Software Corporate Performance Management – CPM

Uno de los marcos de referencia más comunes del Corporate Performance Management es el Balanced Scorecard – BSC o Cuadro de Mando Integral una metodología utilizada para definir y hacer seguimiento a la estrategia de una organización. Como lo mencionamos al final de esta sección existen otras metodologías que permiten implementar CPM, sin embargo, a continuación presentamos un ejemplo basado en el marco de trabajo provisto por el Cuadro de Mando Integral.

El BSC se basa en el equilibrio y la alineación de los elementos de la estrategia global y los elementos operativos de la misma.

Los elementos globales son: la misión (nuestro propósito), la visión (a qué aspiramos), los valores centrales (en qué creemos), las perspectivas y los objetivos.

Los elementos operativos son: los indicadores clave o KPI (ya sean indicadores inductores o de resultado) e iniciativas estratégicas (proyectos que lo ayudan a alcanzar sus objetivos).

1. La perspectiva financiera
2. La perspectiva del cliente
3. La perspectiva de procesos
4. La perspectiva de aprendizaje y crecimiento

Así, un software Corporate Performance Management es una herramienta de automatización que permite aplicar de forma óptima la metodología de definición y ejecución de la estrategia de su organización. Este tipo de software genera aportes importantes en términos de aplicación práctica y medición para su organización porque provee una representación visual de la estrategia, lo que se quiere lograr, al tiempo que enlaza los indicadores de gestión y las iniciativas estratégicas, lo que define cómo se van a lograr los objetivos. Esto permite desplegar la herramienta desde el nivel estratégico hasta el nivel operativo.

Sin embargo, aunque un software CPM puede tener como marco de referencia al Balanced Scorecard, no es esta la única metodología que es posible implementar. Metodologías como Objectives and Key Results – OKR, modelos como el European Foundation for Quality Management – EFQM, los sistemas de gestión de la calidad (ISO 9001) o la metodología de Alineación Total también pueden desarrollarse gracias a un Software CPM que permita aterrizar su planeación estratégica a un plan operativo y en unos indicadores de gestión que den cuenta del cumplimiento, o no, de sus objetivos. Esto permite que se de un proceso de retroalimentación y análisis constante que se base principalmente en la información y los datos, lo cual es crucial para el proceso de toma de decisión y, en definitiva, para una gestión eficaz.

• El tiempo y el esfuerzo requerido para preparar informes para la toma de decisiones y para las reuniones es demasiado alto. Este proceso se está haciendo manualmente de modo que el proceso es lento y deja muchos espacios para errores.
• Los líderes registran datos y análisis en hojas de cálculo, pero no se tienen soportes y cada quién tiene versiones diferentes de la información.
• Sus datos están excediendo rápidamente la capacidad de las hojas de cálculo con las que trabaja.
• Cada líder tiene responsabilidades, pero no es visible ni claro cómo impactan en la organización.
• No existe socialización eficiente de las hojas de cálculo en que trabaja porque cada una es modificada por distintos equipos e individuos.
• El análisis no es eficiente porque las fuentes están almacenadas en distintas bases de datos y reunir toda la información suele ser engorroso.
• Frecuentemente, sus líderes llegan sin preparación a las reuniones gerenciales y resulta imposible tomar decisiones.

Si usted se siente identificado con varias de estas situaciones y no ha encontrado un camino viable para sortear estos puntos que no permiten que su planeación estratégica se implemente en la práctica tal como se propone en la teoría, un software CPM es una herramienta ideal para usted.

El principal propósito de contar con un software Corporate Performance Management es garantizar que los esfuerzos que se reúnen para consolidar la planeación estratégica den los frutos esperados, es decir:

• Que la planeación estratégica pueda llevarse a acciones concretas, que permitan tomar decisiones más rápidas y eficientes.
• Que los datos financieros, de rendimiento, de los procesos, etc., estén siempre disponibles y puedan comunicarse con claridad a cada miembro de su organización.
• Que la distribución de tareas y responsabilidades sea clara y pueda hacerse un seguimiento minucioso de los aciertos y las posibles fallas en su ejecución.
• Que la retroalimentación se base en datos y no en criterios subjetivos, así la discusión se centra en la optimización de los procesos y no en los sujetos particulares.
• Que se puedan integrar los datos cualitativos y cuantitativos gracias al seguimiento de los KPIs.
• Que la estrategia no quede relegada al papel y por lo tanto al olvido, el software promueve una revisión constante de la estrategia que permite su optimización por la información que recopila y presenta claramente por medio de dashboards interactivos.

