POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

1. PRESENTACIÓN:

El presente documento contiene la política de tratamiento de la información adoptada por PENSEMOS S.A., en cumplimiento por lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, que regula la protección de datos personales en Colombia, igualmente la citada disposición define los principios en materia de tratamiento y garantiza la protección de los derechos de los titulares de los datos personales. El responsable del tratamiento de los datos personales es PENSEMOS S.A., sitio web: www.pensemos.com

2. ANTECEDENTES:

La protección de datos personales tiene un origen constitucional por la consagración en 1991 del derecho a la intimidad y el derecho de Habeas Data como derecho fundamental de todo colombiano de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellos en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

También se consagro una obligación para el tratamiento de los datos y es el respeto por la libertad y otras garantías constitucionales. Por lo anterior todas las bases de datos que maneje cualquier entidad deben someterse a unos requisitos especiales.

Así mismo la Ley 1581 de 2012 establece las condiciones mínimas para realizar el tratamiento legítimo de los datos personales de los clientes, empleados, y cualquier otra persona natural, el literal K del Artículo 17 de la Ley 1581, obliga al responsable del tratamiento de datos personales a adoptar políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley incluidas las consultas y reclamos.

3. OBJETIVO:

La implementación de esta política tiene como objetivo garantizar la reserva y la seguridad sobre el tratamiento que PENSEMOS SA, dará a la información obtenida legalmente de los empleados con sus familiares, clientes, proveedores y terceros conforme a los lineamientos establecidos por la Ley 1581 de 2102 y el Decreto 1377 de 2013.

4. TRATAMIENTO DE LOS DATOS ADMINISTRADOS POR LA EMPRESA:

PENSEMOS SA, ha identificado los datos que administra así como las   actividades que desarrolla con dichos datos, en particular su recepción, conservación, disposición para  los fines  propios de  la relación laboral y/o comercial, así como los productos y servicios relacionados únicamente con el desarrollo del objeto social. La información recopilada  ha  sido  y  seguirá  siendo  tratada  con estricta  confidencialidad  y  será entregada a terceros en los casos estrictamente legales.

5. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO:

El tratamiento de datos personales suministrados por clientes, proveedores, empleados y sus familiares tiene como finalidad lo siguiente:

Los datos recopilados por PENSEMOS SA, serán utilizados para los fines propios de su actividad económica en el desarrollo, comercialización, instalación y soporte de software estratégico Suite Visión Empresarial, para organizaciones.

En el caso de los clientes, PENSEMOS SA, busca mantener una línea de atención y mejoramiento del servicio, así como la información sobre novedades en nuestros productos y servicios, así como hacerlos participes de actividades o campañas que puedan resultar de su interés.

En el caso de los proveedores, PENSEMOS SA, busca conocer y hacer seguimiento a la idoneidad de estos y la calidad de sus productos y servicios.

En el caso de los empleados, los datos serán utilizados con el fin de desarrollar las actividades, producto de la relación laboral que existe con estos y con sus familiares, hacerlos participes de los beneficios y derechos por concepto de pagos, afiliaciones a seguridad social, obligaciones laborales, además de las actividades de bienestar previstas por PENSEMOS SA.

Y cumplir con las obligaciones impuestas por las autoridades colombianas.

6. DERECHOS DE LOS TITULARES:

Como    titular    de    datos    personales    usted   tiene   los    siguientes    derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a  PENSEMOS SA,  o el Encargado del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros  frente a  datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

• Solicitar prueba  de   la   autorización  otorgada a PENSEMOS SA,  salvo    cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.

• Ser informado por PENSEMOS SA, o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los  principios, derechos y garantías   constitucionales y legales.   La revocatoria    y/o supresión   procederá  cuando la Superintendencia  de  Industria y Comercio    haya determinado que en el tratamiento el Responsable o Encargado ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

• Acceder en   forma gratuita   a   sus datos   personales   que   hayan   sido  objeto de Tratamiento.

