Software de Gestión de la Calidad
No basta con documentar los procesos, estos se deben gestionar. Maneje su sistema de Gestión de la Calidad con una herramienta potente y funcional que puede ser usada desde la alta gerencia hasta los últimos niveles de su equipo de trabajo.
¿Qué es un software de Gestión de la Calidad?
La Organización internacional de Normalización ISO establece un conjunto de normas y estándares a partir de los cuales se determinan los Sistemas de Gestión de la Calidad. Estos estándares definen los requisitos mínimos a cumplir para satisfacer los requerimientos de los clientes internos y externos de una organización.
Así, un software de Gestión de Calidad busca la optimización y la automatización de los procesos asociados con el cumplimiento, tanto de los estándares definidos en la ISO 9001 como de los estándares internos. Permite controlar costes operativos, valorizar los recursos disponibles, automatizar el control de la documentación y, en términos generales, cumplir con el requisito de mejora continua exigido por ISO 9001.
Las preocupaciones en torno a la calidad han evolucionado y por lo tanto las herramientas para gestionarla se han transformado a la par. Si bien en los años cincuenta las organizaciones se preocupaban primordialmente por asegurar que el producto final cumplía con los estándares del diseño original, hoy, el concepto de calidad incorpora la planeación e implementación de la estrategia de la organización y contempla factores sociales, políticos, económicos, financieros y tecnológicos. Estos factores deben ser considerados en un software de gestión de la calidad para poder calificarlo como eficaz.
A la hora de elegir un proveedor de Software usted debe hacer un diagnóstico de las necesidades de su organización, así como de la flexibilidad de la herramienta para satisfacerlas. Cada sistema de Gestión de la Calidad tiene requerimientos que se consideran al momento de elegir un software que se adapte a ese sistema y que añada valor al implementarlo.
Si bien no es sencillo encontrar información sobre la implementación de este tipo de herramientas o su calidad, lo cierto es que existen ciertas características que debería cumplir un software de Gestión de Calidad hoy en día y más pensando en la necesidad de cumplir con los estándares exigidos en la ISO 9001.
Gestión del Riesgo
La Gestión de Riesgos y la Gestión de Calidad se relacionan de forma estrecha. Una herramienta que le permita entender las causas y efectos de los riesgos en su organización, definir un responsable para la gestión de cada riesgo, prever cómo este riesgo podría afectar a las distintas áreas y procesos, entender la probabilidad de que el riesgo se materialice y su potencial gravedad, así como establecer controles que permitan reducir el nivel de riesgo, es una herramienta que ayuda a garantizar la calidad, definiendo y gestionando las situaciones o amenazas que podrían afectarla.
Esto resulta de gran importancia ya que la posibilidad de ver problemas sistémicos e identificar su causa raíz permite hacer los ajustes necesarios para reducir, mitigar, compartir o considerar la posibilidad de aceptar el riesgo.
Control de los documentos y registros
Es muy importante tener una herramienta que permita, tanto hacer seguimiento al ciclo de creación, revisión y aprobación de la documentación, como contar con una ubicación centralizada, accesible y segura para almacenar esta documentación al interior de la organización.
Un software de Gestión de la Calidad debe: ofrecer una ubicación para cada documento, facilitar la asignación de responsabilidades y de notificaciones para los interesados en los documentos, permitir el control sobre los cambios asegurando la trazabilidad de las versiones anteriores, la disponibilidad de la última versión y el enrutamiento automático, lo que garantiza el adecuado manejo y control de los documentos y registros.
Accesibilidad desde cualquier lugar
Hoy más que nunca, contar con una herramienta a la que se pueda acceder desde ubicaciones diversas es crucial y más cuando los miembros de su organización no están todos ubicados en el mismo lugar.
Un software de Gestión de la Calidad eficaz le permite gestionar en la nube. Es una solución tecnológica que puede significar una transformación real en la disponibilidad y la accesibilidad de la información, así como en la alineación de su equipo y su Sistema de Gestión de la Calidad con la estrategia.
Análisis cuantitativo y cualitativo
La medición es fundamental para conocer el rendimiento real del Sistema de Gestión de la Calidad y es importante tomar en cuenta tanto una perspectiva cualitativa como una cuantitativa. Un software de Gestión de la Calidad no solo le permite recopilar la información sino visualizarla y comunicarla de manera eficiente. Esto facilita el análisis y, por supuesto, la retroalimentación.
Además, el software le permite asignar responsables para los procesos vinculados con la Gestión de la Calidad, lo cual facilita, a su vez, que ellos comprendan con claridad cómo sus labores cotidianas contribuyen al cumplimiento de los objetivos de calidad. Esto permite una mejor alineación y consolidación del equipo.
Auditorías
Hoy más que nunca, contar con una herramienta a la que se pueda acceder desde ubicaciones diversas es crucial y más cuando los miembros de su organización no están todos ubicados en el mismo lugar.
Un software de Gestión de la Calidad eficaz le permite gestionar en la nube. Es una solución tecnológica que puede significar una transformación real en la disponibilidad y la accesibilidad de la información, así como en la alineación de su equipo y su Sistema de Gestión de la Calidad con la estrategia.
