Software de Gestión Estratégica

Los planes de acción son la base que garantiza el éxito de cualquier proceso. Tener un mapa que nos indique el paso a paso para llegar a la meta siempre resulta mucho más sencillo y seguro que improvisar sobre la marcha. Por ello, contar con un plan estratégico para su organización es crucial. El plan estratégico le permite tener claridad sobre cuáles son sus horizontes, establecer caminos claros que dirijan hacia ellos, definir con precisión quiénes son los responsables de labrar estos caminos y determinar cuáles serán los parámetros bajo los cuales se medirá el fracaso o el éxito de esta trayectoria.

Lograr estas definiciones es, básicamente, el propósito principal de un proceso de planeación estratégica. Existen múltiples modelos a partir de los cuales puede desarrollarse la planeación estratégica de una empresa y quizás uno de los más famosos es el Balanced Scorecard o Cuadro de Mando Integral, una metodología que evalúa el funcionamiento de la organización a partir de cuatro perspectivas clave: la perspectiva financiera, la perspectiva del cliente, la perspectiva de procesos y la perspectiva de aprendizaje y crecimiento. Además, organiza la planeación estratégica en términos de objetivos, indicadores e iniciativas. Esto significa que no sólo permite establecer horizontes claros, sino que también traza rutas para llegar a ellos y un sistema que permite medir los resultados de este trayecto. Es decir que la metodología Balanced Scorecard cumple con los tres pasos fundamentales para la gestión estratégica.

Otra metodología reconocida de planeación estratégica es la Alineación Total. Podemos hablar de alineación cuando dos o más personas se mueven en la misma dirección y de integración cuando las personas cooperan entre sí. La Alineación Total tiene en cuenta: alineación e integración. Si una compañía desea estar alineada e integrada, primero necesita establecer un centro de enfoque o un marco de referencia para todos los trabajadores. Este marco reúne la visión, los valores y la estrategia de la organización, y los trabajadores deben estar alineados con estos tres elementos. Por supuesto, en tanto todas las personas que hacen parte de la organización no sólo compartan una visión y unos valores, sino que además comprenden y encuentran pertinente la estrategia, sus acciones y labores cotidianas estarán dirigidas a un mismo objetivo, lo que a su vez contribuye a la materialización de la planeación estratégica en acciones concretas.

Quizás la metodología más reconocida para lograr la planeación estratégica sea OKR (Objectives and Key Resuts), una herramienta que se popularizó cuando salió a la luz que era el vehículo de Google para lograr sus objetivos y una mejora constante al interior de la compañía.

Los Objectives and Key Results, OKR u Objetivos y Resultados Clave son una excelente herramienta para todos los tipos de empresa y traen diferentes beneficios cuando se formulan de forma adecuada a lo largo de la vida de la empresa. Se trata de un protocolo de fijación de metas colaborativo diseñado para compañías, equipos o individuos, implementando una metodología que ayuda a asegurar que todos los esfuerzos, a lo largo y ancho de una compañía, se enfocan en los mismos puntos clave.

Según esta metodología, un objetivo es el QUÉ queremos lograr, nada más ni nada menos. Por definición, los objetivos son significativos, concretos, están orientados a la acción e, idealmente, son aspiracionales. Cuando se diseñan e implementan de forma correcta, los objetivos son la vacuna contra el pensamiento y la ejecución dispersa.

Por su parte, los Key Results o Resultados Clave permiten tener un punto de referencia y monitorear CÓMO se alcanzan los objetivos. Unos KR efectivos son aquellos que son específicos y limitados en el tiempo, ambiciosos, pero siempre realistas.

Determinar con claridad qué es lo importante viene con el compromiso de alcanzarlo. Al implementar los OKR los líderes deben comprometerse públicamente con sus objetivos y mantenerse firmes en este compromiso. Así, no sólo es importante que los OKR estén claramente definidos, sino que sean comunicados con insistencia y la misma transparencia a todos los miembros de su organización. Una excelente estrategia para mantener la comunicación en todos los niveles de su empresa es la metodología Balanced Scorecard, que puede usarse en conjunto con los OKR.

Tener una metodología definida, sin embargo, no es suficiente para garantizar el éxito de un sistema de gestión estratégica. Una encuesta de 2012 demostró que el 98% de los líderes piensan que la implementación de la estrategia requiere más tiempo que la formulación de la estrategia. Es por ello que, a continuación, hablaremos sobre la ejecución de la planeación estratégica.

