Sistemas Integrados de Gestión

Contar con una herramienta que realmente te permita integrar todos tus sistemas de gestión es crucial cuando se busca la alineación y el cumplimiento de la normativa al interior de tu organización. Nuestros consultores son expertos que podrán guiarte en la integración de tus modelos de gestión para alcanzar el cumplimiento de las normas ISO y otras normas internacionales.

¿Qué son los Sistemas Integrados de Gestión?

Los sistemas integrados de gestión (SIG) son enfoques organizativos que combinan y coordinan diversos aspectos de la gestión, como calidad, medio ambiente, salud y seguridad ocupacional, entre otros, en una estructura unificada. Estos sistemas buscan racionalizar y mejorar los procesos internos al establecer estándares y procedimientos comunes. Al implementar un SIG, las empresas pueden reducir redundancias, optimizar recursos y mejorar la eficiencia operativa. Dicha integración es posible gracias al ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar) que es la columna vertebral de todos los Sistemas de Gestión. Además, los SIG ayudan a cumplir con regulaciones y requisitos legales, a la vez que facilitan la medición y el seguimiento del desempeño en múltiples áreas. La adopción exitosa de un SIG requiere compromiso de la alta dirección, planificación detallada y una cultura organizacional orientada hacia la mejora continua.

Los modelos integrados de gestión generalmente incluyen los siguientes sistemas:

Gestión ambiental

SI – Seguridad de la información

SST – Seguridad y salud en el trabajo

Calidad

Riesgos

Cada uno de estos modelos de acuerdo con la normativa correspondiente:

Gestión ambiental

ISO 14001

SI – Seguridad de la información

ISO IEC 27001

SST – Seguridad y salud en el trabajo

ISO 45001

Calidad

ISO 9001 de 2015

Riesgos

ISO 31000

La integración de los sistemas no precisa que la empresa cuente con cada uno de estos sistemas de gestión para implementarse. Es decir, que es posible contar con modelos integrados de gestión que solo integren Gestión de Riesgos y Seguridad de la Información con sus respectivas normativas.

Así mismo, la integración de los sistemas puede darse de forma paulatina. Las normativas se consolidan y actualizan constantemente, así como las organizaciones se transforman y evolucionan cada día, requiriendo la implementación de nuevos sistemas de gestión que las soporten. Es por esto que la alta dirección de una organización se puede decidir por la implementación y certificación en normas ISO, y la integración y optimización de sus sistemas de gestión.

¿Qué es un software de Sistemas Integrados de Gestión?

Un software de Sistemas Integrados de Gestión es una herramienta que permite tener la certeza real, al interior de una organización, de que las normas y los estándares se cumplen en los procedimientos diarios. ¿Cómo funciona? A través de la optimización de los recursos disponibles, el almacenamiento de forma ordenada y automatizada para garantizar su disponibilidad, acceso y protección, el reconocimiento de los puntos en común de los múltiples sistemas de gestión, el manejo efectivo de la documentación, la disminución en los tiempos y en los costos.

Cada día más la normativa y los estándares internacionales reconocen la necesidad de concebir los sistemas de gestión y los estándares que los rigen como un sistema orgánico en el que es indispensable que unos y otros se interrelacionen de forma estrecha. El resultado es la alta calidad de los procedimientos y por lo tanto de los productos y servicios que oferta la organización.

Un software de sistemas de gestión en tu organización te permitirá certificarte según los estándares nacionales e internacionales más importantes, garantizando la seguridad y calidad de tus procesos, productos y servicios. Con el software adecuado la certificación no será un trámite tortuoso y exasperante, sino la consecuencia lógica de la aplicación, optimización e integración de los sistemas de gestión.

¿Cuáles son los beneficios de un software de Sistemas Integrados de Gestión?

La integración de los Sistemas de Gestión no tiene ventajas únicamente en cuanto a la auditoría interna o externa que permite la certificación de las organizaciones en estándares internacionales. Estos beneficios son apenas una consecuencia lógica de la implementación de un sistema que centraliza toda la información, a la vez que permite su consulta y análisis especializado.

Las ventajas primordiales de un software de Sistemas Integrados de Gestión son:

La integración de los sistemas de gestión garantiza que todas las partes involucradas se orienten hacia la mejora continua a través de un enfoque de procesos.

Con un software de Sistemas Integrados de Gestión todas las tareas y procesos tienen un responsable definido, cada responsable recibe la información que necesita para mejorar sus procesos y alimenta, a la vez, una base de datos centralizada con sus labores a corto, mediano y largo plazo.

La estructura de la implementación de los Sistemas de Gestión se estandariza cuando una organización cuenta con un software que facilita su integración. Esto significa que la inserción de nuevos Sistemas de Gestión deja de ser un reto y pasa a ser un proceso estandarizado.

La competitividad de la organización al permitirle funcionar bajo una estructura de alto nivel que garantiza el cumplimiento de los más altos estándares internacionales.

Un software de Sistemas Integrados de Gestión reduce los costos de certificación, los plazos de las auditorías y los esfuerzos de mantenimiento de los sistemas.

¿Cuáles son los retos de la implementación de un software de Sistemas Integrados de Gestión?

En general, la implementación de una herramienta para la integración de los Sistemas de Gestión tiene dos posibles escenarios:

La organización ya tiene instaurados Sistemas de Gestión y busca su integración a través de una herramienta que garantice la estandarización del proceso.

La organización va a comenzar a instaurar Sistemas de Gestión y procesos de certificación, y quiere hacerlo de forma estandarizada a través de una herramienta que facilite y optimice su integración.

En el primer escenario la organización se enfrentará a la resistencia para la implementación de un nuevo sistema que tiene una brecha de aprendizaje e implica ajustes en la forma como se realizan los procesos. Además, tiene que hacer una migración de información buscando mantener la protección de datos y su integridad.

En el segundo escenario los mayores retos son: la brecha de aprendizaje, además del proceso de estandarización y ajuste de los procedimientos, de acuerdo con los estándares en los que se busca certificarse.

¿Cuándo implementar Sistemas Integrados de Gestión?

Existen múltiples señales que pueden indicarte que tu organización necesita integrar sus Sistemas de Gestión. La mayor de ellas es quizás que no hay una alineación clara entre los múltiples elementos de tus Sistemas de Gestión, como las mediciones, planes, documentación o auditorías de tu organización.

Escenarios en los que, por ejemplo, tu organización logró una certificación en la norma ISO 9001 pero tus colaboradores, que trabajaron para cumplir con este estándar, todavía no ven con claridad la relación entre este Sistema de Calidad y la protección de datos e información y, por ello, no tienen un tratamiento cuidadoso de la información correspondiente a este sistema.

También, Sistemas de Gestión en los que no hay una identificación clara de potenciales riesgos y, por lo tanto, los incidentes son recurrentes y generan retrasos, pérdidas de información, afectaciones en la calidad del medio ambiente que podrían haber sido previstas, entre otros.

Por último, cuando la alta dirección de una organización identifica una falencia en la alineación del conjunto de los sistemas hacia el cumplimiento de los objetivos, incluyendo la certificación en estándares ISO u otras certificaciones internacionales, puede haber una necesidad no cubierta de integrar estos sistemas para encauzarlos hacia los objetivos misionales de la organización.

En Pensemos somos expertos en brindarte las herramientas para que puedas integrar tus sistemas de gestión, mejorar tus procesos, reducir los costos de certificación y que las normas y los estándares se cumplan en los procedimientos diarios.

Esperamos que este artículo haya sido de gran ayuda para ti. ¡Hasta la próxima!