Software de Gestión Ambiental
Garantice el cumplimiento y el rendimiento mientras mejora su capacidad de gestionar los aspectos ambientales de su organización.
En Pensemos sabemos la importancia de contar con un Sistema de Gestión Ambiental eficiente que optimice el uso de los recursos y mitigue los impactos ambientales de la organización. La mejora del desempeño ambiental y el cumplimiento de las obligaciones legales y normativas son tareas realizables cuando se cuenta con un software que permite gestionar todos los frentes de forma centralizada a través de una sola herramienta.
El software de Gestión Ambiental de Pensemos permite, a través de múltiples funcionalidades, poner a disposición de las personas adecuadas los elementos requeridos para garantizar el cumplimiento de requisitos internos y externos y la mejora del rendimiento.
Haga un seguimiento detallado de cada etapa del proceso de gestión ambiental y establezca objetivos, indicadores y tareas claras, con responsables para cada una de ellas.
Facilite la programación y ejecución de las auditorías internas de la empresa, tomando en consideración el estado y la importancia de los procesos. Garantice el éxito en las auditorías externas con un seguimiento riguroso a los criterios de conformidad.
Genere y documente mejoras como acciones correctivas y preventivas haciendo seguimiento a su estado.
Cree y actualice documentos y registros mediante flujos previamente definidos gestionando procesos de documentación más eficientes.
Un software de Gestión Ambiental es una herramienta que busca garantizar que el alcance, los requisitos legales, la naturaleza de las actividades, servicios y productos de una organización, incluyendo los aspectos y los impactos ambientales asociados, cumplan con los requisitos establecidos en la norma ISO 14001, es decir, que su desempeño ambiental sea óptimo y eficaz.
Esta herramienta no sólo permite gestionar adecuadamente las actividades que pueden generar un impacto ambiental importante, sino que también ofrece la posibilidad de definir y dar a conocer los objetivos del sistema de Gestión Ambiental (GA) y ayuda a definir y ejecutar las acciones necesarias para alcanzarlos.
Permite la recopilación de información en los puntos donde se generan los incidentes y hace sencilla la visualización, socialización y el análisis de esta con informes y tableros de control automatizados.
Si bien es cierto que las necesidades de cumplimiento y garantía son diversas para cada organización, un software de Gestión Ambiental permite:
- Seguimiento al desempeño y los hallazgos de seguridad y auditorías e inspecciones ambientales: la posibilidad de llevar el seguimiento en un solo lugar, hacer un mejor análisis de la información recopilada para tomar acciones correctivas de forma oportuna y así garantizar el éxito en las auditorías.
- Seguimiento a las actividades de identificación y evaluación de riesgos: la posibilidad de integrar sus sistemas de gestión para lograr un mejor rendimiento general en su organización y hacer los riesgos ambientales parte de su sistema de gestión de riesgos.
- Gestión del cambio: gestiona los cambios y sus consecuencias, la integridad, la disponibilidad de recursos necesarios para realizar el cambio, la asignación y reasignación de responsabilidades y autoridades.
- Mejorar la capacidad de información, investigación y seguimiento de incidentes: cuando la información se captura y almacena en un mismo lugar, es más sencillo comprender cuál es el origen de los incidentes, atenderlos y optimizar los procesos involucrados.
- Gestión de calendarios de cumplimiento, por ejemplo, para capacitación o para el cumplimiento de requisitos obligatorios de información: tener una idea clara de cuáles son los lapsos en los que se deben alcanzar los objetivos, atender las no conformidades o bien contar con alguna certificación importante, ayuda a que los planes no se queden en palabras, sino que se transmitan a la realidad.
- Paneles de rendimiento que puedan reportar medidas en tiempo real: no basta con la compilación y el almacenamiento de la información, la eficiente visualización y socialización de los reportes es crucial y más cuando se generan en tiempo real, pues permiten una toma de decisiones oportuna y eficiente.
- Seguimiento de avisos de incumplimiento y acciones correctivas: no tiene sentido tomar acciones correctivas si no es posible hacer un seguimiento detallado de cómo estas acciones afectan positiva o negativamente al proceso.
- Seguimiento de inventarios y manifiestos relacionados con gestión ambiental: inventarios químicos o documentación sobre gestión de residuos, por ejemplo.
- Gestión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas: identifica fácilmente las partes interesadas, personas u organizaciones, que tienen o pueden tener impacto sobre su
- Biblioteca de documentos: centraliza los documentos y brinda control de versiones, estandariza los múltiples formatos y relaciona documentos con otros elementos del sistema.
- Seguimiento de cambios normativos: las normas y los estándares se actualizan, por ello es necesario que la herramienta permita hacer un seguimiento a los cambios o actualizaciones de estos.
- Mejora Continua: gestión integral de las no conformidades, las acciones correctivas y la evaluación de la eficacia de las acciones.
Todas estas características hacen de esta herramienta un aliado invaluable al momento de buscar la optimización del Sistema de GA.
