Herramientas de control de gestión

La gestión al interior de una organización es crucial para que los objetivos y metas no se queden simplemente en el papel. Nos encontramos en un mundo con sistemas políticos, económicos y sociales que se transforman y se complejizan cada día más. Para resolver esta complejidad, es importante tener al interior de las organizaciones, métodos que permitan gestionar esfuerzos, recursos y capacidades para adecuarse a las exigencias del entorno y así ganar eficiencia y eficacia en los procesos.

La dirección estratégica es una forma de gestión que consiste en abarcar en un solo pensamiento estratégico todos los sistemas. Así, se alinea la planeación con los procesos de una empresa para que todo aquello que se proyectó pueda aterrizar en acciones y la organización se mantenga dirigida hacia sus objetivos. En estos casos, contar con algún tipo de herramienta que permita controlar la gestión, con un enfoque en los procesos, puede ser de gran ayuda y nos permitirá, entre otras cosas, tener una medida clara de qué tanto se está o no cumpliendo con la planeación estratégica. Por ello, hoy hemos decidido abordar las herramientas de gestión empresarial y contarle un poco más en detalle en qué consisten y cómo pueden ayudar en la gestión estratégica de su organización.

¿Qué herramientas de gestión puedo usar en mi empresa?

Existen diferentes metodologías que se pueden implementar como herramientas de gestión en una organización. El propósito de estas herramientas es garantizar que las empresas tengan la capacidad de adaptarse y transformarse para seguir vigentes y en marcha hacia sus objetivos, en el exigente contexto mundial. Para lograr este propósito, las herramientas de gestión acuden a distintos mecanismos y así se distinguen también unas de otras. A continuación, le presentaremos algunas de las herramientas de gestión que puede implementar en su organización y que le ayudarán en la alineación de la estrategia y los procesos.

1. Balanced Scorecard

El BSC, Balanced Scorecard o Cuadro de mando integral, es una metodología estratégica para el logro de los objetivos y metas organizacionales. Estos se representan en una estructura coherente y dinámica dentro de la estrategia del negocio. Los objetivos y metas, son puestos a prueba a través de indicadores que medirán el desempeño de la organización en el cumplimiento de iniciativas y proyectos programados. El BSC es sin duda, la mejor forma de comunicar su estrategia a cada miembro dentro de la organización para lograr el cumplimiento de sus metas.

Desde la introducción de la metodología Balanced Scorecard, o Cuadro de Mando Integral, por parte de los profesores Kaplan y Norton en el año 1992, y debido a la complejidad de su aplicación, han surgido herramientas que ayudan a potencializar y aprovechar completamente los beneficios del método.

Un Software de Balanced Scorecard es una herramienta de automatización que permite aplicar de forma óptima la metodología Balanced Scorecard en su organización. Un Software de Balanced Scorecard genera aportes importantes en términos de aplicación práctica y medición para su organización. Implementar este tipo de herramienta, ayuda principalmente a lograr que la estrategia sea el fundamento de cada acción, de modo que todos los esfuerzos se direccionen hacia el cumplimiento de las metas.

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2. Empowerment (Empoderamiento)

Este tipo de herramienta de gestión busca, como su nombre lo indica, empoderar a los miembros de la organización para que puedan apersonarse de la toma de decisiones, resolviendo problemas y ejecutando acciones oportunamente, sin que haga falta que pasen por la aprobación de sus superiores.

Esto, por supuesto, repercute en el nivel de responsabilidad que los miembros de su empresa asumen con los aspectos de la empresa que afectan la consecución de metas y permiten obtener los resultados buscados. Para que esta herramienta sea exitosa hay dos aspectos que son cruciales: proporcionar la información y la capacitación necesarias y contar con mecanismos de evaluación y retroalimentación constantes. Estos dos aspectos permitirán una comunicación directa y optimizarán los procesos, además, garantizarán el interés y el compromiso de los miembros con la organización y con sus tareas.

Como mencionamos anteriormente, una herramienta como el Software de Balanced Scorecard puede resultar altamente útil para comunicar su estrategia y tener una trazabilidad clara en el avance y la efectividad de las iniciativas que se proponen para cumplir con sus objetivos. En esa medida, contar con este software puede ser una excelente forma de garantizar que los miembros de su organización conocen la estrategia y el papel que juegan en ella y, a la vez, es la mejor manera de tener un proceso de retroalimentación que se base en la información y los datos para así evitar subjetividades innecesarias o incluso nocivas.

