Software de Balanced Scorecard – BSC

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En el momento en que usted elige automatizar su metodología BSC, está a su vez, incrementando la calidad de la información medible sobre su organización. En ese sentido, con un software de Balanced Scorecard usted podrá contar con resultados más objetivos y fiables.

Es necesario tener en cuenta que la metodología Balanced Scorecard tiene como objetivo principal el cumplimiento de los objetivos estratégicos que están definidos según la visión y la misión de su organización. El BSC o CMI introduce varias perspectivas desde las cuales es posible alcanzar dichos objetivos, en este sentido, una de las desventajas que puede conllevar la implementación de este método es el volumen de información que puede contener. Un CMI contiene varias líneas estratégicas, objetivos, iniciativas estratégicas y por supuesto, indicadores. Este tipo de desventaja puede ser mitigada con la implementación de un software de Balanced Scorecard. Con el software se pueden analizar de forma organizada y objetiva, medidas, cálculos, proyectos (fechas de inicio, de finalización, porcentaje de avance, etc.), entre otros y transformar toda esta información en indicadores cualitativos y cuantitativos a los que pueden hacer seguimiento los miembros de la organización.

En conclusión, un software de Balanced Scorecard ofrece la posibilidad de examinar de mejor manera el comportamiento de cada uno de los objetivos que buscan asegurar l éxito de su organización. Es muy importante tener claro que un software de Balanced Scorecard es solo una herramienta que ayuda a mejorar la ejecución de la estrategia, ya que contar con uno no reemplaza una planeación estratégica bien fundamentada y con una hipótesis convincente.

Garantizar el éxito de una organización depende, en gran medida, de una planeación estratégica que pueda ser ejecutada y analizada óptimamente. El Balanced Scorecard es un método estratégico que permite evaluar el funcionamiento de una organización a partir de cuatro perspectivas:

Es necesario tener en cuenta que la metodología BSC permite hacer un análisis del funcionamiento de toda la estrategia de una organización estableciendo indicadores que permiten tener una medición específica para cada perspectiva. Estos indicadores medirán cómo se comportan las iniciativas estratégicas y si la gestión de la organización está alineada correctamente con los objetivos y la visión y la misión que rigen los pilares estratégicos.

¿Cómo saber si necesita un software Balanced Scorecard?

En un primer momento, la metodología BSC puede ser administrada desde las hojas de cálculo de Excel, no obstante, es muy importante tener en cuenta que este tipo de herramientas suelen exigir mano de obra especializada para su uso, pueden resultar engorrosas y al mismo tiempo ser poco confiables.

Para elegir un sistema de automatización para la metodología Balanced Scorecard usted deberá preguntarse si la manera de administrar su estrategia está teniendo alguna de las siguientes fallas.

¿Cómo elegir un software Balanced Scorecard?

Como mencionamos anteriormente, cada organización tiene un conjunto único de necesidades y requerimientos. Cada organización es distinta en términos de tamaño, Tecnologías de la Información, estilo de comunicación, nivel de seguridad, presupuesto, diseño de estrategia, capacidades internas, entre otros. Es por esta razón que los criterios de selección a la hora de elegir un software de Balanced Scorecard son diversos. A continuación, le presentaremos una lista de los principales criterios para tener en cuenta para este tipo de elección, en ese sentido, cada organización deberá entender las necesidades de su BSC y los requerimientos que deberá exigirle al proveedor de software que elija. Puede que también encuentre útil nuestro listado exhaustivo de preguntas para elegir un software de Balanced Scorecard.

Criterio de Escalabilidad: A la hora de implementar cualquier herramienta tecnológica de gestión es necesario hacer un análisis de la escalabilidad que posea. La escalabilidad en términos de tecnología se refiere a la capacidad que tenga una herramienta para aumentar su capacidad o su tamaño sin afectar su funcionamiento y calidad. En este sentido, hay que tener en cuenta que el software podrá ser implementado, en un primer momento, en algún departamento o unidad, pero lo ideal sería que gestionara el funcionamiento de toda la organización. La escalabilidad podrá definirse desde tres aspectos:

1. La herramienta debe ser escalable en términos de programación. Debe tener la capacidad de agregar nuevos cuadros de mando.
2. La herramienta debe ser escalable en términos de bases de datos. Debe tener la capacidad de acumular y soportar gran cantidad de datos.
3. La herramienta debe ser escalable en términos de comunicación. Debe tener la capacidad de difundir la información. Un plus para esto sería que la herramienta estuviera disponible en distintos idiomas

Criterio de Flexibilidad y personalización: La flexibilidad que pueda tener el software es un criterio muy importante. Es fundamental que la herramienta pueda integrarse con otras aplicaciones, asimismo el software debe tener flexibilidad en términos de enfoques de medición, lo que es muy importante al adaptarse a las necesidades de medición de cada organización. Debe ser flexible también en relación con la metodología BSC, pues la flexibilidad también deberá estar presente en términos de implementación de otras perspectivas y nuevos cuadros de mando.