7. PRINCIPIOS:

Principios generales que se acogen para garantizar la protección de los datos personales de los clientes, proveedores, colaboradores y sus familiares, en desarrollo de lo establecido en la ley 1581 y el decreto reglamentario 1377:

Principio de Legalidad: No habrá tratamiento de información personal de los clientes sin observar las reglas establecidas en la normatividad vigente.

Principio de finalidad: La incorporación de datos a las bases de datos físicas o digitales de PENSEMOS deberá obedecer a una finalidad legítima, la cual será oportunamente informada al titular en la cláusula de autorización para el tratamiento y en la política de privacidad.

Principio de libertad: PENSEMOS SA, únicamente realizará tratamiento de datos personales de sus clientes cuando cuente con la autorización de éstos en los términos del art. 3 literal a) de la ley 1581 de 2012 y el Capítulo II del decreto 1377 de 2013.

Principio de veracidad y calidad: PENSEMOS SA, propenderá porque la información de sus proveedores, clientes y empleados sea veraz y se encuentre actualizada, para lo cual dispondrá de medios eficientes para la actualización y rectificación de los datos personales. Igualmente, se abstendrá de llevar a cabo el tratamiento de la información cuando existan dudas sobre la calidad o veracidad de la misma.

Principio de transparencia: Dentro de los mecanismos que se establezcan para el ejercicio de los derechos de los titulares de la información personal, se garantizará al titular y a sus causahabientes, así como a los terceros autorizados por éste, el acceso a la información sobre datos personales que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida: PENSEMOS SA, se compromete a garantizar que la información personal únicamente podrá ser accedida por las personas autorizadas, así mismo su circulación se limitará al ejercicio de las finalidades autorizadas por el usuario.  PENSEMOS SA, dispondrá de medios contractuales para garantizar la confidencialidad y circulación restringida de la información.

Principio de seguridad: PENSEMOS SA, adelantará todas las medidas técnicas, administrativas y humanas para garantizar que la información personal de los titulares almacenada en bases de datos físicas o digitales no circule o sea accedida por personas no autorizadas.

Principio de confidencialidad: PENSEMOS SA, garantiza la reserva de la información inclusive después de finalizada la relación con algunas de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

8. CONDICIONES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS:

PENSEMOS SA, compila y almacena la información personal relacionada con los titulares con fines de consulta, procesamiento y uso, única y exclusivamente si los Titulares deciden voluntariamente suministrar la información y dan su autorización al respecto, la autorización se gestiona mediante formatos diseñados por  PENSEMOS SA, para tal fin, los cuales pueden ser objeto de consulta posterior, Toda la información suministrada por los Titulares de forma voluntaria forma parte de “Bases de Datos” que se rigen por la Ley 1581 y el Decreto 1377  y demás normas que las modifiquen, adicionen o complementen.

Los titulares de la información podrán, en cualquier tiempo ejercer los derechos consagrados en la ley 1581 de conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento, informarse sobre el uso que se ha dado a los datos, revocar la autorización, solicitar la supresión de sus datos cuando sea procedente y acceder en forma gratuita a los mismos. Para el ejercicio de los derechos el titular de la información podrá comunicarse con PENSEMOS S.A, a través de nuestra línea telefónica (+571) 489 82 50 o enviar un correo electrónico a protecciondedatos@pensemos.com o establecer contacto con PENSEMOS SA, a través de los distintos medios dispuestos para tal fin, tales como página web o redes sociales.

PENSEMOS SA, podrá suministrar información materia de tratamiento de las bases de datos bajo su responsabilidad a: los titulares, a sus causahabientes o sus representantes legales. A entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. A los terceros autorizados por el titular o por la ley.

PENSEMOS SA, no recolectará, incorporará, ni almacenará datos sensibles de sus clientes, proveedores, colaboradores y sus familiares o terceros a menos que exista una autorización previa del titular de la información. La autorización para el tratamiento de los datos sensibles se solicitará previa la incorporación de los mismos.  No podrá realizarse tratamiento de datos sensibles para fines distintos de los autorizados por el titular. El acceso, circulación y tratamiento de los datos sensibles será restringido y se limitará a lo expresamente autorizado por el titular y a lo estipulado en la ley.

