas, y el avance en cada objetivo es visible y asequible para todos los miembros de su empresa.

Flujos de portafolios de proyectos

Con un software PPM es posible hacer un análisis de uno o varios proyectos donde se evalúe su viabilidad desde todas las perspectivas: claridad de los objetivos, rentabilidad, recursos disponibles. Además, le permite tener una visión clara de cómo se desarrollan estos proyectos, qué tanto contribuye el cumplimiento de sus objetivos particulares a los objetivos generales de su compañía, así como tener la oportunidad de delegar responsabilidades con claridad y que cada responsable pueda tener claridad de cómo su trabajo contribuye a la ejecución general.

Distribución de recursos

El software PPM nos permite tener una vista que puede ser panorámica y a la vez granular del flujo proyectos, esta visión le permite gestionar y distribuir con precisión los recursos: financieros, humanos técnicos y del inventario. Además, podrá ver el detalle y plantear proyecciones de escenarios para cada uno de los proyectos del portafolio que le permitan asumir una postura propositiva y no solo reactiva ante los múltiples escenarios.

Gestión de proyectos

A menudo los proyectos fracasan porque a mitad de camino surgen imprevistos que implican cambiar los recursos destinados o que varían drásticamente el presupuesto proyectado. Nuestro software PPM le ofrece la posibilidad de contar con un repositorio centralizado de posibles requerimientos que le permitirá evaluar los ajustes a medida que llegan y encajarlos con los recursos y el presupuesto disponible para ese proyecto. Además, podrá monitorear los plazos en los que se desarrollan los proyectos y el manejo de los recursos de forma detallada, lo que le permitirá hacer una priorización bien fundamentada.

Gestión de riesgos

Analizar los riesgos que pueden presentarse en el desarrollo de un proyecto es crucial para tomar medidas preventivas y proyectar también la viabilidad de la ejecución. Con un software PPM es posible garantizar la gestión de riesgos para cada portafolio, para cada proyecto e inclusive para cada etapa de los proyectos. Esto permite no sólo evaluar la viabilidad de los proyectos sino también prever los posibles riesgos que se pueden desatar.

¿Qué es un software PPM?

Un software PPM es una herramienta de automatización, basada en la metodología PPM –Project & Portfolio Management, que facilita la planeación, ejecución y medición del portafolio de proyectos a través de la aplicación de múltiples herramientas. Su objetivo es facilitar el proceso de evaluación de los proyectos, con la mayor precisión posible, a partir de la medición de su importancia estratégica, el uso relativo de los recursos y la rentabilidad real vs. la proyectada. Por ser una herramienta que tiene en cuenta las particularidades al mismo tiempo que ofrece una visión holística, un software PPM garantiza que la toma de decisiones se de con base en la información y no en opiniones o criterios subjetivos.

Además, un software PPM permite agrupar y secuenciar los proyectos de tal forma que se garantice un uso óptimo de los recursos existentes, el aprovechamiento los productos y procesos comunes de trabajo, la gestión de riesgos eficiente, y la proyección clara de los costos y las limitaciones, anticipando las necesidades de capacidad y recursos, y cumpliendo los objetivos estratégicos.

Un software PPM le permite una visualización de todos los componentes que intervienen o afectan la concepción, la ejecución, el desarrollo y los resultados de su portafolio. Esta visualización está dividida en módulos que desglosan la información y llevan un registro en tiempo real. Así, es posible trabajar en una optimización constante donde, a partir de criterios bien definidos, se evidencien las metodologías y propuestas que han dado como resultado proyectos exitosos o combinaciones de proyectos que pueden funcionar bien en conjunto.

Estos módulos se organizan mediante la creación de tableros de control que permiten una visión global de lo que ocurre con cada uno de los aspectos que se miden en cada módulo: el financiero, el tiempo de desarrollo, los recursos en uso, etc. Asimismo, en cada módulo puede gerenciar sus portafolios, programas y proyectos.

¿Cuándo es el momento de implementar un software PPM?

Hay varias señales que indican que una empresa debe implementar un software PPM.

El primer indicador es cuando comienzan a administrar múltiples proyectos. La alta dirección debería tener visibilidad del portafolio de proyectos de inmediato ya que esto le permitirá gestionar la ejecución de la estrategia y evitar proyectos de bajo valor.
Si las actividades a realizar en el proyecto son complicadas, hay prioridades en competencia (o las prioridades cambian a menudo), y los recursos están sobrecargados, este es otro indicador de que es momento de implementar un software PPM.
Si la organización está sobrecargada de trabajo y las prioridades no están claras.

Si desea mejorar la ejecución de su estrategia.

¿Qué es la metodología Project & Portfolio Management?