Criterio de Características y funciones: Como hemos mencionado anteriormente, cada organización puede necesitar funcionalidades distintas según sus necesidades específicas. Algunas funciones pueden ser: un gestor de tareas administrativas, la posibilidad de asignar propietarios de responsabilidades con el fin de contactarlos o enviarles automáticamente recordatorios. También, algunas organizaciones pueden necesitar un sistema de correo y labores automatizadas o la capacidad de poder hacer seguimiento a una actividad o proyecto de modo que se pueda rastrear su impacto en los objetivos estratégicos. Asimismo, algunas organizaciones pueden necesitar un sistema de seguridad mucho más estricto que otras. En conclusión, las características del software estarán definidas por las necesidades identificadas por la organización.

Criterio de Comunicación: Para hacer un análisis en términos de comunicación, cada organización debe plantearse una serie de preguntas que le ayudarán a tener una mejor comprensión de sus necesidades y, por lo tanto, de lo que debe esperar de un software de Balanced Scorecard. Algunas de estas preguntas son: ¿Quiere que el software esté habilitado para la web? ¿Quiere que todos los miembros de la organización puedan comentar los elementos del CMI? ¿Quiere automatizar las respuestas o llamados de atención a sus empleados de forma automática? ¿Desea que su Software tenga conexión con el servidor de correo electrónico?

Criterio de Especificaciones técnicas: Las necesidades en términos de especificaciones técnicas dependerán de la infraestructura que tenga cada organización. Esto quiere decir que a la hora de elegir un software es importante que este tenga compatibilidad con el sistema operativo y la infraestructura de red ya implementada en la organización. Otro criterio relacionado con las especificaciones técnicas es el mecanismo de autenticación, por ejemplo, algunas organizaciones requieren que se realice integración con el directorio activo LDAP.

Criterio de Interfaz de usuario y Presentación de datos: Bajo este criterio, las organizaciones deben decidir de qué manera quieren que el software les presente los datos. Las herramientas suelen variar estos modos de presentación, algunas pueden basarse en gráficas, mientras otras presentan la información basándose en tablas y textos. En este criterio, es muy importante que el mapa estratégico se presente de forma eficiente para que sean entendibles las relaciones causa-efecto y el análisis de la organización sea óptimo.

Criterio de Funcionalidad de análisis: Las herramientas de automatización ofrecen capacidades de análisis de información que pueden ser simples o complejas. Este tipo de capacidades pueden incluir: análisis multidimensionales, funcionalidad estadística compleja, previsión o planificación de escenarios futuros. A la hora de tomar esta decisión será muy importante que los analistas de negocios estén presentes para estar seguros de las necesidades en relación con este criterio.

Criterio de Servicio: Para analizar al proveedor del software es necesario examinar qué niveles de servicio ofrece, por ejemplo, valdría la pena cuestionar si el soporte de implementación viene incluido o si el proveedor trabaja con empresas de consultoría externas para este fin. Al examinar sus necesidades, las organizaciones deben definir cuánto apoyo necesitan de su proveedor para la implementación de la herramienta.

Criterio de Futuro: A la hora de elegir un software de Balanced Scorecard, las organizaciones deben comprender la visión a futuro que tenga la empresa proveedora en términos, por ejemplo, de frecuencia de lanzamiento de nuevas versiones del producto. De esta manera, se tendrá una noción de la evolución de este para asegurar compatibilidad futura.

¿Cómo implementar un Software Balanced Scorecard?

La implementación de un Software de Balanced Scorecard puede traer muchos beneficios para la gestión de su organización, no obstante, sin una buena implementación inicial, la herramienta no funcionará correctamente, ni se obtendrán los resultados esperados. A continuación, le presentamos 3 tips para implementar el software adecuadamente.