3. Reingeniería de procesos o BPR

La reingeniería de procesos o Business Process Reengineering (BPR) es, dentro de las herramientas de gestión, el mecanismo para repensar y reestructurar los procesos de una empresa, pero ¿con qué fin? Los propósitos pueden ser variados, y en principio lo que se busca es una mejoría bien sea en costos, eficiencia, calidad, etc. Este replanteamiento significa, necesariamente, un análisis a profundidad de aquello que funciona y aquello que debe ser transformado, desde las áreas que componen la empresa, pasando por cómo se desenvuelven los miembros de la organización en este esquema y llegando, sin duda, a evaluar nuestra planeación estratégica, los objetivos que se espera alcanzar y las iniciativas en las que se trabaja para lograrlo.

Tener insumos de información suficientes para cumplir con este propósito no es sencillo, y tomar decisiones radicales, como las que se plantean en esta metodología, es arriesgado si no hay un análisis que se base en información factual. Por ello, si cree que una reingeniería de procesos podría ser la herramienta que busca para lograr una optimización de los procesos de su organización, un Software de Balanced Scorecard podría ayudarle, no sólo a identificar las falencias y los puntos fuertes de sus procesos y, a grandes rasgos, de su estrategia, sino que hará mucho más sencillo el proceso de visibilización de los datos y, en esa medida, su comunicación. Este punto es relevante pues garantiza la alineación de los miembros de la organización, los procesos y la estrategia con el proceso de transformación.

4. OKR – Objetivos y Resultados Clave

Los Objectives and Key Results, OKR u Objetivos y Resultados Clave son una excelente herramienta para todos los tipos de empresa y traen diferentes beneficios cuando se formulan de forma adecuada a lo largo de la vida de la empresa. Se trata de un protocolo de fijación de metas colaborativo diseñado para compañías, equipos o individuos que implementa una metodología que ayuda a asegurar que todos los esfuerzos, a lo largo y ancho de una compañía, se enfocan en los mismos puntos clave.

Según esta metodología, un objetivo es el QUÉ queremos lograr, nada más ni menos. Por definición, los objetivos son significativos, concretos, están orientados a la acción e, idealmente, son aspiracionales. Cuando se diseñan e implementan de forma correcta, los objetivos son la vacuna contra el pensamiento y la ejecución dispersa.

Por su parte, los Key Results o Resultados Clave permiten tener un punto de referencia y monitorear CÓMO se alcanzan los objetivos. Unos KR efectivos son aquellos que son específicos y limitados en el tiempo, agresivos, pero siempre realistas.

Determinar con claridad qué es lo importante viene con el compromiso de alcanzarlo. Al implementar los OKR los líderes deben comprometerse públicamente con sus objetivos y mantenerse firmes en este compromiso. Así, no sólo es importante que los OKR estén claramente definidos, sino que sean comunicados con insistencia y la misma transparencia a todos los miembros de su organización. Una excelente estrategia para mantener la comunicación en todos los niveles de su empresa es la metodología Balanced Scorecard, que puede usarse en conjunto con los OKR.

5. Alineación Total

La Alineación Total es una herramienta de gestión estratégica creada por el consultor gerencial Riaz Khadem y plasmado en el libro Total Alignment (2017). Para sintetizar el concepto, podemos hablar de alineación cuando dos o más personas se mueven en la misma dirección y de integración cuando las personas cooperan entre sí. La Alineación Total tiene en cuenta: alineación e integración. Si una compañía desea estar alineada e integrada, primero necesita establecer un centro de enfoque o un marco de referencia para todos los trabajadores. Este marco reúne la visión, los valores y la estrategia de la organización; los trabajadores deben estar alineados con estos tres elementos.

Tener unidad en la visión, compartir los valores y estar de acuerdo con una estrategia creativa es el primer paso para que este modelo funcione dentro de una organización.

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6. disciplinas de la ejecución (4DX)

El mayor obstáculo para la ejecución de una estrategia nueva es modificar el comportamiento de las personas y lograr que conozcan los objetivos estratégicos, se comprometan con ellos y contribuyan al cumplimiento de las metas.

A continuación le presentamos las 4 disciplinas de la ejecución que le permitirán lograr sus objetivos más importantes, aún dentro del torbellino de las labores cotidianas.

1. Enfóquese en lo crucialmente importante: seleccione uno o, máximo, dos objetivos excepcionalmente cruciales. Examine la abundancia de buenas ideas. Luego asuma el desafío de decir no a algunas de ellas, para que pueda concentrar el tiempo y la energía de su empresa en esas Metas Crucialmente Importantes – MCI (Wildly Important Goals – WIG) que realmente importan.