La implementación, el mantenimiento y la certificación del Sistema de Gestión de la Calidad en su organización será mucho más sencilla con un Software de gestión de la Calidad, que le permita gestionar desde la definición de los procesos hasta las auditorías. Sin embargo, ¿cómo estar seguro de que un Software de Gestión de la Calidad es la herramienta que su organización busca?
- A la hora de elegir un proveedor de software usted debe hacer un diagnóstico de las necesidades de su organización, así como de la flexibilidad de la herramienta para satisfacerlas. Muchas de estas herramientas son modulares así que es importante tener claridad sobre cuáles son los módulos con los que cuenta y si estos se ajustan a los dolores de su Sistema de Gestión de la Calidad. Si estos dos puntos coinciden significativamente entonces lo más probable es que esta herramienta represente una solución real para su organización.
- Si tiene problemas para designar responsables de los procesos asociados con la Gestión de la Calidad y a menudo se encuentra con que hay tareas huérfanas o con que sus colaboradores no tienen una idea clara de cómo sus trabajos cotidianos contribuyen o afectan los resultados de sus indicadores de calidad.
- Cuando no es evidente la relación entre su Sistema de Gestión de la Calidad y otros sistemas o procesos al interior de la organización como la Gestión de Riesgos, un software de Gestión de la Calidad puede ser una excelente opción. No solo le permitirá establecer estos vínculos con claridad sino visualizar y transmitir la información de forma mucho más eficiente.
- Cuando la administración de la documentación es poco eficiente y tiende a la confusión. Gran parte del valor de su compañía se encuentra en el conocimiento reflejado en la documentación que se genera día a día y un software de Gestión de la calidad le permitirá administrar los elementos básicos de su Sistema de Gestión de la calidad, entre ellos: Política de Calidad, Objetivos y Mapa de Procesos.
- Si su organización está buscando una certificación de calidad ISO 9001 sin duda un software de Gestión de Calidad facilitará, acelerará y optimizará este proceso de auditoría y certificación.
El propósito principal de un Sistema de Gestión de la Calidad es establecer una línea clara en temas de calidad al interior de una organización. Este sistema permea la planificación de la producción, los procesos y recursos que son necesarios para esta producción y, sin duda, el producto final.
Como mencionamos anteriormente la Organización Internacional de Normalización es la entidad que se ha encargado de definir cuáles son las normas estandarizadas de calidad a nivel internacional para el sector de producción, alimentación, agricultura y sanidad.
Las normas ISO certifican entonces que la creación de productos y servicios se da bajo unos estándares de calidad determinados y cumplen con unos requisitos mínimos de seguridad y calidad. La norma ISO 9001 de 2015 brinda las bases para establecer un sistema interno de gestión de la calidad que, eventualmente, repercutan en una certificación internacional de calidad. Ayuda a garantizar la satisfacción del cliente tanto durante los procesos de fabricación como al adquirir el producto final.
Además, esta normativa garantiza una estandarización de los procesos productivos en términos de calidad. Estos procesos se gestionan mucho más fácilmente a través de un software de gestión de la calidad que permite hacer un seguimiento tanto al cumplimiento como a los responsables.
Grandes compañías ya gestionan su día a día a través de un Software de Sistema de Gestión de la Calidad. Contáctenos y viva la experiencia de una herramienta potente y funcional que puede ser usada desde la alta gerencia hasta los últimos niveles de su equipo de trabajo.
¿Cómo funciona un software de Gestión de la Calidad?
Sabemos que gran parte del valor de su compañía se encuentra en la documentación que se maneja en el día a día, por ello hemos creado un Software de Gestión de la calidad que le permitirá administrar los elementos básicos de su Sistema de Gestión de la calidad, entre ellos: Política de Calidad, Objetivos y Mapa de Procesos.
Nuestro software de Gestión de la Calidad permite, a través de múltiples funcionalidades, generar y poner a disposición de los miembros de la organización el manual de calidad y la documentación de los procesos y registros requeridos.
Mejora continua
Genere y documente acciones correctivas, preventivas y de mejora, y haga seguimiento a su estado
Control de Documentos y Registros
Gestione procesos de documentación más eficientes mediante flujos de trabajo previamente definidos en donde podrá crear y actualizar documentos y registros.
Indicadores de procesos
Mida los objetivos de calidad y enlace su gestión con los resultados de los objetivos estratégicos de la empresa, para tomar mejores decisiones.
Seguimiento a compromisos
Visualice las responsabilidades que tienen los miembros de su organización dentro del sistema de gestión, incluyendo la gestión de documentos, indicadores, planes, riesgos, mejoras, revisiones gerenciales y programas de auditoría, entre otras.
Auditorías
Facilite la programación y ejecución de las auditorías internas de la empresa, primero, tomando en consideración el estado y la importancia de los procesos y las competencias de los auditores disponibles, y luego, gestionando las listas de chequeo y los hallazgos identificados.
Revisiones Gerenciales
Programe las revisiones gerenciales en la empresa, registre los análisis realizados y gestione las decisiones que surjan a partir de estas.