Software de Gestión Pública
Un software que permite visualizar y hacer seguimiento a los diferentes elementos que componen las temáticas de la organización buscando garantizar el desarrollo riguroso de las políticas gubernamentales en cuanto a gestión pública.
Garantiza una gestión con transparencia y calidad. Las entidades públicas deben cumplir con los parámetros y normativas establecidos por la ley y el software facilita la implementación de normativas y la evaluación del cumplimiento de estas. De este modo el Gobierno Nacional garantiza una excelente administración que entregue resultados y que cuide los recursos de los ciudadanos.
Cuando los miembros del equipo humano no solo conocen claramente cuáles son sus funciones, sino que además son conscientes de su contribución directa o indirecta al cumplimiento de la estrategia en sus diferentes ámbitos, se hace más fácil el desarrollo de la misión y la visión institucional, aumenta el rendimiento de la organización con mejores productos y servicios para los grupos de valor y de interés.
Este software permite alinear la estrategia con la misión y la visión de las instituciones, instaura indicadores, planes, riesgos, y otras prácticas de gestión en una sola herramienta, haciendo del seguimiento y el control, un proceso optimizado que se ajusta a las necesidades de la organización y a los estándares de calidad.
El software apoya la toma de decisiones oportunas con base en la información parametrizada en los diferentes módulos del sistema, los cuales generan a su vez alertas y tableros de mando específicos. Además, permite la generación de informes de forma automatizada y unificada.
Facilita la programación y ejecución de las auditorías internas de la empresa, primero, tomando en consideración el estado y la importancia de los procesos y las competencias de los auditores disponibles, y luego, gestionando las listas de chequeo y los hallazgos identificados. Este proceso de auditoría y mejora continua garantiza un mejor desempeño en las auditorías externas.
Un software de Gestión Pública es una herramienta que facilita y optimiza la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, el cual, dicta las disposiciones y elementos que deben desarrollar todas las entidades públicas, abarcando todas las aristas que componen la gestión organizacional, lo que permite hacer de la Administración Pública un proceso inteligente, ágil, transparente y mucho más eficiente.
El software acompaña el proceso de planeación para la implementación del MIPG, con la implementación de objetivos, indicadores y tableros de control en línea con el Plan Nacional de Desarrollo (es decir, con el Gobierno Nacional), con la visión y la misión de cada entidad. Esta implementación traza una ruta clara para la ejecución, permite aterrizarla en acciones concretas y definir responsables para cada tarea.
Adicionalmente, para aquellas entidades que son cabezas de sector como son por ejemplo los Ministerios, permite hacer un seguimiento a la implementación de los objetivos sectoriales aunado al esfuerzo que deben desarrollar las entidades adscritas y vinculadas para hacer de la gestión pública un modelo de gestión óptimo y transparente.
El software de gestión pública le permite garantizar la aplicación de este modelo desarrollado por el Gobierno Colombiano para optimizar y mejorar el desempeño de los servidores públicos y por ende de todos sus procesos de gestión institucional. Además, lo articula de forma óptima con el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano (MECI).
Este software permite vincular la gestión y el control para obtener mejores resultados, mantener claras las responsabilidades de cada persona, crear un lenguaje que promueva el logro de objetivos y realizar un seguimiento de todo el Plan Estratégico Institucional y sectorial desde un mismo lugar, lo que facilitará el cumplimiento de las metas institucionales.
El software busca garantizar el éxito en la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG a través de la automatización. Permite llevar el control y la medición de todos los elementos que se integran dentro de la Gestión Institucional.
1. Análisis y validación del plan:
Bien sea el Plan Estratégico Sectorial, Institucional o Plan de Desarrollo Territorial: un asesor acompaña el proceso para asegurar y garantizar que la planeación y puesta en marcha del modelo se integra plenamente con el software.
2. Capacitación:
Capacitamos en el manejo del sistema a los responsables de la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión así como aquellas personas responsables de alimentar de información el sistema lo que al final determina contar con la información necesaria para la toma oportuna de decisiones.
3. Configuración:
Apoyamos el proceso de configuración de indicadores, planes, riesgos, mejoras, documentos y de todos los elementos asociados a la implementación del MIPG que permitan un proceso de seguimiento y control adecuado a las necesidades organizacionales.
4. Evaluación y seguimiento:
El sistema apoya la toma de decisiones oportunas con base en la información cargada, y a través de alertas y tableros de mando específicos.
El software permite llevar el control y la medición de los elementos que componen el MIPG, donde se podrán mitigar los riesgos asociados a los incumplimientos y por lo tanto, día a día se consolidará una mejora continua que permita satisfacer las necesidades de los grupos de interés.
Aunque la implementación de softwares de gestión se ha popularizado gracias a su implementación en el sector privado, este tipo de herramientas representan un avance importante para la gestión pública pues facilitan la alineación de la entidad con su misión y su visión a la vez que con la misión sectorial, territorial y nacional del gobierno. Esta alineación no es siempre sencilla de abarcar cuando no se cuenta con una herramienta que reúna todos estos lineamientos en un solo lugar y permita definir e implementar los objetivos, las acciones y los indicadores en línea con ellos.
Una de las metodologías más utilizadas a la hora de implementar un software de gestión es la metodología Balanced Scorecard. Este modelo de gestión de la estrategia ha sido adoptado y adaptado a nivel mundial para la gestión en entidades públicas.
Por su flexibilidad, el modelo permite su adaptación a las necesidades y particularidades de la gestión pública y de las entidades sin ánimo de lucro donde, se pueden adaptar las perspectivas tradicionales utilizadas por las entidades privadas a aquellas utilizadas en el sector público, donde prima la satisfacción de los grupos de interés y de valor por encima de los elementos financieros característicos de las entidades privadas. Este tipo de metodología, permite consolidar de una forma sencilla los elementos que componen el MIPG, en su fase de planeación y desarrollo lo que garantizará la alineación con las disposiciones y metas del Gobierno.
Si quiere conocer más sobre cómo la implementación de un software de Gestión Pública puede mejorar la eficacia de las instituciones públicas o sin ánimo de lucro, te invitamos a ver el siguiente video donde el Ministerio de Hacienda de Colombia relata detalladamente cómo la entidad logró incorporar exitosamente la gestión de indicadores de manera automatizada.
Ahora que conoce lo que un software de Gestión Pública puede consolidar al interior de una organización sin ánimo de lucro y cómo puede conseguir una mejor gestión de la entidad para garantizar la calidad y la transparencia, lo invitamos a contactarnos y contarnos los retos que enfrenta su organización en términos de gestión estratégica y administración. Nuestros consultores le ayudarán a construir la solución que realmente optimice y alinee a su institución.