Política para el tratamiento de datos de niños y adolescentes: PENSEMOS SA, velará por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas, adolescentes y menores de edad, garantizando que en el tratamiento de sus datos se respete el interés superior y los derechos fundamentales, únicamente habrá tratamiento de estos datos cuando exista autorización expresa de sus padres o acudientes.

Vigencia del tratamiento de los datos: La información suministrada por los titulares, permanecerá almacenada por el término necesario para el cumplimiento de los fines para los cuales fue incorporada.

Modificaciones a la política de Privacidad y tratamiento de datos personales: PENSEMOS SA, se reserva el derecho de modificar las normas de confidencialidad y protección de datos con el fin de adaptarlas a nuevos requerimientos de tipo legal, jurisprudencial, técnico, y en general, cuando sea necesario para prestar un mejor servicio. Las modificaciones posteriores a la fecha de publicación de esta política de publicidad, serán publicadas en esta misma página y se inscribirá allí su fecha de cambio.

9. DEBERES DEL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:
   • Garantizar al titular, en todo tiempo el pleno y efectivo ejercicio del derecho del Habeas Data.
   • Tomar las medidas para conservar la información bajo las condiciones de seguridad para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
   • Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.
   • Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la ley.
   • Permitir acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
   • Cumplir con las inspecciones y requerimientos que imparte la ley.
   • Salvaguardar la seguridad de la base de datos en la que contenga datos personales.
   • Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales.

10. PROCEDIMIENTOS:

Consultas: Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información  personal del titular que repose en cualquier base de datos a cargo del responsable PENSEMOS SA, por  medio  de  notificación  escrita radicada en correspondencia, o por  medio de correo electrónico enviado a:  proteccióndedatos@pensemos.com,  o  llamando a las líneas: (+571) 489 82 50.  Toda  consulta  será  contestada  por  el  mismo medio que fue formulada, en el término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir del recibido de  la misma, cuando  no fuere  posible  atender  la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles al vencimiento del primer término.

Reclamos: El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una  base  de  datos  debe  ser  objeto  de  corrección, actualización  o  supresión  o   cuando advierta  el  presunto  incumplimiento  de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley podrán   presentar  la  reclamación ante el responsable del tratamiento de forma escrita, la cual debe quedar registrada en la correspondencia, o al correo electrónico: protecciondedatos@pensemos.com , la solicitud debe contener: nombre completo, número de identificación, motivo de la solicitud o el reclamo, y dirección de envío de respuesta.

Si el reclamo resulta incompleto   se  requerirá al interesado dentro de los cinco (5)   días hábiles  siguientes a la solicitud del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el responsable presente la información se  entenderá que desistió del reclamo.  En  caso  de  que  el  que reciba el reclamo no sea competente  para resolverlo  dará  traslado a quien corresponda y en un término de dos (2) días e informará la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo se incluirá en la base de datos una leyenda que diga: “Reclamo en trámite “y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días, dicha leyenda debe mantenerse hasta  que  el  reclamo sea decidido.  El  término  máximo para atender  el reclamo es de quince (15) días hábiles contados a partir del siguiente día del recibido, cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se debe informar al titular el motivo  de la  demora  y  en  ningún caso   la   nueva   fecha   podrá  superar  los ocho  (8)  días  hábiles  siguientes  al   primer vencimiento.

Requisito de procedibilidad; El titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la  Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite ante el responsable del tratamiento.

Autorización de uso de datos personales: En el momento de la vinculación del funcionario, se recolecta la información del dato público, a través del FO-GH-028.  Para el proceso de contratación, afiliaciones y demás, se requieren datos de tipo privado, información del núcleo familiar incluidos los menores de edad, al suministrar dicha información el titular firma con huella los formatos, autorizando el uso, almacenamiento, consulta o transmisión de dicha información, los formatos son archivados en la carpeta- hoja de vida de cada titular de la información.

Bucaramanga, Junio 30 de 2013