Muchos gerentes implementan fácilmente algunas estrategias con sólo dar la orden. Pueden iniciar cambios tales como designar inversiones, revisar compensaciones o contratar personal adicional simplemente pidiendo a los líderes apropiados que lo hagan realidad. Sin embargo, la gestión estratégica es un proceso que requiere que las personas cambien su comportamiento, lo que sólo en raras ocasiones es un proceso sencillo.

Uno de los motivos principales por los cuales la planeación estratégica no logra saltar del papel a la acción es porque no existe una conciencia real sobre ella entre los miembros del equipo de trabajo de las organizaciones. En una encuesta realizada en compañías norteamericanas se evidenció que la mayoría de las personas de primera línea no pudieron reiterar lo que la alta dirección de su empresa identificó como los tres objetivos principales de su plan estratégico. Esto necesariamente quiere decir que para ellos su rol en el cumplimiento de estos objetivos estratégicos tampoco era explícito, claro, ni mucho menos evidenciable. Además, no estamos teniendo en cuenta el gran obstáculo que representan las urgencias del día a día al momento de trabajar por un objetivo mayor.

Gracias a la implementación de metodologías de planeación estratégica, como OKR, Alineación total o BSC, la definición de objetivos, las iniciativas que se desarrollarán para alcanzarlos y la medición de los resultados de estas iniciativas dentro de las organizaciones es mucho más sencilla.

En el Balanced Scorecard o Cuadro de Mando Integral,  por ejemplo, la evaluación dividida en las cuatro perspectivas de la metodología nos permite, no sólo tener una evaluación que al mismo tiempo abarca toda la organización y entra en el detalle, sino también entender cuáles áreas se involucran en los procesos y cómo contribuyen o no a su éxito. Sin embargo ¿cómo asegurarse de que todos y cada uno de los miembros de su organización tenga claro a cuál de los objetivos contribuye con sus acciones del día a día? ¿Cómo difundir con claridad los indicadores que competen a cada área de su organización? ¿Cómo mostrar periódicamente el avance que se ha tenido sobre cada una de las iniciativas emprendidas? La respuesta es corta: con un software de gestión estratégica o, en este caso, un software Balanced Scorecard.

Un software de gestión estratégica es una herramienta de automatización que permite aplicar de forma óptima la metodología estratégica elegida por su compañía (por ejemplo, Balanced Scorecard, OKR, alineación total, entre otras). Básicamente le permite garantizar que se cumpla con cada uno de los pasos de la gestión estratégica y por lo tanto garantiza que la estrategia sea el fundamento de cada acción de modo que todos los esfuerzos estén bien direccionados hacia el cumplimiento de las metas. Esta herramienta no sólo le permite definir los objetivos estratégicos para cada una de las perspectivas (perspectiva financiera, perspectiva del cliente, perspectiva de procesos y perspectiva de aprendizaje y crecimiento), sino que además facilita definir cuáles son las iniciativas que emprenderá para cumplirlos y también los indicadores de gestión a partir de los cuáles medirá el progreso que tienen, o no, esas iniciativas en el camino hacia el cumplimiento de los objetivos estratégicos. Con esta herramienta podrá asignar responsables por área y equipos de trabajo y hacer del seguimiento una tarea más eficiente con las múltiples y accesibles posibilidades de visualización de la información.

La medición de la gestión estratégica es un proceso crucial para todas las organizaciones independientemente de su tamaño. Contar con planes de acción o con proyectos que focalicen los esfuerzos en el cumplimiento de los objetivos estratégicos garantiza que el norte se mantenga en la ejecución de la estrategia. Sin embargo, si el avance y los resultados de estos planes de acción no se pueden medir o cuantificar, se hace difícil constatar si las iniciativas estratégicas están dando resultados positivos, o si por el contrario no están generando un desempeño deseado y el porqué.

En la metodología Balanced Scorecard esta medición es, no sólo posible, sino indispensable para las cuatro perspectivas que la componen: financiera, del cliente, de los procesos internos y de aprendizajes internos. Es a partir de estas perspectivas que las empresas alinean los procesos, el personal, la tecnología y la cultura organizacional, generando una mejor propuesta de valor para el cliente, a la vez que trabajan por cada objetivo estratégico.

Una vez se logra esta alineación es fundamental contar con reuniones de seguimiento, iniciativas estratégicas que den un plan de acción, e indicadores de gestión (KPI) que fomenten la retroalimentación y el foco dentro de la ejecución de la estrategia.

