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Todos los días y en diferentes ambientes escuchamos hablar de indicadores de todo tipo, ya sean económicos, de consumo o indicadores incluso personales, día a día surgen muchas definiciones que independiente del autor, concluyen que los indicadores son expresiones matemáticas, que nos permiten ver el avance de nuestro plan estratégico para tomar más y mejores decisiones, de ahí, que la importancia principal del desempeño de un indicador, sea bueno o malo, es que nos sirve para tomar decisiones, una de nuestras mejores prácticas que recomendamos a continuación:

1. Tome decisiones:

Normalmente en las entidades públicas o privadas los equipos directivos se concentran en los indicadores que están mal, pero no toman decisiones, no cambian la estrategia y/o no generan una acción correctiva para el manejo de estos comportamientos, y obvian a los indicadores que van por buen camino de los cuales se podría obtener una buena estrategia de manejo.

Revise concienzudamente las buenas prácticas originadas desde un indicador con un buen rendimiento y replíquelas en sus otros indicadores, puede tener una gran sorpresa.

Recuerde lo que puede medir con sus indicadores.

  • Recursos: Como talento humano, presupuesto, planta y equipos.
  • Cargas de trabajo: como estadísticas y metas que se tenga para un periodo de tiempo determinado y el tiempo y número de personas requeridas para realizar una actividad.
  • Resultados: Como ciudadanos atendidos, oficios respondidos, ejecución del cronograma.
  • Impacto: De los productos y/o servicios, tales como enfermedades prevenidas, impuestos recolectados, niveles de seguridad alcanzados.
  • Productividad: como solicitudes atendidas por profesionales, solicitudes procesadas por persona.
  • Satisfacción del usuario: como el número de quejas recibidas, resultados de las encuestas, utilización de procesos participativos.
  • Calidad y Oportunidad del producto y/o servicio: como tiempo de respuesta al usuario, capacidad para acceder a una instancia, racionalización de trámites.

2. Haga seguimiento:

Es importante que dentro del seguimiento de sus indicadores, (para este caso en el sistema Suite Visión Empresarial) se incluyan comentarios que lleven a generar un plan o una mejora. Independiente de lo que mida realizar el seguimiento del indicador hará más eficiente su gestión.

3. Defina que tipo de indicadores quiere medir:mejores practicas indicadores

Con frecuencia escuchamos hablar de los indicadores de economía, eficacia, eficiencia. Intente manejarlo de la manera más sencilla posible tipificando sus indicadores de modo que sus reportes sean mucho más claros y que su sistema de gestión este muy bien definido.

4. Tenga en cuenta las condiciones básicas de un indicador:

Normalmente se definen a partir de una metodología que por sus siglas en ingles se conoce como SMART, en tal sentido los indicadores tienen que ser específicos, medibles, alcanzables, tener relevancia y contar con un límite de tiempo para ejecutarlos.

5. Tenga bien definido el temporizador de su indicador:

Para el caso de Suite Visión Empresarial, es importante que haga revisión de los temporizadores de su indicador, pues puede que los datos que usted espera recibir quincenalmente se estén originando algunas semana después, lo que origina atrasos en los reportes de información, por eso es importante que tenga en cuenta que el dato debe ser reportado de manera constante y a tiempo para que se puedan tomar decisiones a tiempo.

 6. Realícese con frecuencia estas preguntas claves:

Independiente del momento en el que se encuentren sus indicadores, haga una revisión constante de los mismos teniendo en cuenta:

  • ¿Qué debemos medir realmente? No llene su sistema de información y a su equipo de trabajo con miles de indicadores, analice si realmente los indicadores que usted tiene son los que necesita en su compañía o área.
  • ¿Dónde es conveniente medirlo? ¿A qué nivel va a medirlo? A nivel estratégico, táctico, operativo.
  • ¿Cuándo hay que medir? ¿En qué momento o con qué frecuencia? Si mi indicador es mensual, garantice que los datos aparecerán mensualmente en su sistema de información. Cumpla con la frecuencia de medición.
  • ¿Quién debe medir? Quien será la persona que se encargará de ese dato, ingresando los datos a tiempo.
  • ¿Cómo lo voy a medir? Se medirá manualmente con una persona ingresando el dato, haré un consulta por base de datos o realizaré una fórmula matemática para conocer el dato.
  • ¿Cómo se van a difundir los resultados? Hay sistemas de gestión muy robustos, con personas muy capaces para manejarlos, sin embargo estos suelen quedarse guardados en el olvido. Comunique los resultados a su equipo de trabajo reflejándolo a través de su herramienta software.
  • ¿Quién y con qué frecuencia va a revisar y/o auditar el sistema de obtención de datos? Muchas veces pasa que las personas tienen la información pero la persona que lo revisa dice que ese no es el dato. Es importante que la información que suministre sea válida ya que se encuentra en juego la credibilidad de su información. Revise con frecuencia los datos y garantice que sean reales.

Compártanos su experiencia con el manejo de sus indicadores y cuales son sus mejores prácticas para el uso de estos en su organización.

 

Software Balanced Scorecard