Esta metodología propone la centralización de los procesos, métodos y tecnologías que son usadas, por los gerentes y las oficinas de gestión de proyectos, para analizar y gestionar colectivamente los proyectos, actuales y por venir, basándose en aspectos clave. El objetivo de la metodología PPM es determinar una disposición de recursos óptima para programar las actividades de tal forma que se alcancen los objetivos operativos y financieros de la organización a la vez que se tienen en cuenta los plazos de los clientes, los objetivos estratégicos y otros factores externos.

Aspectos clave

Como hemos mencionado, esta metodología se basa en algunos aspectos clave para analizar y gestionar el portafolio de proyectos. A continuación, ahondaremos en estos aspectos para entender cómo cada uno de ellos contribuye a alcanzar los objetivos y al desarrollo de la estrategia.

Gestión de flujos de trabajo

Los flujos de trabajo definen los pasos que debe dar para asegurarse que hay un número de propuestas de proyectos adecuado que puede evaluar y, de este modo, determinar si (y cómo) un grupo de proyectos en un portafolio pueden ejecutarse con un número limitado de recursos y en un tiempo determinado. Lo fundamental en la gestión de flujos de trabajo es la habilidad de alinear el proceso de toma de decisiones para seleccionar nuevos proyectos en los que invertir el capital de acuerdo con el plan estratégico.

Gestión de recursos

La gestión de recursos consiste en centrarse en el uso eficiente de los recursos de una organización cuando y donde se necesitan. Dentro de estos recursos está el inventario, el recurso humano, el recurso financiero, las habilidades técnicas, la producción y el diseño.

Gestión de riesgos

Tomar riesgos es inherente a los negocios. Sin embargo, al momento de tomar un riesgo es importante recordar que riesgos mayores no siempre significan mayores recompensas. Enfrentar riesgos a recompensas es la fórmula que está en la base de una toma de decisiones inteligente. Este es el análisis que debe tenerse en cuenta al momento de evaluar cualquier proyecto o grupo de proyectos a emprender, pues es crucial contar con la tranquilidad de una proyección realista de los posibles riesgos a los que se puede enfrentar.

Gestión financiera

La metodología PPM ayuda a mejorar la exactitud con la que se manejan los recursos financieros de uno o varios proyectos. Además, el costo de los proyectos puede analizarse en relación con los objetivos estratégicos y las prioridades de la organización, a través de controles y evaluaciones del progreso de acuerdo con el retorno de la inversión.

Proyecto, Programa y Portafolio

Estos tres conceptos son fundamentales para comprender la metodología PPM. Por ello, ahora ahondaremos un poco en qué es cada uno para saber en qué se diferencian, pero también, cómo están relacionados entre sí.

¿Cuáles son las etapas del Portfolio Project Management?

La metodología PPM puede dividirse en cuatro componentes básicos: definir el portafolio de proyectos, optimizar el portafolio de proyectos, conservar el valor del portafolio y mejorar los procesos del portafolio de proyectos. Así, para implementar la metodología es necesario entender en qué consiste cada una de estas etapas.

Definir el Portafolio de Proyectos:

La definición del portafolio requiere que el equipo a cargo defina parámetros que delimiten el tipo de proyectos a incluir (por ejemplo, proyectos operativos, proyectos estratégicos o ambos) y el umbral de presupuesto en el que los proyectos deben incluirse. Tener una definición homogénea de lo que es un proyecto es importante para poder aclarar qué tipo de proyectos se quieren abordar.

Optimizar el portafolio de proyectos:

Implica procesos que permitan acrecentar al máximo la oferta de valor del portafolio. Se deben establecer procesos de admisión de los proyectos para que sea claro cuándo es importante decir que no a una propuesta.

Conservar el valor del portafolio de proyectos:

Es importante garantizar el valor del portafolio, para ello es crucial monitorear los proyectos, evaluar su estado y administrar los riesgos. No basta con hacer una excelente curaduría de proyectos si no se garantiza que estos proyectos cumplan con los objetivos previstos y aporten así el valor esperado. También en este punto es importante garantizar que los recursos necesarios estén disponibles y que la priorización de estos sea clara, pues esta es la única forma de garantizar que el portafolio de proyectos llegará a un feliz fin. Por último, es crucial contar con controles o planes de mitigación de riesgos para asegurar la supervivencia de los proyectos que aportan valor y contribuyen a la consecución de los objetivos.

Mejorar los procesos del portafolio de proyectos:

Comparación con lo planeado el proyecto realmente generó los beneficios esperados. Se debe medir el desempeño del proyecto en todos sus aspectos y a partir de datos confiables que permitan una retroalimentación objetiva. Esto garantizará un mejor desempeño en los proyectos futuros.

Otros módulos de Suite Visión Empresarial que puede conocer:

Gestión Documental

Mejora Continua

Auditorias

Eventos y Decisiones

Reuniones

Gestión Pública (MIPG)

Planes de Acción

Gestión del Riesgo

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