Iniciativas estratégicas o cómo medir la gestión estratégica

Los planes estratégicos pueden tener diferentes caminos de acción y existen diversas metodologías para abordarlos, sin embargo, cuando se trata de tener mediciones claras de la ejecución de la estrategia, la metodología Balanced Scorecard nos ofrece un panorama claro y preciso cuando se ejecuta con precisión y eficiencia.

En el Cuadro de Mando Integral o Balanced Scorecard, las iniciativas estratégicas son planes de acción o proyectos diseñados para lograr cumplir los objetivos estratégicos. Así, las iniciativas estratégicas son las acciones concretas que movilizan la estrategia y activan el engranaje de la organización para encaminarla hacia sus objetivos estratégicos. Gracias a estas iniciativas, es posible determinar con precisión cómo las acciones de cada miembro de su empresa contribuyen a la consecución de las metas. Medir estas iniciativas estratégicas es entonces crucial para poder determinar el estado de cosas de la gestión estratégica, pero ¿cómo hacerlo?

En principio, lo primordial es definir con claridad sus iniciativas estratégicas. Para hacerlo, tenga en cuenta que estas deben tener:

• Al menos un objetivo estratégico
• Un alcance definido
• Un tiempo de ejecución
• Un presupuesto
• Un responsable asignado

Una vez definidas las iniciativas estratégicas es necesario establecer reuniones de análisis estratégico (RAE) que faciliten la medición del desempeño. Además, estas reuniones evitarán que la estrategia se vea opacada por el flujo de tareas y actividades diarias urgentes que los individuos de su organización deben cumplir. A partir de las reuniones estratégicas, el horizonte se mantendrá claro para todos.

Para que las RAE sean realmente eficientes es importante que la visualización de la información sea clara, lo cual facilitará la comunicación y evitará subjetividades en la retroalimentación. Normalmente esta visualización se da a través de cuadros de Excel con celdas infinitas que, cuando la información se hace voluminosa, no permiten fácilmente su comprensión y su interrelación. Un software de gestión estratégica es una herramienta sumamente útil para este propósito porque permite una visualización clara de la información, así como establecer relaciones que fomenten el análisis.

Indicadores de gestión: medir el progreso y el cumplimiento

La eficiencia de las iniciativas estratégicas y el cumplimiento de los objetivos estratégicos deben poderse evaluar para poder tomar acciones que promuevan su avance o que corrijan su estancamiento o su retroceso. Dentro de la metodología BSC esta medición se da a partir de KPI o indicadores de gestión que son fundamentales para medir si la ejecución de su estrategia está siendo o no exitosa.

Para cada iniciativa u objetivo estratégico es necesario establecer un grupo de indicadores que nos permitirán analizar su desempeño. Este grupo de indicadores no debe ser demasiado voluminoso, pues esto puede desembocar fácilmente en una falta de objetividad para el análisis de las iniciativas estratégicas. En general, los KPI pueden dividirse en seis tipos de indicador así:

De estos seis tipos de indicadores usted debe escoger cuáles pueden resultar relevantes dentro de su BSC, sin embargo, existen algunas consideraciones que es importante tener en cuenta en el momento de escoger qué indicadores son relevantes para cada una de las perspectivas y pueden ayudar a determinar el desempeño de cada una de ellas:

• Indicadores de la perspectiva financiera: reflejan la situación económica de la empresa, de sus estados financieros. Pueden ser indicadores de liquidez, de endeudamiento, de rotación, de rentabilidad, entre otros.
• Indicadores de la perspectiva del cliente: miden el capital relacional de la organización. Pueden estar incluidos indicadores de satisfacción de los clientes, de fidelización, de rentabilidad por cliente o de optimización de plazos de entrega.
• Indicadores de la perspectiva de procesos: los indicadores de esta perspectiva analizan el rendimiento de los procesos internos en relación con la organización y la satisfacción de clientes. Pueden ser indicadores de calidad del producto o servicio, de eficiencia en tiempos de entrega, de rentabilidad de los procesos y de productividad, entre otros.
• Indicadores de la perspectiva de aprendizaje y crecimiento: analizan la capacidad de innovación en los procesos de la organización: la habilidad para mejorar y aprender. Pueden ser indicadores de formación y preparación de empleados, de ausentismo, de bonos, entre otros.

En Pensemos tenemos años de experiencia ayudando a nuestros clientes en el seguimiento de sus objetivos e iniciativas estratégicas a través de sus indicadores con nuestro software de gestión estratégica, una herramienta que no sólo facilita el establecimiento de KPI relevantes y coherentes, sino que facilitará el seguimiento y la generación de reportes de cada uno de estos indicadores.