1. Elija convenciones para los componentes del BSC: Elegir convenciones para nombrar los objetivos del Balanced Scorecard es una buena idea para organizar y entender las relaciones causa-efecto de la metodología. Por ejemplo: El primer objetivo relacionado con la perspectiva financiera podría ser nombrado “F1: Generar un alto margen de beneficio”, en este sentido, esto serviría de referencia para nombrar al indicador que mediría este objetivo, así, por ejemplo, el indicador podría ser nombrado “F1a. Margen de beneficio”. Eso ayudará a que se comprenda de mejor manera cómo se relacionan las mediciones con los distintos objetivos y perspectivas y se logrará establecer un lenguaje común para quienes usarán la herramienta. En este sentido, además de establecer estas convenciones será muy importante mantenerlas hasta el final y no hacer ningún tipo de modificación a las convenciones ya acordadas.

2. Cree un glosario de términos: Como hemos discutido en otras oportunidades, la optimización de la comunicación organizacional es uno de los beneficios más importantes que aporta, tanto la metodología BSC, como un software de Balanced Scorecard. La configuración de un glosario de términos ayudará a que efectivamente este beneficio se materialice. Es muy importante que todo el equipo de su organización use los mismos términos para referirse a los mismos conceptos, es decir, de nada vale tener canales eficaces de comunicación, si la gerencia habla un idioma distinto al de los empleados encargados de la ejecución estratégica. Así, por ejemplo, usted deberá hacer elecciones de este tipo: elegir entre las palabras “indicadores”, “medidas” o “KPI’s”. De la misma manera que con las convenciones del punto 1, uno de los factores más importantes para que esto genere resultados, será el de mantener la coherencia respecto a la terminología y no hacer cambios abruptos al respecto una vez se haya acordado el glosario y se haya compartido con todos los miembros de la organización.

3. Prográmese: Las reuniones de análisis estratégico son muy importantes para la evaluación constante de la estrategia. No obstante, como hemos mencionado en otras ocasiones, lo operacional suele hacer que se pierda de vista el análisis de la estrategia de la organización. Para una implementación eficaz de un software de Balanced Scorecard será fundamental que usted planifique sus RAE de forma estricta, teniendo en cuenta todos los obstáculos logísticos que puedan presentarse. Planifique tantas reuniones de análisis estratégico como sean necesarias, de modo que realmente dedique el tiempo necesario a su estrategia.

Tipos de proveedores de Software Balanced Scorecard

A lo largo de los años de existencia de la metodología Balanced Scorecard, han emergido muchas herramientas software que complementan el método. Podría decirse que existen 4 grandes tipos de proveedores de software Balanced Scorecard:

1. Proveedores de Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP por sus siglas en inglés Enterprise Resource Planning): Este tipo de proveedores suelen incluir dentro de un Software ERP, herramientas para gestionar la metodología BSC-CMI.
2. Proveedores de Business Intelligence (BI): Estos proveedores tienen herramientas que permiten construir un Balanced Scorecard a pesar de que su software no esté diseñado específicamente con este fin.
3. Proveedores de herramientas BSC para Excel: Son proveedores que ofrecen soluciones en Excel para Balanced Scorecard usando sus características avanzadas.
4. Proveedores especializados en software de Balanced Scorecard: Proveedores especialistas que tienen un software de Balanced Scorecard como su producto principal.

Un proveedor especializado de Software Balanced Scorecard como Pensemos pone sobre la mesa dos ventajas esenciales: primero, hace posible obtener más rápido el retorno sobre la inversión en el software y, segundo, acelera el proceso de eliminar cada uno de los siguientes síntomas de una ejecución de la estrategia en apuros:

• Carencia de integración.Es parte de su rutina esperar a que lleguen incontables hojas de cálculo de cada rincón de su compañía para poder crear los informes consolidados de su organización.
• Reuniones gerenciales inefectivas.En sus reuniones de análisis estratégico suele ocurrir que los líderes llegan sin prepararse porque hubo retrasos al enviar la información para consolidarla.
• Falta de foco.Si le pregunta a sus líderes y empleados cuál es su prioridad número uno para esta semana o este mes y recibe una respuesta difusa o por el contrario escucha un listado de 10 o 15 temas “urgentísimos”.
• Información inoportuna para tomar decisiones.En su departamento de planeación hay un cartel que dice: “Si quiere un reporte con información de hoy, vuelva mañana”, con lo cual queda claro que para tener datos para tomar cualquier decisión se deben esperar varios días.
• Cuellos de botella.Frecuentemente escucha a las personas del departamento de planeación quejándose porque dependen del área de tecnología para generar la información necesaria al tomar decisiones.
• Desalineación.Existen dificultades alineando la compensación de cada líder con sus metas.
• Falta de compromiso. Desmotiva pues no existe claridad de cómo cada persona contribuye al desempeño global de la compañía.