2. Actuar sobre las medidas de predicción: identifique las acciones que maximizan la probabilidad de cumplir su MCI. Cada equipo debe definir actividades específicas, con objetivos medibles, que le permitirán avanzar en la consecución de su MCI y ayudarán con la de la empresa.

3. Lleve un marcador convincente: las personas actúan diferente cuando se lleva el marcador. Decirle a los empleados exactamente cómo se están desempeñando crea compromiso y dedicación. Trabaje con los miembros de su equipo, diseñando un marcador de juego grande y visible.

Primero, elija qué tipo de gráfico desea mostrar, ya sea un gráfico de barras, un gráfico circular o un diagrama de eje X / Y. Manténgalo simple, claro y fácil de leer para que pueda visualizar los indicadores predictivos e históricos. Actualice el marcador semanalmente y verá la diferencia en el actuar de las personas.

4. Crear una cadencia de rendición de cuentas: cree un sentido de responsabilidad personal a través de reuniones semanales de revisión de la MCI con una agenda establecida concentrándose únicamente en el estado de cumplimiento del gran objetivo.

7. Scaling Up

El Scaling Up es una herramienta estratégica de gestión que propone decisiones estratégicas en cuatro áreas críticas del negocio (personas, estrategia, ejecución y efectivo) con el propósito de que la organización pueda consolidarse como una empresa gacela.

Pero ¿qué es una empresa gacela? La mayoría de las empresas comienzan y se quedan siendo pequeñas. Pero algunas de estas pequeñas organizaciones, que llamaremos «ratones», despegan, disfrutan de un rápido crecimiento y finalmente superan las barreras de $1 millón, $10 millones e incluso $100 millones de dólares en ingresos. Algunas de ellas logran unirse a los «elefantes», las empresas más grandes del mundo, que representan solo el 1% de todas las empresas. Entre los ratones y los elefantes, se encuentran las raras empresas «gacelas». Las empresas gacelas son todas aquellas de menos de 5 años de fundadas y que han tenido un crecimiento anual promedio de más del 20% durante un periodo de tres años. Las gacelas representan entre el 2% y el 3% de todas las empresas y son responsables de casi todos los nuevos empleos e innovaciones de una nación debido a su crecimiento acelerado. En contraste, el 96% de las empresas de EE. UU. son pequeñas empresas que ganan menos de $USD 1 millón en ingresos.

Las diferentes etapas de crecimiento requieren diferentes prioridades. Cuando lanza por primera vez su compañía, los clientes y los ingresos son lo primero. Cuando amplíe de $USD 1 millón a $USD 10 millones, preocúpese por el flujo de efectivo porque una expansión de 10 veces cuesta una fortuna. Al crecer más allá de los $USD 10 millones, enfrentan más competencia y costos internos en aumento, en relación con los ingresos. Sus ganancias se elevan hasta el punto en que debe impulsar el crecimiento futuro con tecnología y procesos mejorados. Con $USD 50 millones o más, su enfoque cambia a estabilidad, asegurando un beneficio estable y confiable. Al aplicar los principios y las herramientas para escalar, no espere milagros. Desde la implementación hasta dominar los hábitos, el viaje dura aproximadamente cinco años.

8. Hoshin Kanri

El sistema de planificación y ejecución de la estrategia Hoshin Kanri fue desarrollado en los años 50 por el profesor Yoji Akao, en medio de la posguerra de Japón. Creado dentro del marco de la metodología de Control de la Calidad Total (Total Quality Control o TQC). Esta herramienta de gestión propone que los objetivos de la organización se comparten a todos los niveles de una empresa y, así, cada quien puede contribuir desde sus conocimientos y las necesidades de su cargo. Dice Akao que cada persona es experta en su propio trabajo, entonces, su experiencia se ve reflejada en los objetivos generales de la empresa, lo que convertirá a la empresa en la mejor en su campo. Así, todos los trabajadores de una organización se alinean hacia los mismos objetivos estratégicos.

En Pensemos conocemos la importancia de contar con un objetivo definido y alcanzable dentro de su organización, que se alinee con su visión y su misión, teniendo claridad sobre las acciones y los caminos que permiten dirigirse a esa meta con firmeza y confianza. Las herramientas de gestión facilitan justamente, trazar esa vía de acción. Pero, la experiencia nos ha mostrado que ese proceso sólo resulta realmente efectivo cuando está sustentado en la información, y cuando todas las personas dentro de la organización tienen claridad sobre la estrategia, los objetivos, las acciones y su rol dentro de todo esto. Para lograr estos dos fines, hemos consolidado una solución que le permitirá llevar la gestión de su organización a otro nivel y garantizará que sus objetivos sean alcanzados y aterricen en la operatividad de su empresa.