Software de Gestión de Riesgos
La gestión de riesgos empresariales es fundamental para todas las organizaciones, sin embargo, establecer la estrategia y las acciones necesarias para que esta gestión se dé de forma efectiva no es un proceso sencillo.
¿Qué es un Software de Gestión de Riesgos?
Su principal ventaja, frente a metodologías que usan hojas de Excel para esta tarea, es la reducción del error humano y la garantía de evitar la fatigosa tarea de crear decenas de fórmulas para calcular el impacto. Estas características garantizan la optimización de todas las etapas del proceso.
¿Cuáles son las características del Software de Gestión de Riesgos?
Concretamente los recursos de Suite Visión Empresarial para la gestión de riesgos pueden dividirse en cinco etapas: la identificación del riesgo, el análisis, la valoración, el manejo y el monitoreo. Adicionalmente facilita la priorización de iniciativas y seguimiento mediante mapas, matrices y reportes personalizados.
Evaluación
- Permite registrar las causas externas e internas y los efectos que estos riesgos pueden tener en su organización.
- Permite definir un responsable para la gestión de cada riesgo.
- Permite relacionar el riesgo identificado con los objetivos estratégicos, áreas organizacionales y/o procesos que podrían verse afectados si se materializa.
Características para el análisis y evaluación de riesgos
- Permite la configuración de múltiples matrices de riesgo, lo cual en la práctica puede ser muy útil porque, de acuerdo con la naturaleza del riesgo, puede ser evaluado en escalas diferenciales.
- Permite realizar la evaluación de los riesgos inherentes (antes de controles).
- Establecer controles para reducir el nivel de riesgo y evaluar la solidez individual y del conjunto de controles para obtener automáticamente el nivel de riesgo residual.
Ubica la valoración de riesgos después de controles de forma automática en el mapa de calor.
Funcionalidades para el monitoreo revisión y seguimiento
- Permite definir planes de tratamiento controlando el detalle de las actividades, responsables, presupuestos y fechas límite, enfocados a gestionar el riesgo residual tolerable para su empresa.
- Permite hacer una evaluación de la efectividad de los controles y planes de tratamiento y ajustarlos periódicamente o cuando se requiera.
- Permite realizar monitoreos basados en los análisis de los reportes y ajustar planes de acción o acciones preventivas para la mitigación de los riesgos.
¿Para qué un Software de Gestión de Riesgos?
Es común creer que la descentralización de los procesos permite agilizarlos y hacerlos más efectivos y eficientes, sin embargo, descentralizar la información puede ser una catástrofe.
Los riesgos de una empresa se involucran con múltiples procesos, en casos cientos o miles. Cuando estos procesos no están asignados y distribuidos es muy fácil que dejen de ser monitoreados y que se haga imposible mantener las existencias actualizadas. Así mismo, cuando se necesita analizar un sector o un contexto particular, tener toda la información en un solo lugar se hace fundamental para comprender la importancia de los procesos involucrados y así tener en cuenta los riesgos como un conjunto y no como casos aislados y diseminados entre las unidades de la organización. Realizar un análisis confiable se vuelve inviable cuando es necesario recopilar la información de cada contexto.
Así, la mayor ventaja de contar con un Software de Gestión de Riesgos es superar estas limitaciones. Con él podrá distribuir las acciones, descentralizar el tratamiento de los riesgos y formalizar las responsabilidades sin que se pierda la centralización de los datos. Es decir, que le permitirá estructurar el proceso en distintos pilares, pero teniendo siempre una herramienta integrada y estandarizada.
¿Cuáles son las ventajas de un Software de Gestión de Riesgos?
El proceso de la gestión de riesgos se extiende por toda la empresa y, desde un punto de vista operativo, esto debe reflejarse en el sistema a través del cual se realizan las acciones y los procedimientos. Desde el punto de vista gerencial, el sistema debe estar unificado y estandarizado siempre.
Todo esto quiere decir que las ventajas de un Software de Gestión de Riesgos pasan por:
- Estandarizar el proceso.
- Definir responsabilidades.
- Registrar información centralmente.
- Distribuir acciones.
- Notificar y divulgar todas las acciones.
¿Cuáles son las dificultades en la implementación de un Software para Gestión de Riesgos?
La gestión y el factor humano siempre serán un componente indispensable para el Sistema de Gestión de Riesgos. Un software, por sí solo, no es gestión, es exclusivamente una herramienta.
Nuestro software de gestión de riesgos en acción
“El módulo de Riesgos de Pensemos ha permitido que en nuestra organización mejore el acceso y la actualización de los riesgos por parte los responsables y gestores de los mismos. Esto es posible gracias a las notificaciones generadas por el sistema, las cuales ayudan alertando sobre los vencimientos en el monitoreo. Además, el módulo robustece la solidez de la gestión de riesgo al jerarquizar la relevancia dada al cubrimiento de causas y facilitar la articulación con otros módulos en las diferentes etapas, como son: los planes de mejora, indicadores y documentos. Todo esto permite tener integralidad en el sistema de administración de riesgos.”
-Cajasan-
¿Qué es la Gestión de Riesgos?
¿Cuáles son los pasos de la Gestión de Riesgos?
- Preparación: en esta etapa las organizaciones formulan e implementan acciones que les permiten blindarse mediante la definición, implementación y realización de ejercicios y pruebas. ¿Como consecuencia de esto aumentan su capacidad de recuperación a condiciones normales de operación.
- Respuesta: esta etapa se denomina “el momento de la verdad” debido a que se materializan los riesgos y se activan todos los planes y protocolos que estaban previstos en la etapa de preparación.
- Recuperación: una vez superada la contingencia, se debe llevar a la organización a etapas normales de operación.
En el marco de la resiliencia organizacional diversas instituciones internacionales han desarrollado referentes metodológicos que incorporan buenas prácticas que están han disposición de las organizaciones para fortalecer la gestión organizacional, dentro de ellas: COSO ERM 2017, ISO 31000:2018, ISO 31022:2020, ISO/IEC 27005: 2018, ISO 22301:2019.
La Suite Visión Empresarial incluye un módulo especializado en la gestión de riesgos en los que ha incorporado las buenas prácticas de los referentes internacionales.
¿Cuáles son los retos de la Gestión de Riesgos?
Uno de los mayores retos de la gestión de riesgos es lograr que todos los involucrados tengan un nivel de conocimiento similar. La capacitación es fundamental. Si bien un Software de Gestión de Riesgos hará que sea mucho más sencillo que los miembros de la organización pongan su atención en los riesgos de los procesos de los cuales son responsables y les ayudará a entender cuál es el camino que deben tomar para la gestión de estos riesgos, siempre es fundamental que exista una cultura en la organización que sea trasversal a todas las áreas y que permita consolidar la consistencia del proceso de gestión de riesgos.
Esta misma cultura será la que permita comprender que la gestión de riesgos, más allá de ser un requisito, es una herramienta que le permitirá optimizar todos los procesos de su organización y encaminarlos hacia el cumplimiento de sus metas.
Otros módulos de Suite Visión Empresarial que puede conocer:
Gestión Documental
Mejora Continua
Auditorias
Eventos y Decisiones
Reuniones
Gestión Pública (MIPG)
Planes de Acción