• Criterio de escalabilidad: a la hora de implementar cualquier herramienta tecnológica de gestión es necesario hacer un análisis de la escalabilidad que posea. La escalabilidad en términos de tecnología se refiere a la capacidad que tenga una herramienta para aumentar su capacidad o su tamaño sin afectar su funcionamiento y calidad. En este sentido, hay que tener en cuenta que el software CPM podrá ser implementado, en un primer momento, en algún departamento o unidad, pero lo ideal sería que gestionara el funcionamiento de toda la organización. La escalabilidad podrá definirse desde tres aspectos:
  • La herramienta debe ser escalable en términos de programación. Debe tener la capacidad de agregar nuevos cuadros de mando.
  • La herramienta debe ser escalable en términos de bases de datos. Debe tener la capacidad de acumular y soportar gran cantidad de datos.
  • La herramienta debe ser escalable en términos de comunicación. Debe tener la capacidad de difundir la información. Un plus para esto sería que la herramienta estuviera disponible en distintos idiomas.
• Criterio de flexibilidad y personalización: la flexibilidad que pueda tener el software CPM es un criterio muy importante. Es fundamental que la herramienta pueda integrarse con otras aplicaciones, asimismo el software debe tener flexibilidad en términos de enfoques de medición, lo que es muy importante al adaptarse a las necesidades de medición de cada organización. Debe ser flexible también en relación con la metodología, pues la flexibilidad también deberá estar presente en términos de implementación de múltiples perspectivas.
• Criterio de características y funciones: cada organización requiere funcionalidades distintas según sus necesidades específicas. Algunas funciones pueden ser: un gestor de tareas administrativas, la posibilidad de asignar propietarios de responsabilidades con el fin de contactarlos o enviarles automáticamente recordatorios. También, algunas organizaciones pueden necesitar un sistema de correo y labores automatizadas o la capacidad de poder hacer seguimiento a una actividad o proyecto de modo que se pueda rastrear su impacto en los objetivos estratégicos. Asimismo, algunas organizaciones pueden necesitar un sistema de seguridad mucho más estricto que otras. En conclusión, las características del software estarán definidas por las necesidades identificadas por la organización.
• Criterio de comunicación: para hacer un análisis en términos de comunicación, cada organización debe plantearse una serie de preguntas que le ayudarán a tener una mejor comprensión de sus necesidades y, por lo tanto, de lo que debe esperar de un software CPM.
  • ¿Quiere que el software esté habilitado para la web?
  • ¿Quiere que todos los miembros de la organización puedan comentar los elementos?
  • ¿Quiere automatizar las respuestas o llamados de atención a sus empleados de forma automática?
  • ¿Desea que su software tenga conexión con el servidor de correo electrónico?

• Criterio de especificaciones técnicas: las necesidades en términos de especificaciones técnicas dependerán de la infraestructura que tenga cada organización. Esto quiere decir que a la hora de elegir un software CPM es importante que este tenga compatibilidad con el sistema operativo y la infraestructura de red ya implementada en la organización. Otro criterio relacionado con las especificaciones técnicas es el mecanismo de autenticación, por ejemplo, algunas organizaciones requieren que se realice integración con el directorio activo LDAP.
• Criterio de interfaz de usuario y presentación de datos: bajo este criterio, las organizaciones deben decidir de qué manera quieren que el software les presente los datos. Las herramientas suelen variar estos modos de presentación, algunas pueden basarse en gráficas, mientras otras presentan la información basándose en tablas y textos. En este criterio, es muy importante que el mapa estratégico se presente de forma eficiente para que sean entendibles las relaciones causa-efecto y el análisis de la organización sea óptimo.
• Criterio de funcionalidad de análisis: las herramientas de automatización ofrecen capacidades de análisis de información que pueden ser simples o complejas. Este tipo de capacidades pueden incluir: análisis multidimensionales, funcionalidad estadística compleja, previsión o planificación de escenarios futuros. A la hora de tomar esta decisión será muy importante que los analistas de negocios estén presentes para estar seguros de las necesidades en relación con este criterio.
• Criterio de servicio: para analizar al proveedor del software es necesario examinar qué niveles de servicio ofrece, por ejemplo, valdría la pena cuestionar si el soporte de implementación viene incluido o si el proveedor trabaja con empresas de consultoría externas para este fin. Al examinar sus necesidades, las organizaciones deben definir cuánto apoyo necesitan de su proveedor para la implementación de la herramienta.
• Criterio de futuro: a la hora de elegir un software CPM las organizaciones deben comprender la visión a futuro que tenga la empresa proveedora en términos, por ejemplo, de frecuencia de lanzamiento de nuevas versiones del producto. De esta manera, se tendrá una noción de la evolución del mismo para asegurar compatibilidad futura.

En Pensemos tenemos años de experiencia en la implementación de software CPM. La metodología que implementamos principalmente es Balanced Scorecard pero nuestra herramienta es flexible y considera otras metodologías y perspectivas. Asimismo, nuestros consultores tienen una trayectoria amplia que les permite asesorarlo para que pueda materializar la visión y la misión de su organización en la formulación de una estrategia ajustada a la situación real de su organización. Esta consultoría es clave para que la implementación de la herramienta sea exitosa.