Software de Plan Anual de Adquisiciones
Automatización y Centralización de Información
Simplificación de Procesos de Aprobación
Seguimiento y Reportes
¿Cuándo se requiere un software para hacer la gestión y el seguimiento del Plan Anual de Adquisiciones?
Las entidades públicas usualmente quieren mejorar el proceso de gestión y seguimiento de su Plan Anual de Adquisiciones por algunas de estas causas:
- Integran la información de las adquisiciones de todas las dependencias usando hojas de cálculo y mensajes de email, lo que genera cuellos de botella, errores humanos y dificultades de coordinación.
- Tienen procesos de aprobación complejos que involucran diferentes áreas con diferentes roles, por lo que se vuelve una pesadilla de correos el proceso de coordinar y garantizar que cada adquisición sea aprobada a tiempo.
- Luego de aprobar el Plan Anual de Adquisiciones, se reciben por correo numerosas actualizaciones desde las diferentes dependencias, lo que hace difícil hacer seguimiento de los cambios al plan original.
- No cuentan con dashboards y reportes de seguimiento al avance del Plan Anual de Adquisiciones, por lo que no se puede conocer si hay desviaciones frente a lo planeado, en términos de presupuesto, ejecución y tiempos.
- Reportar información del Plan Anual de Adquisiciones en SECOP es un proceso que es difícil y dispendioso.
¿Qué es el Plan Anual de Adquisiciones?
El Plan Anual de Adquisiciones es una herramienta clave para la planificación y orientación de la contratación en las Entidades Estatales. Este instrumento está diseñado para identificar las necesidades de contratación y detallar, de manera estimativa, los bienes, obras y servicios que la Entidad Pública planea adquirir durante un año específico.
El Plan Anual de Adquisiciones es un documento flexible, lo que significa que puede ser modificado por la entidad según sea necesario. Su principal objetivo es servir como referente inicial para organizar la ejecución del presupuesto y planificar la demanda de bienes y servicios de la entidad a lo largo del año.
Según el artículo 2.2.1.1.1.3.1 del Decreto 1082 de 2015, este plan es el equivalente al plan general de compras mencionado en el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011 y al plan de compras de la Ley Anual de Presupuesto. Además, el mismo artículo establece que el Plan Anual de Adquisiciones es un instrumento de planeación contractual que las Entidades Estatales deben diligenciar, publicar y actualizar periódicamente.
Este plan no solo facilita la gestión interna, sino que también promueve la transparencia y eficiencia en el uso de los recursos públicos.
¿Para qué se usa el Plan Anual de Adquisiciones?
El Plan Anual de Adquisiciones es un instrumento esencial de planeación contractual para las Entidades Estatales. Su propósito principal es estimar los bienes, obras y servicios que se adquirirán durante el año, además de comunicar información útil y temprana a los proveedores potenciales, incentivando su participación en las adquisiciones del Estado.
El Plan Anual de Adquisiciones se utiliza para:
Planear y estimar adquisiciones:
Detallar la lista de bienes, obras y servicios que la Entidad Estatal pretende adquirir durante el año o vigencia.
Identificar y justificar recursos:
Determinar el valor total de recursos necesarios para las contrataciones de la Entidad Estatal.
Evaluar la ejecución del presupuesto:
como un referente inicial para evaluar el nivel de ejecución del presupuesto.
Pronosticar la demanda:
Prever la demanda de bienes y servicios de la Entidad Estatal durante el año referido en el plan.
¿Cómo funciona nuestro Software de Plan Anual de Adquisiciones?
Nuestro software optimiza cada etapa del Plan Anual de Adquisiciones (PAA) para instituciones públicas:
- Planeación de adquisiciones: Se centralizan todas las necesidades de las dependencias.
- Gestión de la aprobación de las adquisiciones: Facilita una organización eficiente de las solicitudes de adquisición.
- Publicación del Plan Anual de Adquisiciones: Publica el plan anual de adquisiciones para dar paso a la ejecución y seguimiento del mismo.
- Ajuste de adquisiciones: Permite ajustes, adaptándose a cambios y nuevas necesidades.
- Historial de cambios: Permite consultar las diferentes versiones del Plan anual de adquisiciones y las modificaciones que se han realizado.
- Revisión de avance: Ofrece dashboards interactivos y reportes detallados para un seguimiento constante del progreso, asegurando que se cumplan los objetivos en términos de presupuesto, ejecución y tiempos.
Nuestra solución garantiza una gestión integral, eficiente y transparente del Plan Anual de Adquisiciones, mejorando la coordinación y reduciendo errores.
¿Cuáles son las características de un Software de Plan Anual de Adquisiciones?
Dashboards y reportes de seguimiento al avance del Plan de Adquisiciones
Te permite el seguimiento constante del avance en la gestión de las solicitudes de adquisición de las diferentes dependencias, asegurando que se cumplan los objetivos en términos de presupuesto, ejecución y tiempos.
Plan anual de adquisiciones
Suite Visión Empresarial® te permite definir la información básica del Plan anual de adquisiciones:
En la pestaña -Historial- se genera un reporte de cada una de las versiones que se han generado del Plan anual de adquisiciones:
Este reporte es tabular, se exporta a Excel y contiene las columnas requeridas para que la entidad cargue dicha modificación en el SECOP:
Adquisiciones
En esta sección registras la información de cada solicitud de adquisición y gestionas los pasos de aprobación y ejecución, a través de un flujo parametrizable que tu entidad puede definir, con el fin de lograr la aprobación financiera, jurídica y técnica, luego el registro de CDP y RP, de cada solicitud de adquisición que sea creada en la Suite Visión Empresarial®:
Una vez la adquisición es aprobada, forma parte del PAA en su versión inicial, si se realiza de acuerdo a los tiempos establecidos o en su número de versión correspondiente si se registra de manera extemporánea.
Si algo cambia (recorte presupuestal, cambio de fecha, cambio de modalidad de contratación etc.), el responsable de dicha adquisición edita la adquisición y envía las modificaciones para que sean gestionadas mediante el flujo de aprobación y ejecución establecido.
Atributos personalizados
Los atributos personalizados son campos diferentes a los predeterminados que pueden ser creados por cada administrador para recolectar y almacenar información requerida adicional a la que trae por defecto la Suite Visión Empresarial®.
Reportes personalizados
Puedes crear reportes usando la información de diferentes conceptos del módulo como Plan anual de adquisiciones, Adquisiciones, Cadena de Valor y Planes de acción.
Otros módulos de Suite Visión Empresarial que puede conocer:
Gestión Documental
Mejora Continua
Auditorias
Eventos y Decisiones
Reuniones
Gestión Pública (MIPG)
Planes de Acción