La Gestión Ambiental se extiende por toda la empresa y, desde un punto de vista operativo, esto debe reflejarse en el sistema a través del cual se estandarizan los procesos, se recopila la información y se toman las acciones pertinentes. Desde el punto de vista gerencial, el sistema debe estar unificado y estandarizado siempre.
Todo esto quiere decir que un software de Gestión Ambiental le permitirá:
- Estandarizar el proceso.
- Definir responsabilidades y responsables.
- Registrar información centralmente.
- Distribuir acciones.
- Garantizar un proceso de mejora continua.
- Cumplir con los requisitos normativos.
Estas son ventajas del software de GA porque le permitirán también sembrar conciencia en su equipo sobre cómo sus trabajos y acciones cotidianas impactan el cumplimiento de la política ambiental de la organización y, por lo tanto, promoverá la alineación de los miembros y las distintas áreas en función del cumplimiento de sus objetivos.
La norma ISO 14001 es un estándar internacional que determina y delimita los requisitos fundamentales para implementar un Sistema de Gestión Medioambiental que demuestre un desempeño ambiental válido.
Comúnmente estos requisitos son visualizados como una limitante que se impone y pone trabas en el camino. Sin embargo, lo cierto es que estos estándares brindan una ruta de acción clara y un ámbito óptimo para el desarrollo de la Gestión Ambiental. Esto es crucial para las organizaciones de hoy, pues uno de los principales mecanismos competitivos en el mundo empresarial es su vertiente ambiental.
Este estándar es certificable y aplicable a todas las organizaciones que busquen, en su trabajo diario, la minimización de los impactos sobre el entorno y el cumplimiento con la legislación ambiental vigente.
El prejuicio que concibe estos estándares como una limitante es fácil de combatir con la implementación de un software de Gestión Ambiental. La estandarización y la gestión del cumplimiento se hace mucho más eficiente cuando la información está centralizada en una sola herramienta que la recopila, permite su visualización y socialización clara, facilita la interrelación de la información, por lo tanto, su análisis, la toma de decisiones y su consolidación en acciones.
Un software que reúne la planeación, la ejecución, la distribución y la socialización permite a los miembros de la organización comprender su rol dentro de los procesos y una evaluación y retroalimentación objetiva, lo que contribuye a optimizar los procesos de auditoría para que dejen de ser el momento más temido al interior de su empresa y, por el contrario, pasen a hacer parte del día a día con un proceso de mejora continua.
La norma ISO 14001 no tiene carácter obligatorio por haber sido orientada hacia las organizaciones que buscan encontrar un equilibrio sano entre la protección del medio ambiente, la prevención de la contaminación y sus necesidades socioeconómicas. Por ello, puede ser aplicado en cualquier organización, independientemente de su sector, ubicación geográfica, cultura, etc., siempre y cuando exista un interés por certificar su compromiso con el cuidado del medio ambiente.
Un Sistema de Gestión Ambiental es un marco que busca establecer una política y unos objetivos que respondan y tengan en cuenta los requisitos de ley alrededor de los aspectos ambientales significativos. Su principal objetivo es prevenir la contaminación y proteger el medio ambiente de los posibles impactos de la organización.
El proceso para implementar un Sistema de Gestión Ambiental varía dependiendo del tamaño, la actividad, los productos y servicios de la organización. Sin embargo, hay unos pasos que deben seguirse para lograr una correcta implementación, que tenga en cuenta estas particularidades, y los expondremos a continuación:
- Planeación: en este paso se define la política ambiental, se identifican los aspectos ambientales relevantes, así como los requisitos de ley, se definen los objetivos ambientales y se define una ruta de implementación.
- Implementación: en esta etapa se asignan las responsabilidades a las áreas y personas indicadas, se determina qué tipo de capacitación o formación debe llevarse a cabo, se sensibiliza y se comunica al personal sobre el proceso y se les acompaña durante este, se desarrolla la documentación que forma parte del sistema de Gestión Ambiental y se establecen los controles: de la documentación y la operación. Por último, se definen los planes de emergencia y su respectiva respuesta.
3. Comprobación: es el momento de realizar seguimiento y medición de los resultados. Se evalúa el cumplimiento y se deben tener en cuenta las no conformidades para tomar acciones correctivas y preventivas.
4. Actuación: La dirección revisa el SGA y se procede con la certificación.
Estos pasos redondean el proceso, pero como ya lo mencionamos, la implementación de este sistema depende enteramente de las particularidades de cada organización. Para facilitar la implementación, es importante contar con una herramienta que le permita personalizar los aspectos más cruciales del sistema de Gestión Ambiental y que se ajuste a sus búsquedas. Por ello, en Pensemos hemos ideado una herramienta que no solo cumple con todas las características mencionadas, sino que además podrá personalizar de acuerdo con las características de su empresa. Contáctenos y discutamos cómo nuestro software de Gestión Ambiental puede optimizar su proceso de gestión.